文件記錄管理程序.doc

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1、昆山宏海電子機械有限公司文件編號文件名稱頁數(shù)/總頁數(shù)2/5HH-QA-P-04糾正和預(yù)防措施程序版本A1HH-QA-P-05昆山宏海電子機械有限公司文件和記錄控制程序受控狀態(tài)：受控編制：審核：批準：2010-10-01發(fā)布2010-10-01實施1昆山宏海電子機械有限公司文件編號文件名稱頁數(shù)/總頁數(shù)8/8HH-QA-P-05文件和記錄控制程序版本A1文件修訂一覽表版次頁次修訂內(nèi)容原作者/修訂者日期昆山宏海電子機械有限公司文件編號文件名稱頁數(shù)/總頁數(shù)8/8HH-QA-P-05文件和記錄控制程序版本A11目的1.1規(guī)范文件自擬定、發(fā)

2、行、管理至回收作廢的作業(yè),以確保文件在發(fā)行與使用前經(jīng)過確切的審核與批準,并在各作業(yè)場所使用正確的文件。1.2確保與公司相關(guān)的客戶要求、法律法規(guī)及標準等外部文件能及時得到識別與應(yīng)用。1.3規(guī)范記錄的填寫、歸檔、保存與管理，為系統(tǒng)運行提供相關(guān)證據(jù)，并作為改善的基礎(chǔ)。2范圍適用于公司內(nèi)所有各階層的文件及記錄，公司相關(guān)的所有外部的要求、法律法規(guī)及標準等。3術(shù)語和定義3.1程序文件：支持品質(zhì)手冊，描述工作程序，即何人、何時、何地、做何事的文件，以“XXX程序”命名；3.2管理類支持文件：對程序文件的支持文件，描述一般生產(chǎn)與管理工作的方法,

3、以“XXX規(guī)定”命名；3.3技術(shù)支持類文件：對程序文件的支持文件，規(guī)范產(chǎn)品規(guī)格，制程參數(shù)，檢驗標準等技術(shù)性數(shù)據(jù)，分為以下三類：3.3.1作業(yè)標準：工程、品保的產(chǎn)品規(guī)格或檢驗標準；3.3.2作業(yè)指導(dǎo)書：指導(dǎo)現(xiàn)場員工規(guī)范性操作的文件；3.3.3作業(yè)規(guī)范：規(guī)范設(shè)備的作業(yè)與維護方法的文件；13.4修訂：指文件小幅度的改訂，文件有修訂時，在修訂處用表示，符號內(nèi)的數(shù)字表示該版本的修訂次數(shù)，并與文件封面的修訂履歷相對應(yīng),文件的版次并不發(fā)生改變。修訂時只抽換被修訂的頁次。3.5改版：指整份文件的修改與重新發(fā)行,文件的版次變更。如果文件已經(jīng)進行過

4、四次修訂，則第五次修訂時進行改版。首次發(fā)行版本為A/1，則下次改版按照A/2、A/3……來進行編輯。3.6外來文件：指因本公司經(jīng)營運作所需的,但非本公司擬定與發(fā)行的文件,下列文件或資料需列為外來文件進行管理：3.6.1客戶關(guān)于產(chǎn)品規(guī)格、尺寸、特性參數(shù)、包裝、檢驗方法等的要求或變更通知的資料；3.6.2客戶關(guān)于公司管理體系要求、環(huán)境有關(guān)物質(zhì)管理要求的資料及合約；3.6.3ISO9000、TS16949等管理體系標準；3.6.4公司運作相關(guān)的法律法規(guī)等。3.7表單：記錄的載體文件，可以以紙張或電子文件方式呈現(xiàn)；3.8記錄：已經(jīng)填寫數(shù)

5、據(jù)或結(jié)果的表單。4職責(zé)4.1文管中心：文件的校對、印刷、發(fā)行、回收、作廢與使用的稽核；正本文件的管理;表單的使用規(guī)范要求與稽核，記錄的保存。昆山宏海電子機械有限公司文件編號文件名稱頁數(shù)/總頁數(shù)8/8HH-QA-P-05文件和記錄控制程序版本A11.1各職能部門：部門相關(guān)文件的擬定與修改;本部門產(chǎn)生的記錄的填寫與上交，記錄填寫規(guī)范的要求。1.2各類文件的審核與核準職責(zé)如下表：擬訂審核核準質(zhì)量政策/目標管理代表無總經(jīng)理質(zhì)量手冊品保部無總經(jīng)理程序文件各權(quán)責(zé)部門，管理代表各權(quán)責(zé)部門主管總經(jīng)理支持文件各權(quán)責(zé)部門，管理代表各權(quán)責(zé)部門主管管理

6、代表表單記錄各權(quán)責(zé)人員無部門主管外來資料業(yè)務(wù)部/工程部/管理部(收文)無部門主管/管理代表1.3外來文件的來源與發(fā)放審核權(quán)限如下表：類別來源取得單位審核單位發(fā)放形式客戶要求、標準客戶通知或網(wǎng)站查詢業(yè)務(wù)部工程部書面檔案產(chǎn)品相關(guān)國家/行業(yè)標準購買或網(wǎng)上下載工程部工程部書面檔案管理體系標準購買或網(wǎng)上下載工程/管理部管理代表發(fā)放清單，文管中心存檔供查閱環(huán)境相關(guān)法規(guī)網(wǎng)上查詢管理部管理代表法律法規(guī)清單與相關(guān)摘錄2工作內(nèi)容2.1文件控制程序工作內(nèi)容2.1.1草稿擬定2.1.1.1編寫人必須采用公司統(tǒng)一的文件用紙,并依格式要求編寫2.1.1.2

7、作業(yè)程序與管理類支持文件的格式：2.1.1.3文件由8個部分組成：1目的2范圍3術(shù)語和定義4職責(zé)5流程圖6工作內(nèi)容7相關(guān)文件昆山宏海電子機械有限公司文件編號文件名稱頁數(shù)/總頁數(shù)8/8HH-QA-P-05文件和記錄控制程序版本A18使用表單1.1.1.1文件內(nèi)文各層次的編號依下面的格式:1xxxxxxx(第一層)1.1xxxxxxx(第二層)1.1.1xxxxx(第三層)下面按照遞增的方式來進行編輯。1.1.1.2文件內(nèi)文一律用12號字體，漢字為簡體宋字體，英文及阿拉伯數(shù)字用TimesNewRoman字體。標點符號一律使用全角符號

8、。1.1.1.3文件內(nèi)文可用“／”代表“或”，引用表單或文件名時需用“《》”標示。1.1.1.4變更的文件草稿需保留原文件的內(nèi)容。新增的內(nèi)容用粗斜體字標示，刪除的內(nèi)容用粗斜體字并加刪除線表示。若文件更改內(nèi)容太多，則新文件通篇用粗斜體字，并附上原文件作為對照。1.