正確發(fā)送郵件規(guī)范

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1、關(guān)于郵件發(fā)送的相關(guān)規(guī)范為規(guī)范全院郵件發(fā)送，優(yōu)化電子郵件內(nèi)容，提高公司郵件發(fā)送技巧，提高辦公效率，特對(duì)郵件發(fā)送規(guī)則進(jìn)行說(shuō)明。1、郵件發(fā)送總體原則2.1慎選“群發(fā)”；2.2慎選“抄送人”；2.3慎選“全部答復(fù)”；2.4不要在群發(fā)的郵件里討論問(wèn)題。2、正確使用發(fā)送、抄送和密送收件人是要受理這封郵件所要涉及的主要問(wèn)題，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。抄送的人則只要知道這回事，一般情況抄送的人不需要對(duì)郵件進(jìn)行響應(yīng)，如果抄送的人有建議，可以回復(fù)郵件，或者抄送的人是收件人的直屬上級(jí)需要協(xié)助解決郵件問(wèn)題并督促收件人及時(shí)回復(fù)。密送，即收信人是不知道你發(fā)給了暗送的人，郵件其他收件人看不到密送人

2、的名字。3、關(guān)于主送3.1請(qǐng)示、報(bào)告、工作小結(jié)、報(bào)表等一般只寫(xiě)一個(gè)抄送人即直接上級(jí)，如果上級(jí)有要求可同時(shí)抄送平行部門(mén)，否則無(wú)需抄送。除隔級(jí)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，一般不需主送，必要時(shí)可抄送給隔級(jí)負(fù)責(zé)人。3.2受雙重領(lǐng)導(dǎo)的員工向上級(jí)發(fā)郵件，應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容，寫(xiě)明主送人和抄送人。部門(mén)副院長(zhǎng)及以上人員請(qǐng)假超過(guò)5天，應(yīng)該發(fā)送部門(mén)人員知悉，并出抄送分管部門(mén)副總和總經(jīng)理知悉。4、關(guān)于抄送抄送范圍應(yīng)該有利于郵件助理，否則貽誤事情或造成人力浪費(fèi)。應(yīng)該抄送的情況如下：（1）向下級(jí)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)抄送給直接上級(jí)；（2）上級(jí)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)發(fā)郵件，應(yīng)該抄送另一個(gè)上級(jí)；4（3）下級(jí)

3、因特殊情況需要越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)該抄送被越過(guò)的上級(jí)；（4）除朱送人外，需要監(jiān)督執(zhí)行或者直銷(xiāo)的其他人，列為抄送人。5、關(guān)于郵件主題5.1郵件主題簡(jiǎn)短，是正文核心意思提煉，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理；5.2標(biāo)題反應(yīng)郵件內(nèi)容，避免出現(xiàn)無(wú)關(guān)內(nèi)容的詞匯；5.3一封郵件對(duì)應(yīng)一個(gè)主題，不在一個(gè)郵件內(nèi)談?wù)摱鄠€(gè)主題；5.4除非特別需要提前處理的郵件，一般慎用“緊急”等字樣；5.5標(biāo)題切勿出現(xiàn)錯(cuò)別字，切莫只顧?quán)]件正文而忽略主題。6、關(guān)于郵件正文6.1正文包括：稱(chēng)呼、內(nèi)容、結(jié)束簽名；如果提到附件，需要在正文中用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言提示附件內(nèi)容，便于查找；6.2如果內(nèi)容較多，正文中只做摘要，

4、然后單獨(dú)列出附件進(jìn)行詳細(xì)描述；6.3注意郵件語(yǔ)氣使用；尊重對(duì)方，“請(qǐng)”“謝謝”等詞語(yǔ)要經(jīng)常出現(xiàn)；6.4結(jié)束簽名，郵件一定要有落款，發(fā)件人主動(dòng)控制郵件往來(lái)數(shù)量，避免出現(xiàn)多次郵件溝通處理不了的問(wèn)題，應(yīng)該開(kāi)會(huì)解決。7、附件7.1如果帶有附件，需在正文中提示“附件”字樣；7.2附件名稱(chēng)最好可以概括附件的主要內(nèi)容，發(fā)送如果是圖片類(lèi)記得修改圖片名稱(chēng)；7.3附件數(shù)量不宜超過(guò)4個(gè)，如果過(guò)多，建議打包發(fā)送；單位foxmail郵箱只能發(fā)送.rar后綴的附件，切勿發(fā)送.zip后綴的郵件；8、回復(fù)郵件8.1及時(shí)回復(fù)郵件：一般收到郵件后2個(gè)小時(shí)之內(nèi)回復(fù)，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件，可以集中在一段

