聯(lián)想公司會務(wù)手冊

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1、聯(lián)想電腦公司會務(wù)手冊（1.0版）企劃辦秘書處目錄一、手冊說明4二、會議制度及規(guī)范4三、流程圖7l在公司內(nèi)召開的會議8l在公司外召開的會議9四、程序10*會前工作（按順序）10l議題及參會人員范圍的確定10l會議場所的選定：10l會議通知的起草11l申報會議預(yù)算11l人員確認(rèn)12l設(shè)備準(zhǔn)備12l預(yù)定12l車輛安排13l會務(wù)通知起草13l議程PPT制作13l食品的采買14l指導(dǎo)服務(wù)員工作14l會議場地布置與熟悉14*會中工作（按順序）15l會議室保障15l匯報人員的保障15l用餐的保障15l娛樂的保障15l住宿的保障16*會后工作（按順序）16l離會車輛安排16l退房16l設(shè)

2、備整理16l結(jié)帳16l設(shè)備歸還16l費用報銷17l會務(wù)總結(jié)17五、注意事項17附件：18l會議通知草稿19l會務(wù)通知草稿22l會議預(yù)算草稿27l會務(wù)分工明細(xì)表28l主要會議場所明細(xì)表29一、手冊說明為了便于秘書處人員掌握會議服務(wù)的各項流程，更好地為總經(jīng)理室會議做好服務(wù)保障工作，特編寫了《聯(lián)想電腦公司會務(wù)手冊》供大家參考，《會務(wù)手冊》內(nèi)容主要包含組織一次總經(jīng)理室會議中所應(yīng)做好的各項工作（會前，會中，會后）及注意事項。望隨時提出修改意見，謝謝！二、會議制度及規(guī)范為保障會議順利召開和會議的效果，電腦公司特制定并頒發(fā)了會議制度（試行版），對會議的全程工作做了要求，現(xiàn)將制度附下：聯(lián)

3、想電腦公司會議制度（試行）1.目的：會議是公司一項重要的工作方式，為了提高會議效率，保證會議效果，規(guī)范公司的會議工作，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于公司或部門牽頭組織的各類會議，部門內(nèi)部會議不做要求，可做參考。3.名詞解釋：3.1匯報：使參會人員了解某項工作的狀況，并就有關(guān)問題進(jìn)行討論和決策3.2通報：使參會人員了解公司某項工作的狀況，一般不涉及決策和討論3.3研討：參會人員就某一主題暢所欲言，目的在于碰撞出更多的思路和火花3.4匯報人：對會議議題的內(nèi)容進(jìn)行闡述，并回答參會人員的問題，參與討論；3.5主持人：對會議的進(jìn)程進(jìn)行整體控制，保證會議目標(biāo)實現(xiàn)；3.6參會

4、人員：對會議議程參與討論和決策1.1列席人：列席會議，但不參與會議議題的討論和決策；1.2與會人員：參會人員、匯報人員、列席人員和主持人等參加會議人員的總稱；2.會議通知起草與發(fā)送2.1會議組織部門應(yīng)在會議前發(fā)出會議通知前應(yīng)該充分準(zhǔn)備，一項會議的召開必然涉及到其它部門人員的相應(yīng)工作安排和時間資源的占用，因此在組織會議前應(yīng)有充分的客戶意識，使與會人員能夠準(zhǔn)確了解本次會議的關(guān)鍵信息，以便提前準(zhǔn)備，保證會議目標(biāo)的實現(xiàn)；2.2會議通知應(yīng)該包括以下幾項內(nèi)容2.2.1會議目的：明確說明舉行此次會議要達(dá)到的效果，2.2.2會議時間：應(yīng)包括會議的開始時間和結(jié)束時間2.2.2.1由多個部門

5、參加的會議：上午的會議定為9:10開始，下午的會議定為14:10開始。由于特殊情況無法按以上規(guī)定時間開始的會議，需由會議組織者在會前通知中明確說明。2.2.2.2為保證會議效率和質(zhì)量，在議題和內(nèi)容有限的情況下，會議時間一般應(yīng)控制在2小時以內(nèi)。2.2.3會議地點：會議地點應(yīng)該明確標(biāo)出,如果會議地點在公司外部,與會人員并不熟悉,會議通知中應(yīng)附上會議地點示意圖;2.2.4會議議程：2.2.4.1會議議程的第一項是主持人講解會議要求2.2.4.2根據(jù)會議內(nèi)容的不同，會議可分為匯報、通報、研討等內(nèi)容(參見名詞解釋)2.2.4.3會議議程應(yīng)以30分鐘為單元，列出本單元的會議內(nèi)容，如果

6、某項內(nèi)容多于30分鐘，也應(yīng)該分為多個單元，其目的保證與會人員參加會議前能對會議內(nèi)容有清晰的了解。2.2.4.4每項會議議程應(yīng)該列出本項議程的匯報人、參會人員、列席人員和主持人的名單；組織會議人員在確定與會人員時，應(yīng)該在明確會議目的基礎(chǔ)上確定哪些人必須參會，哪些人可參加可不參加；努力做到既不因某些人的缺席而影響會議效果，也不因使與本次會議關(guān)系不大的人員原因參加此次會議而影響他們的正常工作，同時又給相關(guān)人員以學(xué)習(xí)、觀摩的機(jī)會；1.1.1會議注意事項1.1.1.1著裝要求:在工作日期間召開的會議需正式著裝；在周末或休息日期間召開的會議可以著便裝；如有特殊的著裝要求需要明確指出；

7、1.1.1.2會議內(nèi)容保密要求：會議組織者根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容確定會議內(nèi)容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。例如：涉及公司商業(yè)秘密的會議，參會人員如果委托他人代替參加會議，必須事先報會議主辦部門批準(zhǔn)。除主辦會議部門外，一律不得錄音、攝像。會議中使用的文件一律由會議主辦部門統(tǒng)一收發(fā)，若需要會后帶走的必須履行相應(yīng)的登記手續(xù)。等等。1.1.1.3對會議文件的要求：會議組織人員根據(jù)會議的目的、規(guī)模的等內(nèi)容確定是否要用PPT文件，是否需要文本文件，需要多少份，其它特殊求也要一并注明。匯報部門在制作PPT文件時，首頁應(yīng)該包