qp001文件和記錄管理程序

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1、余姚市康明機(jī)械有限公司程序文件文件和記錄管理程序文件編號(hào)KB/QP001版本號(hào)A/0生效日期2010.10.15制訂潘文君日期2010.10.15審批胡曙明日期2010.10.15文件修改記錄NO.修改內(nèi)容修訂人修訂時(shí)間修改后版本余姚市康明機(jī)械有限公司文件標(biāo)題文件和記錄管理程序文件編號(hào)KB/QP001制訂部門(mén)辦公室生效日期2010.10.15頁(yè)數(shù)1/3版本A/01目的：對(duì)文件的使用方式加以規(guī)范，進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)一的控制，使質(zhì)量體系能正確有效地運(yùn)作。對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行控制,確保質(zhì)量活動(dòng)的記錄完整、準(zhǔn)確、可靠，以證實(shí)產(chǎn)品質(zhì)量特性符

2、合規(guī)定的要求和質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行。2范圍：本企業(yè)質(zhì)量管理體系運(yùn)作中，所有有關(guān)的文件和質(zhì)量記錄，均須依本程序規(guī)定管理。3參考文件：3．1《質(zhì)量手冊(cè)》4定義：4．1文件架構(gòu)本公司質(zhì)量體系文件分為四階，其結(jié)構(gòu)和文件類別如下：4．1．1一階文件質(zhì)量手冊(cè)（包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的聲明）4．1．2二階文件程序文件4．1．3三階文件作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)范、技術(shù)圖紙等4．1．4四階文件表單、質(zhì)量記錄4．2文件規(guī)范工作要求（標(biāo)準(zhǔn)）或規(guī)范工作進(jìn)行時(shí)的權(quán)責(zé)與步驟的文件。4．3記錄將工作執(zhí)行的結(jié)果作好記錄，這些記錄供日后分析，存

3、檔備查或提供證明使用。4．4受控文件文件變更時(shí)須通知文件持有部門(mén)更換，并于作廢時(shí)自使用場(chǎng)所回收的文件。4．5非受控文件僅提供信息作為參考，變更時(shí)不須更換，也無(wú)須回收的文件。5職責(zé)：5．1辦公室：負(fù)責(zé)組織質(zhì)量管理體系一、二階文件的編寫(xiě)以及文件正本保管，文件分發(fā)和回收管理，制訂“受控文件一覽表”。5．2技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)性文件（如工藝文件、技術(shù)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等）的制訂、發(fā)放和管理。5．3其他各部門(mén)：本部門(mén)文件的制訂和變更以及負(fù)責(zé)本部門(mén)使用的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的審核。5．4總經(jīng)理負(fù)責(zé)一、二階文件審批。5．5管理者代表負(fù)責(zé)三階文件的審批

4、。6程序：6．1制定新文件6．1．1文件書(shū)寫(xiě)格式制定文件時(shí)，須以適宜的格式編寫(xiě)。要求做到文件內(nèi)容的統(tǒng)一，避免遺漏。6．1．2決定分發(fā)部門(mén)與分發(fā)數(shù)量一、二階文件發(fā)行前，由管理者代表確定分發(fā)部門(mén)及分發(fā)數(shù)量。由文控填寫(xiě)于“文件分發(fā)表”上，以便管理。三階文件根據(jù)工作需要，發(fā)放到相應(yīng)的部門(mén)，并做好發(fā)放記錄。6．2審批新制定的文件，必須依以下規(guī)定進(jìn)行審批。6．2．1一、二階文件由總經(jīng)理審批。余姚市康明機(jī)械有限公司文件標(biāo)題文件和記錄管理程序文件編號(hào)KB/QP001制訂部門(mén)辦公室生效日期2010.10.15頁(yè)數(shù)2/3版本A/06．2

5、．2三階文件由管理者代表審批。6．3文件編號(hào)及版本控制a、質(zhì)量管理手冊(cè)公司名稱代號(hào)（KM）/手冊(cè)代號(hào)（QM）順序號(hào)（0X）如：KB/QM01，表示控泰公司質(zhì)量管理手冊(cè)編號(hào)。b、程序文件公司名稱代號(hào)（KM）/程序文件代號(hào)（QP）程序文件順序號(hào)（00X）如：KB/QP001，表示公司第一個(gè)程序文件的編號(hào)。c、支持文件公司名稱代號(hào)（KM）/支持文件代號(hào)（QI）—支持文件對(duì)應(yīng)順序號(hào)（00X）如：KB/QI001，表示公司對(duì)應(yīng)第一個(gè)支持文件的編號(hào)。d、記錄表格公司名稱代號(hào)（KM）/四階文件代號(hào)(QR)—二階文件順序號(hào)—四階文件

6、對(duì)應(yīng)順序號(hào)（0X）—相同格式延伸號(hào)（0X）如：KB/QR001-001-01，KM表示公司代碼,QR表示四階表單代碼,表示二階文件順序號(hào),表示二階文件產(chǎn)生的四階表單的順序號(hào),表示同一種類型表單有多種格式所產(chǎn)生的延伸號(hào)。6．4文件發(fā)行與回收6．4．1文件發(fā)行權(quán)責(zé)一、二、三階文件由辦公室發(fā)放與回收。6．4．2文件分發(fā)與回收控制6．4．2．1為辨別文件最新版本狀況，以防止過(guò)時(shí)或失效文件被使用，須按文件類別建立“受控文件一覽表”，并在制定、變更文件時(shí)，更新為最新內(nèi)容。6．4．2．2受控文件的分發(fā)與回收每一份受控文件均須在文件

7、封面加蓋“受控文件”章和填寫(xiě)受控號(hào)后分發(fā)，使用部門(mén)必須在“文件分發(fā)表”上簽收。當(dāng)文件修訂、變更或作廢時(shí)，由文件管理員在文件分發(fā)表上簽收過(guò)時(shí)無(wú)效的文件。6．4．2．3非受控文件的分發(fā)非受控制文件在申請(qǐng)批準(zhǔn)后，由辦公室直接分發(fā)。非受控文件在文件變更時(shí)不予更換及回收。6．4．3過(guò)時(shí)文件的管理過(guò)時(shí)文件若因特殊原因需加以保存時(shí)，須由文控蓋上“過(guò)時(shí)保留”章后留存。過(guò)時(shí)文件若不需加以保存時(shí)，由文件管理員統(tǒng)一回收銷毀。6．4．4文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)當(dāng)文件因破損、遺失或其他原因需申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)時(shí)，須填寫(xiě)“文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單”，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，交文件管

8、理員辦理文件補(bǔ)發(fā)。文件管理員須在回收破損文件后補(bǔ)發(fā)文件。6．5修訂、變更文件6．5．1提議變更文件當(dāng)現(xiàn)行的發(fā)行文件有內(nèi)容變更需求時(shí)，由提議人填寫(xiě)“文件變更申請(qǐng)通知單”，提出變更理由、文件項(xiàng)次編號(hào)、建議變更內(nèi)容及變更方式，由原審批部門(mén)審批簽字后，轉(zhuǎn)文件管理員進(jìn)行變更。6．5．2修訂、變更文件6．5．2．1當(dāng)文件變更次數(shù)在五次及以下時(shí)，由文件管理員