嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)規(guī)范化管理人事檔案論文

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1、嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)規(guī)范化管理人事檔案論文嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)規(guī)范化管理人事檔案論文嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)規(guī)范化管理人事檔案論文  編者按;本文主要從內(nèi)容要做到真實(shí)、完整、精煉;材料格式的規(guī)范化進(jìn)行論述。其中,主要包括:人事檔案的內(nèi)容是由若干份材料組成的、真實(shí)性是人事檔案的生命、人事檔案材料要完整、手續(xù)要完備、一個(gè)人的人事檔案不是孤立的,相互之間有著歷史的內(nèi)在聯(lián)系、一份材料的內(nèi)容和外形是否完整、材料手續(xù)的完備,是確保人事檔案內(nèi)容質(zhì)量的一個(gè)重要方面、人事檔案的內(nèi)容應(yīng)精煉、實(shí)用、表頭要清晰明確地表達(dá)所記錄的內(nèi)容,避免含糊不清、文不對(duì)題、材料用紙和印刷書(shū)寫(xiě)材料的質(zhì)量直接關(guān)系到人事檔案的保存問(wèn)題

2、、人事檔案材料的大小尺寸也應(yīng)有一定的規(guī)范等,具體請(qǐng)?jiān)斠?jiàn)。  人事檔案的內(nèi)容是由若干份材料組成的。它的來(lái)源十分廣泛,內(nèi)容和形式多種多樣,這些材料的不規(guī)范現(xiàn)象嚴(yán)重影響到人事檔案的質(zhì)量,甚至人事檔案的利用價(jià)值。為提高檔案質(zhì)量更好地為組織、人事工作服務(wù),我個(gè)人認(rèn)為應(yīng)從材料內(nèi)容和格式兩個(gè)方面入手:  一、內(nèi)容要做到真實(shí)、完整、精煉  1、真實(shí)性是人事檔案的生命。內(nèi)容要實(shí)事求是地反映職工的本來(lái)面目,對(duì)于不符合職工客觀面貌的材料、偽造的假材料應(yīng)剔除出去。如某位職工在1988年的干部履歷表中的年齡為1952年9月,1998年再填寫(xiě)時(shí)為1954年9月,這種現(xiàn)象比較普遍,如果

3、不及時(shí)糾正,必將影響到今后的組織、人事工作。  2、人事檔案材料要完整、手續(xù)要完備  材料系列是否完整。一個(gè)人的人事檔案不是孤立的,相互之間有著歷史的內(nèi)在聯(lián)系,相互依存,互為補(bǔ)充,構(gòu)成一個(gè)完整的有機(jī)體系。比如,一個(gè)人的入黨材料,一般有入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)證申請(qǐng)書(shū)、入黨志愿書(shū)等;處分材料,一般應(yīng)包括處分決定或批復(fù)、調(diào)查報(bào)告、本人檢討以及必要的證明材料。有關(guān)部門(mén)向人事檔案部門(mén)送交材料之時(shí),應(yīng)注意將系列材料收齊,以實(shí)現(xiàn)材料系列的完整性?! ∫环莶牧系膬?nèi)容和外形是否完整。人事檔案的每份材料都有一定的獨(dú)立性,內(nèi)容有幾個(gè)部分、幾個(gè)要素組成。如:一份鑒定材料,一般都應(yīng)有自我鑒

4、定、小組鑒定、組織鑒定;審查結(jié)論和處分決定,一般都與本人見(jiàn)面,本人在結(jié)論或處分決定上的意見(jiàn)和簽字是其不可缺少的內(nèi)容。因此,檔案材料必須有頭有尾,落款、署名、時(shí)間等特征具備,外形上沒(méi)有缺頁(yè)、破損、霉?fàn)€變質(zhì)、字跡模糊不清現(xiàn)象,才是完整的檔案材料?! 〔牧鲜掷m(xù)的完備,是確保人事檔案內(nèi)容質(zhì)量的一個(gè)重要方面。1990年中央組織部頒布的《干部檔案整理辦法》指出:“今后凡需歸入檔案但手續(xù)不完備的材料,均應(yīng)先將手續(xù)補(bǔ)辦完備,才能歸檔?!薄 ?、人事檔案的內(nèi)容應(yīng)精煉、實(shí)用。人事檔案從建立之日起就是動(dòng)態(tài)的而不是靜止的。因而決定了人事檔案必須根據(jù)當(dāng)事人情況的變化而不斷增加新的內(nèi)

