文件記錄管理程序

《文件記錄管理程序》由會員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在應(yīng)用文檔-天天文庫。

1、文件名稱：文件記錄管理程序編號-023生效日期﹕2011年06月27日狀態(tài)﹕A1頁次:6/6-----------廠文件記錄管理程序文件名稱﹕文件記錄管理程序文件編號﹕-023編寫﹕日期﹕2011年06月27日審核﹕日期﹕2011年06月27日核準(zhǔn)﹕日期﹕2011年06月27日序號修改單號修改頁碼頁面修改情況生效日期核準(zhǔn)人2345678910-291新發(fā)布20110627史小玲聲明﹕◆批準(zhǔn)人簽字后、蓋上受控印章后方可能視為有效；◆此為內(nèi)部文件，未經(jīng)許可不得翻印。文件名稱：文件記錄管理程序編號-023生效日期﹕2

2、011年06月27日狀態(tài)﹕A1頁次:6/61.目的對公司所有的文件和資料進(jìn)行控制，確保相關(guān)部門和人員能夠得到并使用文件的有效版本，防止文件的流失、泄密。2．適用范圍本程序適用于與公司有關(guān)的所有文件與資料。3．職責(zé)3.1文控中心是文件與資料控制的管理部門。3.2各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制和對接收之文件與資料的保管與維護(hù)及其使用前的培訓(xùn)。4.定義4.1受控文件：維持本公司社會責(zé)任管理體系運(yùn)作，相關(guān)部門必須遵照執(zhí)行的文件。受控文件在發(fā)放之前由文控中心蓋“受控”章識別，發(fā)放和回收時均應(yīng)辦理登記手續(xù)。4.1.1用于指導(dǎo)本公

3、司社會責(zé)任體系運(yùn)行及操作的指導(dǎo)性文件，分四級：a.一級文件：商業(yè)運(yùn)作規(guī)范管理手冊；b.二級文件：程序文件；c.三級文件：作業(yè)文件(作業(yè)規(guī)程、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、管理辦法、責(zé)權(quán)利書等)；d.四級文件：社會責(zé)任記錄格式。4.1.2外來文件：包括行業(yè)、地區(qū)、國家、國際標(biāo)準(zhǔn)；國家頒布的有關(guān)政策、法規(guī)。4.2非受控文件:社會責(zé)任文件的參考資料或與社會責(zé)任無直接關(guān)系的文件。分發(fā)及回收時辦理登記手續(xù)，修訂時可不作版本控制，廢止后按規(guī)定回收銷毀。a.部門管理文件；b.公司級管理文件：內(nèi)容涉及多個部門，需由多個部門協(xié)調(diào)配合才能完成某項(xiàng)業(yè)務(wù)

4、并以公司名義發(fā)出的文件。文件名稱：文件記錄管理程序編號-023生效日期﹕2011年06月27日狀態(tài)﹕A1頁次:6/65.工作程序（附流程圖）5.1文件與資料的編制、批準(zhǔn)5.1.1商業(yè)運(yùn)作規(guī)范管理手冊和程序文件由總經(jīng)理指派專人編制，其它文件與資料由各相關(guān)職能部門編制。5.1.2文件與資料審批：文件類型文件名稱初審核準(zhǔn)受控文件商業(yè)運(yùn)作規(guī)范管理手冊、程序文件管理者代表總經(jīng)理作業(yè)文件、社會責(zé)任記錄部門主管管理者代表非受控文件部門管理文件部門主管文控中心公司級管理文件文控中心總經(jīng)理5.2文件與資料的編號、版本號、修改狀態(tài)

5、號規(guī)則5.2.1文件版本號用大寫英文字母A、B、C……依次排序。5.2.2文件修改狀態(tài)號用阿拉伯?dāng)?shù)字0、1、2、3……表示。5.2.3文件與資料編號規(guī)則：文件名稱：文件記錄管理程序編號-023生效日期﹕2011年06月27日狀態(tài)﹕A1頁次:6/6部門編號：文控中心DCC最高管理者CG工程部GC財務(wù)部AC行政部XZ生產(chǎn)部SC管理者代表MR品質(zhì)部QC采購部CG倉庫CD5.3文件與資料的發(fā)布5.3.1經(jīng)批準(zhǔn)的商業(yè)運(yùn)作規(guī)范管理手冊、程序文件、作業(yè)文件、社會責(zé)任記錄表統(tǒng)一由文控員編目，并負(fù)責(zé)填制“受控文件清單”，報管理者

6、代表審批發(fā)放。5.3.2部門內(nèi)部管理文件發(fā)放前，必須報總經(jīng)理備案。5.3.3所有經(jīng)批準(zhǔn)的文件與資料均由文控員負(fù)責(zé)發(fā)放，并必須在“受控文件簽收記錄”上簽字。5.3.4發(fā)放的受控文件在封面蓋“受控”章。5.4文件與資料的修改和作廢5.4.1每年年底對商業(yè)運(yùn)作規(guī)范管理手冊、程序文件、作業(yè)文件的有效性進(jìn)行評審，必要時可以作出修改。5.4.2文件的修改，由申請修改的部門填寫“受控文件變更/取消申請表”，報文控中心核準(zhǔn)批，轉(zhuǎn)相關(guān)職能部門草擬修訂內(nèi)容，遞交原審批部門負(fù)責(zé)人審批。5.4.3形成文件的基本條件發(fā)生重大變化，因而需

7、進(jìn)行大幅度修改時，由原編制部門進(jìn)行換版，原文件收回作廢。5.4.4經(jīng)審批后的“受控文件變更/取消申請表”由文控中心保存，并執(zhí)行5.3。5.5文件與資料的存檔、銷毀。5.5.1已發(fā)行的文件與資料的原稿（正本），均由文控員列冊存檔，保存的原版文件加蓋“原版文件”章。文件名稱：文件記錄管理程序編號-023生效日期﹕2011年06月27日狀態(tài)﹕A1頁次:6/65.5.2各類表單、記錄由相關(guān)部門或指定人員按規(guī)定保存期限存檔，保存期終止時交文控員按規(guī)定程序銷毀。5.5.3現(xiàn)場使用的文件可置于現(xiàn)場，非現(xiàn)場使用的文件由使用部門

8、集中保管。5.5.4已作廢的文件和資料由文控中心文控員負(fù)責(zé)收回，收回的失效文件需加蓋“作廢”章。5.5.5收回的失效文件資料和過期表單、記錄積存時間已達(dá)到銷毀時限的規(guī)定時，由文控員填寫“文件記錄銷毀申請單”，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后按規(guī)定程序銷毀。5.6文件與資料的使用和更新5.6.1頒發(fā)有效版本文件時，必須同時回收失效文件，回收數(shù)量是原頒發(fā)數(shù)量，并登記“受控文件簽收記錄”。5.6.2確有保