檔案的保管方法.doc

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1、·中國管理工具網(wǎng)·文件名檔案的保管方法檢索編碼CM頁碼5－1企業(yè)檔案保管的具體內(nèi)容包括：(1)日常性的保管與保護(hù)工作。它包括溫濕度的觀察監(jiān)測、庫房清潔、庫房的安全保衛(wèi)和企業(yè)檔案的人柜上架整理等。(2)預(yù)防性的保管與保護(hù)工作。主要指針對企業(yè)檔案的防火、防潮、防高溫、防盜等采取的維護(hù)措施。(3)搶救性的保管與保護(hù)工作。主要指對破損或載體變質(zhì)的企業(yè)檔案進(jìn)行的修補(bǔ)、復(fù)制等。(4)條件性的保管與保護(hù)工作。主要指庫房的規(guī)劃建設(shè)與使用、企業(yè)檔案裝具的挑選及設(shè)備的購置與維護(hù)等。庫房管理工作是企業(yè)檔案保管工作的主

2、要內(nèi)容，是檔案保管工作的基礎(chǔ)，因而只有做好經(jīng)常、具體的庫房管理工作，才能為整個檔案工作的順利進(jìn)行創(chuàng)造必要的條件。一、檔案庫房的布局庫房布局是指對庫房的使用安排及對庫房區(qū)間和保管區(qū)段的劃分。庫房區(qū)域應(yīng)盡可能集中，同一基本大類的企業(yè)檔案應(yīng)盡量安排在一個房間或幾個相鄰的房間中；辦公室、閱覽室等應(yīng)靠近庫房門口及樓梯間；業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)盡量布置在庫房的一樓；利用頻率較高的企業(yè)檔案應(yīng)放在靠近辦公室的房間里。庫房房間較多的企業(yè)檔案部門，應(yīng)編制庫位號及庫位索引，進(jìn)行定位管理。庫位號一般由房間號、柜架號及擱板號構(gòu)成

3、。其中柜架號自房間入口處計(jì)，從左到右依次編排；擱板號以一組檔案柜架為準(zhǔn)，從上到下依次編排。確定了庫位號后，就應(yīng)在此基礎(chǔ)上制成庫位索引。二、檔案架(柜)的排放和編號庫房中的檔案架(柜)的排放，應(yīng)符合下列幾個要求：·中國管理工具網(wǎng)·文件名檔案的保管方法檢索編碼CM頁碼5－21.排列一致，橫豎成行。如有大小式樣不同的架(柜)子，則應(yīng)適當(dāng)分類，盡可能做到整齊一致。2.有窗庫房的架(柜)子的排列，應(yīng)與窗子垂直，以避免強(qiáng)烈光線直射；無窗庫房的架(柜)子的排列，縱橫均可，但應(yīng)注意不要有礙通風(fēng)。3.架(柜)子排

4、列應(yīng)最大限度地利用庫房的地面與空間，并要便于檔案的搬運(yùn)和取放，不宜太松或太緊。三、檔案的存放和全宗排列企業(yè)檔案存放應(yīng)按全宗進(jìn)行，一個全宗內(nèi)的檔案應(yīng)集中在一起。庫房內(nèi)各個全宗單位應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)排列。全宗排列法主要有兩種，即全宗順序號流水排列法和全宗分類排列法。前者對庫房空間和全宗實(shí)體的安排比較方便，后者對全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。在安排一個全宗內(nèi)的案卷的排列次序時，必須嚴(yán)格地按照全宗內(nèi)既定的分類體系和案卷的順序號進(jìn)行，以保持案卷之間的聯(lián)系。當(dāng)確定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以組織上架

5、。上架的次序應(yīng)根據(jù)檔案架(柜)及其“欄”、“格”的編號次序進(jìn)行。企業(yè)檔案的存放通常采用豎放的方式，這樣做的好處是檢取和存放案卷比較方便。而對于那些珍貴檔案和不宜于豎放的檔案(如卷皮質(zhì)軟、沒有裝訂的案卷、畫幅過大等)，通常采用平放的方法，這樣使文件較舒展，有利于保護(hù)檔案。平放檔案時，為了取放方便和避免文件承擔(dān)過重的壓力，堆疊的高度以不超過四十厘米為宜。四、建立全宗卷在企業(yè)檔案管理工作中，專門為了保存和管理某一全宗而形·中國管理工具網(wǎng)·文件名檔案的保管方法檢索編碼CM頁碼5－3成的能夠說明全宗歷史情

6、況的文件材料，以全宗為單位組成專門案卷，即稱為“全宗卷”。全宗卷是在企業(yè)檔案室本身的工作活動中形成的一種檔案。它與檔案室所保管的全宗有密切的聯(lián)系，是對全宗進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用以及進(jìn)一步收集該全宗范圍內(nèi)的檔案的重要依據(jù)，是檔案室管理全宗和保管工作人員掌握全宗情況的不可缺少的一種工具。因此，全宗卷應(yīng)單獨(dú)集中，按全宗順序保管。五、溫、濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生管理科學(xué)地控制溫度和濕度，保持庫房的環(huán)境和庫內(nèi)衛(wèi)生，是做好企業(yè)檔案保管工作的重要措施。為有效地完成這些任務(wù)，必須按照檔案保護(hù)的技術(shù)要求，建立庫

7、房管理制度，堅(jiān)持進(jìn)行各種測定和防治，采取一系列必要的具體措施。六、保衛(wèi)和保密管理檔案是企業(yè)的文化財(cái)富，其中許多是機(jī)密性的。企業(yè)檔案工作人員必須時刻提高警惕，加強(qiáng)庫房的各項(xiàng)保衛(wèi)保密工作以保證檔案的安全。檔案庫房一定要有嚴(yán)密的管理制度。庫房管理人員首先應(yīng)做好防盜，必須堵塞一切可能失竊的漏洞。非庫房管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便入庫。珍貴的、絕密的檔案應(yīng)放入保險(xiǎn)柜，在專門的地點(diǎn)保存。出入庫房的檔案應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)的清點(diǎn)和登記。在企業(yè)庫房管理工作上還必須杜絕一切失密的可能，管理人員非因工作不得談?wù)摍n案內(nèi)容。關(guān)于

8、庫房內(nèi)檔案的存放狀況和管理制度的具體內(nèi)容，也應(yīng)列入企業(yè)檔案室的保密范圍?！ぶ袊芾砉ぞ呔W(wǎng)·文件名檔案的保管方法檢索編碼CM頁碼5－4七、防火的管理企業(yè)檔案管理部門必須建立防火制度，并把防火作為經(jīng)常性的重要任務(wù)之一。防火工作的管理主要體現(xiàn)在三個方面：1.加強(qiáng)檢查，消除一切發(fā)生火災(zāi)的可能性要定期檢查電氣設(shè)備，有毛病的立刻修理。庫房內(nèi)應(yīng)嚴(yán)禁吸煙，忌用移動式的火燭。規(guī)模大的庫房，一般應(yīng)安裝避雷針。2.做好滅火的準(zhǔn)備有條件的地方，可安裝自動滅火設(shè)備或消防栓。一般均應(yīng)備有滅火工具、沙箱和充足的水源，這些都應(yīng)