5、時(shí)間內(nèi)處理，但不要超過(guò)24小時(shí)；8.2如果事情較為復(fù)雜無(wú)法及時(shí)回復(fù)，請(qǐng)回復(fù)“正在處理，稍后回復(fù)”字樣，避免出現(xiàn)發(fā)件人等待情況；48.3當(dāng)回復(fù)問(wèn)題類(lèi)郵件時(shí)，應(yīng)該逐條將問(wèn)題添加到郵件中，然后附上答案。9、建立合適的通訊錄市政院已經(jīng)根據(jù)部門(mén)情況對(duì)通訊錄地址進(jìn)行更新，方便發(fā)送郵件。10、請(qǐng)知、請(qǐng)知悉、請(qǐng)閱知、緊急、重要等詞匯的使用為了方便收件人獲知郵件主題，通常加上“休假通知”、“來(lái)訪(fǎng)接待”、“會(huì)議通知”等字樣?！菊?qǐng)閱】宣傳類(lèi)郵件、院報(bào)雜志刊物、院內(nèi)發(fā)布的通知類(lèi)文件例如黨員活動(dòng)通知，制度類(lèi)修訂文件等，添加“請(qǐng)閱”字樣，不需要做出特別的回復(fù)。【請(qǐng)知悉】領(lǐng)導(dǎo)休假通知等，無(wú)需特別

6、回復(fù)?！揪o急/重要】大型重要會(huì)議，需要立即閱知，通常會(huì)添加“緊急”字樣?！緛?lái)訪(fǎng)接待】業(yè)主、客人來(lái)訪(fǎng)接待類(lèi)郵件，添加“來(lái)訪(fǎng)”字樣，突出主題。4附件：郵件相關(guān)發(fā)送案例郵件類(lèi)型案例收件人抄送人部門(mén)之間事務(wù)往來(lái)行政部關(guān)于資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)通知各部門(mén)資產(chǎn)管理員行政部資產(chǎn)管理負(fù)責(zé)人、部門(mén)負(fù)責(zé)人座談通知關(guān)于省交通運(yùn)輸廳劉廣忠書(shū)記、省總工會(huì)曹海副主席一行來(lái)院頒獎(jiǎng)、調(diào)研、座談的通知所有需要參加會(huì)議的相關(guān)人員此座談屬于領(lǐng)導(dǎo)層會(huì)議，已經(jīng)事先溝通好人員參加，所以無(wú)需抄送會(huì)議通知2014年8月4日全天辦公會(huì)會(huì)議通知此會(huì)議參加人是部門(mén)負(fù)責(zé)人：發(fā)送給公司領(lǐng)導(dǎo)，部門(mén)負(fù)責(zé)人，直接參會(huì)的各位領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)團(tuán)隊(duì)、IT負(fù)

7、責(zé)人、行政支持人員休假通知關(guān)于發(fā)展部張?jiān)綋P(yáng)總經(jīng)理9月18日-9月30日年休假期間工作安排的通知張總屬于部門(mén)總經(jīng)理（部門(mén)負(fù)責(zé)人），因此郵件發(fā)送給：公司領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、總裁顧問(wèn)、發(fā)展部全體成員秘書(shū)團(tuán)隊(duì)接待通知7月7日下午接待中冶華天工程技術(shù)有限公司郝總一行的通知主要參加此次座談會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)、同事若有領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別參加，抄送給“公司領(lǐng)導(dǎo)”，參加人員的直接上級(jí)，秘書(shū)團(tuán)隊(duì)，IT負(fù)責(zé)人，行政支持人員、實(shí)驗(yàn)室講解員。4