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1、秋盡冬至,又到一年年終時(shí)。在工作中,數(shù)據(jù)的運(yùn)算量和匯總的操作一下比平時(shí)多了不少。眾所周知,在Excel中可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行各種不同的運(yùn)算和匯總,今天我向大家介紹與條件相關(guān)的函數(shù)三兄弟,分別是“COUNTIF”、“SUMIF”和“IF”函數(shù)。他們有一個(gè)共同的特點(diǎn)——都姓字符“IF”。大兄弟:COUNTIF函數(shù)(計(jì)數(shù)求和)COUNT函數(shù),顧名思義是用來計(jì)數(shù)的,統(tǒng)計(jì)所選擇區(qū)域的數(shù)值型單元格個(gè)數(shù)。COUNTIF是COUNT函數(shù)的引伸與拓展,在計(jì)數(shù)時(shí)加上先前條件,只有符合計(jì)數(shù)的條件才進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)算。比如,從員工信息表中,計(jì)算出有多少人的年齡大于35
2、歲。下面我們來看一個(gè)典型的分類計(jì)數(shù)匯總的例子。這里有一張銷售流水記錄表,每名銷售人員累計(jì)做了多少“銷售訂單個(gè)數(shù)”呢?大兄弟COUNTIF正常工作需要兩個(gè)參數(shù)——條件區(qū)域(本例為左側(cè)表中“銷售人員”一列)和計(jì)數(shù)條件(本例為右側(cè)表中的人員姓名)。要計(jì)算第一位銷售人員的“訂單數(shù)”,很簡單,輸入函數(shù)公式“=COUNTIF($C$2:$C$16,E2)”即可(見圖1)。二兄弟:SUMIF函數(shù)(條件求和)SUM函數(shù)的作用是對數(shù)據(jù)求和,而SUMIF對它進(jìn)行了引伸和拓展,比如計(jì)算“金額”在1元以上的數(shù)據(jù)總和、按照人員或產(chǎn)品分類計(jì)算數(shù)據(jù)總和等等。它有
3、3個(gè)參數(shù),分別是條件區(qū)域、判斷條件、實(shí)際的求和區(qū)域(如果它與“條件區(qū)域”是一個(gè)區(qū)域,就可省略)。在上例中,計(jì)算每位“銷售人員”的訂單總金額,就要使用SUMIF函數(shù)來協(xié)助了。如果要計(jì)算每個(gè)人的銷售訂單總金額,把左側(cè)表的“銷售人員”一列當(dāng)作“條件區(qū)域”,把右側(cè)表的每個(gè)名單當(dāng)作求和“條件”,把左側(cè)表的每筆“訂單金額”當(dāng)作“實(shí)際求和區(qū)域”,在G2單元格中輸入數(shù)據(jù)計(jì)算公式“=SUMIF($C$2:$C$16,E2,$B$2:$B$16)”(見圖2),第1名銷售人員的“訂單總額”就瞬間產(chǎn)生了。小提示:在本例的COUNTIF函數(shù)和SUMIF函數(shù)中
4、,由于“銷售人員”區(qū)域與“訂單總額”區(qū)域都是固定的,所以在函數(shù)中引用這兩列地址時(shí),要使用“絕對地址”,也就是在地址前添加“$”符號。三兄弟:IF函數(shù)邏輯高手IF函數(shù)是一個(gè)條件函數(shù),它可以通過設(shè)置的條件進(jìn)行邏輯判斷。如果在剛才的數(shù)據(jù)匯總表中再添加一列“銷售獎(jiǎng)金”數(shù)據(jù),“銷售獎(jiǎng)金”發(fā)放的方法是:如果某個(gè)人的訂單總額大于¥1500,000,那么“獎(jiǎng)金”數(shù)用總額×5%,否則“獎(jiǎng)金”就用總額×3%。所以,第1位銷售人員“銷售獎(jiǎng)金”的計(jì)算公式應(yīng)為“=IF(G2>1500000,G2*0.05,G2*0.03)”,如圖3所示。結(jié)合剛才的知識,推測
5、一下這個(gè)公式中3個(gè)參數(shù)的涵義吧?!癎2>1500000”是IF函數(shù)的判斷條件,“G2*0.05”是條件成立的操作,“G2*0.03”是條件不成立的操作。名師點(diǎn)睛:*數(shù)據(jù)的分類匯總是Excel最常見的應(yīng)用。分類匯總的方法很多,包括使用函數(shù)和公式。設(shè)置的條件可看作是分類的依據(jù),用“COUNTIF函數(shù)”進(jìn)行分類計(jì)數(shù)匯總,用“SUMIF函數(shù)”進(jìn)行分類求和匯總,非常方便。*IF函數(shù)的作用是根據(jù)判斷條件的真假,自動進(jìn)行分支操作。比如根據(jù)身份證號碼的奇偶來判斷性別,根據(jù)績效數(shù)據(jù)來填寫成績等等。在實(shí)際應(yīng)用時(shí),一個(gè)非常實(shí)用的應(yīng)用是:把IF函數(shù)的“真”
6、或“假”參數(shù)嵌套成另一個(gè)IF函數(shù),實(shí)現(xiàn)多種分支操作。如2個(gè)IF函數(shù)的嵌套可寫成“=IF(條件,真,IF(條件,真,假))”,這樣一來就可以實(shí)現(xiàn)3個(gè)分支判斷了(在Excel中,最多是7層函數(shù)嵌套)。*重復(fù)數(shù)據(jù)的篩選問題常常讓我們感到非常棘手。COUNTIF函數(shù)除了可以實(shí)現(xiàn)分類計(jì)數(shù)匯總外,它和IF函數(shù)配合,還可以實(shí)現(xiàn)對重復(fù)數(shù)據(jù)的標(biāo)識與篩選,從而將1列中的重復(fù)數(shù)據(jù)刪除。在如下圖4所示的案例中,使用了公式“=IF(COUNTIF($C$1:C1,C1)>1,”1”,”0”)”為重復(fù)數(shù)據(jù)的后面添加了標(biāo)識“1”,為不重復(fù)數(shù)的后面添加了標(biāo)識“0”
7、。在公式中,COUNTIF是條件計(jì)數(shù),可利用它統(tǒng)計(jì)出從這列的第1個(gè)數(shù)據(jù)起,某個(gè)數(shù)出現(xiàn)了幾次,再用IF函數(shù)判斷,若出現(xiàn)2次以上就添加“1”,若出現(xiàn)1次則就添加“0”。最后用Excel中的自動篩選功能,將所有標(biāo)識為“1”的數(shù)據(jù)行刪除,就能把重復(fù)數(shù)據(jù)統(tǒng)統(tǒng)清理掉了。與“IF”相關(guān)的函數(shù)三兄弟,不但為運(yùn)算添加了“條件”,而且為我們打通了很多解決問題的道路,只要我們肯用心發(fā)掘,一定還能夠找到更多的問題解決之道。