聯(lián)想電腦公司會(huì)務(wù)手冊

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1、聯(lián)想電腦公司會(huì)務(wù)手冊（1.0版）企劃辦秘書處目錄一、手冊說明4二、會(huì)議制度及規(guī)范4三、流程圖7l在公司內(nèi)召開的會(huì)議8l在公司外召開的會(huì)議9四、程序10*會(huì)前工作（按順序）10l議題及參會(huì)人員范圍的確定10l會(huì)議場所的選定：10l會(huì)議通知的起草11l申報(bào)會(huì)議預(yù)算11l人員確認(rèn)12l設(shè)備準(zhǔn)備12l預(yù)定12l車輛安排13l會(huì)務(wù)通知起草13l議程PPT制作13l食品的采買14l指導(dǎo)服務(wù)員工作14l會(huì)議場地布置與熟悉14*會(huì)中工作（按順序）15l會(huì)議室保障15l匯報(bào)人員的保障15l用餐的保障15l娛樂的保障15l住宿的保障16*會(huì)后工作（按順序

2、）16l離會(huì)車輛安排16l退房16l設(shè)備整理16l結(jié)帳16l設(shè)備歸還16l費(fèi)用報(bào)銷17l會(huì)務(wù)總結(jié)17五、注意事項(xiàng)17附件：18l會(huì)議通知草稿19l會(huì)務(wù)通知草稿22l會(huì)議預(yù)算草稿27l會(huì)務(wù)分工明細(xì)表28l主要會(huì)議場所明細(xì)表29一、手冊說明為了便于秘書處人員掌握會(huì)議服務(wù)的各項(xiàng)流程，更好地為總經(jīng)理室會(huì)議做好服務(wù)保障工作，特編寫了《聯(lián)想電腦公司會(huì)務(wù)手冊》供大家參考，《會(huì)務(wù)手冊》內(nèi)容主要包含組織一次總經(jīng)理室會(huì)議中所應(yīng)做好的各項(xiàng)工作（會(huì)前，會(huì)中，會(huì)后）及注意事項(xiàng)。望隨時(shí)提出修改意見，謝謝！二、會(huì)議制度及規(guī)范為保障會(huì)議順利召開和會(huì)議的效果，電腦公司

3、特制定并頒發(fā)了會(huì)議制度（試行版），對會(huì)議的全程工作做了要求，現(xiàn)將制度附下：聯(lián)想電腦公司會(huì)議制度（試行）1.目的：會(huì)議是公司一項(xiàng)重要的工作方式，為了提高會(huì)議效率，保證會(huì)議效果，規(guī)范公司的會(huì)議工作，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于公司或部門牽頭組織的各類會(huì)議，部門內(nèi)部會(huì)議不做要求，可做參考。1.名詞解釋：1.1匯報(bào)：使參會(huì)人員了解某項(xiàng)工作的狀況，并就有關(guān)問題進(jìn)行討論和決策1.2通報(bào)：使參會(huì)人員了解公司某項(xiàng)工作的狀況，一般不涉及決策和討論1.3研討：參會(huì)人員就某一主題暢所欲言，目的在于碰撞出更多的思路和火花1.4匯報(bào)人：對會(huì)議議題的

4、內(nèi)容進(jìn)行闡述，并回答參會(huì)人員的問題，參與討論；1.5主持人：對會(huì)議的進(jìn)程進(jìn)行整體控制，保證會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)；1.6參會(huì)人員：對會(huì)議議程參與討論和決策1.7列席人：列席會(huì)議，但不參與會(huì)議議題的討論和決策；1.8與會(huì)人員：參會(huì)人員、匯報(bào)人員、列席人員和主持人等參加會(huì)議人員的總稱；2.會(huì)議通知起草與發(fā)送2.1會(huì)議組織部門應(yīng)在會(huì)議前發(fā)出會(huì)議通知前應(yīng)該充分準(zhǔn)備，一項(xiàng)會(huì)議的召開必然涉及到其它部門人員的相應(yīng)工作安排和時(shí)間資源的占用，因此在組織會(huì)議前應(yīng)有充分的客戶意識(shí)，使與會(huì)人員能夠準(zhǔn)確了解本次會(huì)議的關(guān)鍵信息，以便提前準(zhǔn)備，保證會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；2.2會(huì)議

