正確發(fā)送郵件規(guī)范

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1、關(guān)于郵件發(fā)送的相關(guān)規(guī)范為規(guī)范全院郵件發(fā)送，優(yōu)化電子郵件內(nèi)容，提高公司郵件發(fā)送技巧，提高辦公效率，特對郵件發(fā)送規(guī)則進(jìn)行說明。1、郵件發(fā)送總體原則2.1慎選“群發(fā)”；2.2慎選“抄送人”；2.3慎選“全部答復(fù)”；2.4不要在群發(fā)的郵件里討論問題。2、正確使用發(fā)送、抄送和密送收件人是要受理這封郵件所要涉及的主要問題，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。抄送的人則只要知道這回事，一般情況抄送的人不需要對郵件進(jìn)行響應(yīng)，如果抄送的人有建議，可以回復(fù)郵件，或者抄送的人是收件人的直屬上級需要協(xié)助解決郵件問題并督促收件人及時(shí)回復(fù)。密送，即收信人是不知道你發(fā)給了暗送的人，郵件其

2、他收件人看不到密送人的名字。3、關(guān)于主送3.1請示、報(bào)告、工作小結(jié)、報(bào)表等一般只寫一個(gè)抄送人即直接上級，如果上級有要求可同時(shí)抄送平行部門，否則無需抄送。除隔級負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，一般不需主送，必要時(shí)可抄送給隔級負(fù)責(zé)人。3.2受雙重領(lǐng)導(dǎo)的員工向上級發(fā)郵件，應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容，寫明主送人和抄送人。部門副院長及以上人員請假超過5天，應(yīng)該發(fā)送部門人員知悉，并出抄送分管部門副總和總經(jīng)理知悉。4、關(guān)于抄送抄送范圍應(yīng)該有利于郵件助理，否則貽誤事情或造成人力浪費(fèi)。應(yīng)該抄送的情況如下：（1）向下級或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)抄送給直接上級；（2）上級向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級

3、發(fā)郵件，應(yīng)該抄送另一個(gè)上級；20currencydeposit,weprescribeapassonaregularbasis,qilucardaccountonaregularbasis),certificatebondsandsavingsbonds(electronic);3.notdrawnonabanksavingscertificate,certificatebondsapplyformortgageloans,acceptingonlythelender3（3）下級因特殊情況需要越級請示時(shí)，應(yīng)該抄送被越過的上級；（4）除朱送人外，需

4、要監(jiān)督執(zhí)行或者直銷的其他人，列為抄送人。5、關(guān)于郵件主題5.1郵件主題簡短，是正文核心意思提煉，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理；5.2標(biāo)題反應(yīng)郵件內(nèi)容，避免出現(xiàn)無關(guān)內(nèi)容的詞匯；5.3一封郵件對應(yīng)一個(gè)主題，不在一個(gè)郵件內(nèi)談?wù)摱鄠€(gè)主題；5.4除非特別需要提前處理的郵件，一般慎用“緊急”等字樣；5.5標(biāo)題切勿出現(xiàn)錯(cuò)別字，切莫只顧?quán)]件正文而忽略主題。6、關(guān)于郵件正文6.1正文包括：稱呼、內(nèi)容、結(jié)束簽名；如果提到附件，需要在正文中用簡潔的語言提示附件內(nèi)容，便于查找；6.2如果內(nèi)容較多，正文中只做摘要，然后單獨(dú)列出附件進(jìn)行詳細(xì)描述；6.3注意郵件語氣

5、使用；尊重對方，“請”“謝謝”等詞語要經(jīng)常出現(xiàn)；6.4結(jié)束簽名，郵件一定要有落款，發(fā)件人主動控制郵件往來數(shù)量，避免出現(xiàn)多次郵件溝通處理不了的問題，應(yīng)該開會解決。7、附件7.1如果帶有附件，需在正文中提示“附件”字樣；7.2附件名稱最好可以概括附件的主要內(nèi)容，發(fā)送如果是圖片類記得修改圖片名稱；7.3附件數(shù)量不宜超過4個(gè)，如果過多，建議打包發(fā)送；單位foxmail郵箱只能發(fā)送.rar后綴的附件，切勿發(fā)送.zip后綴的郵件；8、回復(fù)郵件8.1及時(shí)回復(fù)郵件：一般收到郵件后2個(gè)小時(shí)之內(nèi)回復(fù)，對于一些優(yōu)先級低的郵件，可以集中在一段時(shí)間內(nèi)處理，但不要超過24小

6、時(shí)；8.2如果事情較為復(fù)雜無法及時(shí)回復(fù)，請回復(fù)“正在處理，稍后回復(fù)”字樣，避免出現(xiàn)發(fā)件人等待情況；20currencydeposit,weprescribeapassonaregularbasis,qilucardaccountonaregularbasis),certificatebondsandsavingsbonds(electronic);3.notdrawnonabanksavingscertificate,certificatebondsapplyformortgageloans,acceptingonlythelender38.3當(dāng)

7、回復(fù)問題類郵件時(shí)，應(yīng)該逐條將問題添加到郵件中，然后附上答案。9、建立合適的通訊錄市政院已經(jīng)根據(jù)部門情況對通訊錄地址進(jìn)行更新，方便發(fā)送郵件。10、請知、請知悉、請閱知、緊急、重要等詞匯的使用為了方便收件人獲知郵件主題，通常加上“休假通知”、“來訪接待”、“會議通知”等字樣。【請閱】宣傳類郵件、院報(bào)雜志刊物、院內(nèi)發(fā)布的通知類文件例如黨員活動通知，制度類修訂文件等，添加“請閱”字樣，不需要做出特別的回復(fù)?！菊堉ぁ款I(lǐng)導(dǎo)休假通知等，無需特別回復(fù)?！揪o急/重要】大型重要會議，需要立即閱知，通常會添加“緊急”字樣?！緛碓L接待】業(yè)主、客人來訪接待類郵件，添加“

8、來訪”字樣，突出主題。20currencydeposit,weprescribeapassonaregularbasis,qilucar