檔案保管保護技術(shù)及方法

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1、檔案保管保護技術(shù)及方法檔案保管工作是指根據(jù)檔案的成分和狀況,所采取的存放和安全防護措施,是在掌握檔案制成材料的損壞原因的基礎(chǔ)上,采取科學的方法保護檔案的一項專門性、技術(shù)性工作。檔案保管工作是新時期檔案工作者的一項重要工作,其目的是最大限度地延長檔案的壽命,解決安全留存的要求和檔案可能損壞之間的尖銳矛盾,盡力把更多有價值的信息留給未來。檔案庫房檔案庫房建筑為檔案保護提供了最基本的物質(zhì)條件,庫房建筑的好壞將直接影響到檔案的保護條件和庫房管理措施的效果。1.基地要求。庫房應(yīng)遠離易燃易爆物品的場所,處于污染腐蝕源的上風向,避免架空高壓電線穿過,應(yīng)選擇地勢較高、場地干燥、排水暢通、空氣流通、環(huán)境安靜的

2、地段。2.建設(shè)布局與設(shè)計要求。檔案庫需獨立建造,與生活區(qū)分開,符合運送裝卸和消防疏散的要求。庫的結(jié)構(gòu)、空間、屋頂隔熱、保溫、門窗、各類裝具布置等的設(shè)計和建造,根據(jù)不同等級、規(guī)模符合有關(guān)規(guī)范、規(guī)程的要求。3.珍貴檔案應(yīng)設(shè)置珍藏庫房。54.符合“九防一隔”的要求。防火、防水、防潮、防光、防盜、防蟲、防鼠、防塵、防霉和隔熱。檔案庫房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)檔案的壽命與檔案庫房的溫濕度密切相關(guān),不適宜的溫濕度不僅可單獨地作用于檔案,而且可加速其他因素對檔案的破壞。為了使檔案庫房的溫濕度符合檔案管理的要求,需采取措施對檔案庫房的溫濕度進行控制與調(diào)節(jié)。一般檔案庫(含膠片庫)的溫度標準為14~24℃(晝夜允許波

3、動±2℃),相對濕度45%~65%(晝夜允許波動±5%)之間?？刂婆c調(diào)節(jié)檔案庫房溫濕度的主要措施包括密閉、通風和采用空氣調(diào)節(jié)設(shè)備。密閉是防止或減弱庫外不適宜溫濕度對庫內(nèi)影響,保持庫內(nèi)溫濕度穩(wěn)定的一種簡單易行的方法。通風是指根據(jù)空氣流動的規(guī)律,有計劃地使庫內(nèi)外的空氣交換,從而達到調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度的目的。通風的原則是:庫外的溫度與相對濕度都低于庫內(nèi)時,可以通風,反之則不行;當庫外的溫度低于庫內(nèi),而庫內(nèi)外相對濕度相同時,可以通風,反之則不行;庫外的相對濕度小于庫內(nèi),而庫內(nèi)外溫度相同時,可以通風,反之則不行。當庫外溫度低于庫內(nèi),而庫外相對濕度大于庫內(nèi)或庫外溫度高于庫內(nèi),而庫外相對濕度小于庫內(nèi),此時需利

4、用公式進行計算,將庫內(nèi)外的絕對濕度進行比較,若庫外絕對濕度小于庫內(nèi),則可以通風,反之則不能通風。5另外,在通風時還應(yīng)當注意以下問題:一是通風時,應(yīng)對庫內(nèi)外溫濕度進行監(jiān)測,注意其變化的情況,隨時采取相應(yīng)措施。二是通風時應(yīng)防止庫內(nèi)結(jié)露。三是通風時應(yīng)注意防塵和防有害氣體進入庫內(nèi)。四是通風后應(yīng)立即密閉,使庫內(nèi)適宜的溫濕度狀況得以保持較長時間的穩(wěn)定。使用空調(diào)主要是使溫度變化盡量趨于平緩。在檔案庫房內(nèi),要保持溫度絕對恒定顯然是不可能的,但可以采取措施使庫房溫度變化盡量趨于平緩:一是庫房內(nèi)外溫差應(yīng)盡量小,在許可的范圍內(nèi),空調(diào)庫房中的溫度并非調(diào)得越低越好,與人們的一般想象相反,應(yīng)根據(jù)所處環(huán)境季節(jié)的溫濕特點,

5、采用逐漸變化制冷量。二是空調(diào)庫房要求進一步加強密閉隔熱措施,但這里的密閉隔熱措施已具有了新的含義,即減小庫內(nèi)外的熱量交換速率,從而減小溫度變化速率。三是在空調(diào)機功率允許情況下,庫房宜大不宜小,這有利于增大庫房的熱容量,減緩庫內(nèi)溫度變化速率。四是第二次啟動空調(diào)機時,以分步下調(diào)為宜,這樣可以使溫度下降幅度趨于平緩。降濕的方法一般有二:一是使用吸濕劑去濕。常用吸濕劑有:生石灰(CaO)、氯化鈣(CaCl2)、硅膠(SiO2)等,其中硅膠是一種無色半透明的顆粒,吸濕率可達70%,吸水后不溶解,不污染物品,效果較好。二是使用去濕機。檔案裝具和檔案包裝的選擇5檔案裝具是檔案館、室必需的基本設(shè)備。檔案裝具

6、種類很多,各有所長,應(yīng)根據(jù)庫房的特點和檔案的價值及規(guī)格的不同,合理選用,靈活配置。目前我國使用的檔案裝具主要有:檔案架、檔案箱、檔案柜。檔案的包裝也非常重要,應(yīng)既可防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害,又可減少機械磨損。目前包裝檔案的材料一般有三種:卷皮、卷盒和包裝紙。我們在選用檔案裝具時,要遵循防火、防潮、防塵、耐久、方便、密集的原則。檔案柜:主要有五節(jié)鐵皮柜、旋轉(zhuǎn)柜和普通木柜。鐵皮柜的優(yōu)點是防塵、防光、防火、防盜,易搬遷。檔案架:一是活動密集架,分手搖和電動式兩種,優(yōu)點是容量大、占地小、可自由組合、防塵防火;缺點是體積大、負重大、庫房須按其負載能力設(shè)計和建造,地面還要鋪設(shè)小鐵軌,費用

7、較高。這里需要提醒的是大多電動密集架裝有電線、開關(guān)等設(shè)備,要格外小心檢查,預防火災發(fā)生。二是雙面欄架,有單柱式和復柱式兩種,安裝固定,裝載量大;但不易搬遷,安裝時必須充分考慮庫房布局和技術(shù)要求,一次定位。標準檔案盒:檔案盒一般用國家規(guī)定使用的無酸紙和紙板制作,并不得使用漿糊。其背脊和邊沿可標明案卷標題和類別、年代等,能豎立放或平放。5檔案卷皮:有軟質(zhì)和硬質(zhì)兩種,軟質(zhì)卷皮不易站立,一般需專制卷盒盛放,再存于柜架