5、通知應(yīng)該包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容2.2.1會(huì)議目的：明確說明舉行此次會(huì)議要達(dá)到的效果，2.2.2會(huì)議時(shí)間：應(yīng)包括會(huì)議的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間2.2.2.1由多個(gè)部門參加的會(huì)議：上午的會(huì)議定為9:10開始，下午的會(huì)議定為14:10開始。由于特殊情況無法按以上規(guī)定時(shí)間開始的會(huì)議，需由會(huì)議組織者在會(huì)前通知中明確說明。1.1.1.1為保證會(huì)議效率和質(zhì)量，在議題和內(nèi)容有限的情況下，會(huì)議時(shí)間一般應(yīng)控制在2小時(shí)以內(nèi)。1.1.2會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)該明確標(biāo)出,如果會(huì)議地點(diǎn)在公司外部,與會(huì)人員并不熟悉,會(huì)議通知中應(yīng)附上會(huì)議地點(diǎn)示意圖;1.1.3會(huì)議議程：1.1.3

6、.1會(huì)議議程的第一項(xiàng)是主持人講解會(huì)議要求1.1.3.2根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的不同，會(huì)議可分為匯報(bào)、通報(bào)、研討等內(nèi)容(參見名詞解釋)1.1.3.3會(huì)議議程應(yīng)以30分鐘為單元，列出本單元的會(huì)議內(nèi)容，如果某項(xiàng)內(nèi)容多于30分鐘，也應(yīng)該分為多個(gè)單元，其目的保證與會(huì)人員參加會(huì)議前能對會(huì)議內(nèi)容有清晰的了解。1.1.3.4每項(xiàng)會(huì)議議程應(yīng)該列出本項(xiàng)議程的匯報(bào)人、參會(huì)人員、列席人員和主持人的名單；組織會(huì)議人員在確定與會(huì)人員時(shí)，應(yīng)該在明確會(huì)議目的基礎(chǔ)上確定哪些人必須參會(huì)，哪些人可參加可不參加；努力做到既不因某些人的缺席而影響會(huì)議效果，也不因使與本次會(huì)議關(guān)系不大的人

7、員原因參加此次會(huì)議而影響他們的正常工作，同時(shí)又給相關(guān)人員以學(xué)習(xí)、觀摩的機(jī)會(huì)；1.1.4會(huì)議注意事項(xiàng)1.1.4.1著裝要求:在工作日期間召開的會(huì)議需正式著裝；在周末或休息日期間召開的會(huì)議可以著便裝；如有特殊的著裝要求需要明確指出；1.1.4.2會(huì)議內(nèi)容保密要求：會(huì)議組織者根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容確定會(huì)議內(nèi)容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。例如：涉及公司商業(yè)秘密的會(huì)議，參會(huì)人員如果委托他人代替參加會(huì)議，必須事先報(bào)會(huì)議主辦部門批準(zhǔn)。除主辦會(huì)議部門外，一律不得錄音、攝像。會(huì)議中使用的文件一律由會(huì)議主辦部門統(tǒng)一收發(fā)，若需要會(huì)后帶走

8、的必須履行相應(yīng)的登記手續(xù)。等等。1.1.1.1對會(huì)議文件的要求：會(huì)議組織人員根據(jù)會(huì)議的目的、規(guī)模的等內(nèi)容確定是否要用PPT文件，是否需要文本文件，需要多少份，其它特殊求也要一并注明。匯報(bào)部門在制作PPT文件時(shí)，首頁應(yīng)該包