5、容,補(bǔ)充新材料。在此過(guò)程中我們要遵循“取之有據(jù),舍之有理”的原則。對(duì)收集起來(lái)的材料進(jìn)行審查、甄別其真?zhèn)?,判定有無(wú)保存價(jià)值。如,有人在入黨過(guò)程中多次寫(xiě)了申請(qǐng)書(shū),有人被審查時(shí)對(duì)同一問(wèn)題多次寫(xiě)了交待材料,有人對(duì)同一問(wèn)題在不同時(shí)期寫(xiě)了內(nèi)容相同的證明材料,鑒別時(shí),只需選取1-2份內(nèi)容全、手續(xù)完備、字跡清楚的歸入本人檔案,其余的剔除。這就避免了人事檔案的臃腫龐雜,使其精煉簡(jiǎn)明,更好地發(fā)揮作用?! 《?、材料格式的規(guī)范化  很多人事檔案材料是以表格的形式記載信息情況的,材料表格設(shè)計(jì)是否合理,尺寸大小是否規(guī)范,印刷和書(shū)寫(xiě)的質(zhì)量是否有保證都將影響到人事檔案的質(zhì)量?! ∈紫?,表

6、頭要清晰明確地表達(dá)所記錄的內(nèi)容,避免含糊不清、文不對(duì)題。人事檔案的每一份材料都具有相對(duì)的獨(dú)立性:履歷表記錄人員個(gè)人簡(jiǎn)況簡(jiǎn)歷;鑒定表記錄對(duì)人員某一時(shí)期學(xué)習(xí)或工作的鑒定;工資表記錄人員工資變動(dòng)情況等等。有些單位在制表時(shí)將兩種不同性質(zhì)的材料印刷在同一份表格上,極易造成混亂。在日常的管理工作中,我們發(fā)現(xiàn)很多部隊(duì)人員的工資表、任免表和技術(shù)等級(jí)調(diào)整表通用“干部任免審批表”一種表頭,不仔細(xì)鑒別很容易搞混。這種情況給人事檔案的整理和查閱帶來(lái)很大不便,更會(huì)影響有關(guān)部門(mén)對(duì)人員的了解和任用。其次,項(xiàng)目的排列要合理。表格材料常常包括很多項(xiàng)目,項(xiàng)目的排列必須清楚有序,每一項(xiàng)后面要留

7、足夠空白以供填寫(xiě)。  目前,人事檔案材料仍以紙質(zhì)材料為主,材料用紙和印刷書(shū)寫(xiě)材料的質(zhì)量直接關(guān)系到人事檔案的保存問(wèn)題。目前機(jī)關(guān)多用新聞紙、二號(hào)和三號(hào)印刷紙制作文件材料,一旦遇光和高溫后,容易發(fā)黃變脆,縮短檔案壽命;鐵道部門(mén)的職工工資單使用極薄的蠟光紙印刷,在收集、轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中極易損毀。因此,人事檔案材料要用質(zhì)量較好的紙張書(shū)寫(xiě)或印刷。另外,用純藍(lán)墨水、鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙印刷或書(shū)寫(xiě)的檔案材料,不耐光、不耐熱、受潮或長(zhǎng)期磨擦或字跡容易浸化消退。應(yīng)提倡使用墨汁、藍(lán)黑墨水或碳素墨水書(shū)寫(xiě)材料。  人事檔案材料的大小尺寸也應(yīng)有一定的規(guī)范。一般說(shuō)來(lái),最好采用16K紙印刷或

8、書(shū)寫(xiě),需要?dú)w檔的材料長(zhǎng)度應(yīng)為26厘米左右,寬度19厘米左右。在印刷

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