電子憑證數(shù)字化管理檔案論文

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1、電子憑證數(shù)字化管理檔案論文電子憑證數(shù)字化管理檔案論文電子憑證數(shù)字化管理檔案論文　　【摘要】伴隨著計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展,會計信息系統(tǒng)發(fā)生了質(zhì)的變革,同時也產(chǎn)生了大量信息化的會計檔案,而對這些信息化檔案的管理也不能沿用傳統(tǒng)的會計檔案管理手段和方法。本文闡述了會計信息化檔案管理中常見的問題和對策?！　　娟P(guān)鍵詞】會計信息化檔案安全性維護(hù)性　　會計檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案,隨著會計電算化技術(shù)的廣泛應(yīng)用,會計檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化,原來手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代,由傳統(tǒng)意思上的檔案變?yōu)榱诵畔?/p>

2、化檔案?！　?會計信息化檔案的特點　　會計信息化檔案的載體多樣性　　傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質(zhì)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。實行會計電算化后形成的會計檔案,既保留了傳統(tǒng)意義上書面紙質(zhì)的會計檔案,又包括存儲在計算機(jī)硬盤、光盤等存儲介質(zhì)中的會計數(shù)據(jù)和相應(yīng)電算化環(huán)境下的財務(wù)軟件系統(tǒng)等　　表現(xiàn)形式的特殊性　　傳統(tǒng)的會計檔案直觀性強(qiáng),主要以書面紙質(zhì)形式保存,可以不借助任何技術(shù)手段而直接查看會計信息,但記錄信息量低,占用空間大,數(shù)據(jù)查找不便且不容易保管。信息化會計檔案,必須在特定的計算機(jī)硬件

3、和軟件環(huán)境下才能使用,對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性很強(qiáng),但記錄信息量大,占用空間小,數(shù)據(jù)查詢簡單方便且容易保管?！　⌒畔⑻幚淼谋阋仔浴　⌒畔⒒瘯嫏n案因其會計信息的數(shù)字化,大大提高了會計檔案的利用效率,便于會計檔案信息的資源共享,但同時也加大了會計檔案被篡改、破壞及泄密的風(fēng)險?！　”９軛l件較高　　信息化會計檔案存儲介質(zhì)十分精密,電子數(shù)據(jù)容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失,對使用存放環(huán)境要求較高?！　?會計信息化檔案管理中的問題及對策　　安全性　　會計信息化條件下,會計檔案的調(diào)閱將不再完全依賴于手工的查賬,會計信息資料可以直接由軟件查詢

4、,或通過拷貝光盤等存儲介質(zhì)直接獲取相關(guān)資料,從而在會計信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全首先要完善管理制度,根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點,制定和完善符合新環(huán)境下的會計檔案管理制度,特別是要建立權(quán)限分級制度,實行崗位專人專職制度,對不同崗位賦予不同權(quán)限,在會計電子檔案管理中負(fù)有不同職責(zé),采取不相容職責(zé)相分離措施,嚴(yán)格崗位責(zé)任制,加強(qiáng)相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度,嚴(yán)防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。其次對信息化檔案采取必要的物理保護(hù)措施。根據(jù)其檔案載體的物理特性

5、,在形成這些檔案時應(yīng)采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,最好做異地存放,存放地點還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔,還要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,以便在再利用或發(fā)生意外時能及時恢復(fù)數(shù)據(jù),保證數(shù)據(jù)的完整性。第三對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能,最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施,即使數(shù)據(jù)丟失,沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù),保證其不會泄密。第四對保存有信息化檔案數(shù)據(jù)的計算機(jī)應(yīng)采取物理上的隔絕,只接入財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域

6、網(wǎng),與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開,同時還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計算機(jī)上直接使用移動存儲介質(zhì),必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用,防止計算機(jī)病毒感染,造成數(shù)據(jù)被破壞?！　【S護(hù)性　　在會計信息化檔案管理中除了上述的安全性問題外,還有一個問題也是極其復(fù)雜和困難的,那就是會計信息化檔案的維護(hù)工作,它要求其操作人員不僅要熟悉計算機(jī)軟件的相關(guān)使用與維護(hù)知識,還應(yīng)具備一定的財務(wù)管理方面的專業(yè)技能與計算機(jī)硬件知識。培養(yǎng)高素質(zhì)的維護(hù)人員是作好會計信息化檔案維護(hù)難題的前提,一方面,要對在職的會計檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn),以分層次、分階段和根據(jù)

7、業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強(qiáng)財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高他們掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能;另一方面,有意識地引進(jìn)具備會計學(xué)、計算機(jī)、檔案學(xué)和管理學(xué)等多方面知識的電算化會計檔案管理符合型人才,逐步改變業(yè)務(wù)人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀,滿足信息化檔案管理工作的需要。其次是信息化檔案存儲介質(zhì)的選擇。會計信息化檔案主要是電子檔案,對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質(zhì)。在保證存儲數(shù)據(jù)穩(wěn)定安全的前提下,盡可能降低存儲成本,并選擇使用更加方便的介質(zhì)。現(xiàn)在數(shù)據(jù)的存儲一般應(yīng)以光盤存儲為主

8、,因為光盤作為一種光存儲介質(zhì),其存儲容量大,DVD光盤甚至可達(dá)4GB到8GB,而且有造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環(huán)境要求低等特點。第三是不同版本財務(wù)軟件的存儲。由于會計準(zhǔn)則、會計制度的變化以及其它經(jīng)濟(jì)法規(guī)的出臺,也會導(dǎo)致財務(wù)軟件版本的不斷變化,對于不同版本