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1、以高校評估為契機加強高校檔案工作[摘要]國家通過在各高校開展各種形式的評估活動，對一所高校整個工作進行全面檢查，又能促進高校進一步明確辦學的指導思想，對高校加快落實教育工作的中心地位、改善辦學條件、深化教學改革等，都具有極其重要的現(xiàn)實意義?！ 關(guān)鍵詞]高校評估檔案 對高等教育實行評估制度,是國家繼“211工程”之后高等教育領(lǐng)域的又一項重大舉措。通過在各高校開展教學評估、科研評估、校園文明建設(shè)評估、學校治安綜合治理評估等各種形式的評估活動，對一所高校整個工作進行全面檢查，又能促進高校進一步明確辦學的指導思想，對高校加快落實教育
2、工作的中心地位、改善辦學條件、深化教學改革等，都具有極其重要的現(xiàn)實意義。 一、充分認識高校檔案工作的重要性和必要性 以往，許多高校對檔案工作缺乏認識，沒有給予檔案工作足夠的重視和支持，檔案工作的機構(gòu)設(shè)立、人員配備和設(shè)備購置等難以得到保證，嚴重影響了檔案部門的信息服務(wù)能力。評估是國家對高校進行宏觀管理的一種手段，評估的結(jié)果直接影響一所高校的聲譽和地位，是關(guān)系到學校命運和前途的大事。所以，檔案既是學校評估、改革和發(fā)展不可缺少的基礎(chǔ)和前提條件，也是學校積累的寶貴財富，只有切實做好檔案工作才能保證檔案工作更好地為教學、科研以及學
3、校的各項工作服務(wù)，才能在學校接受評估時發(fā)揮應(yīng)有的作用。 二、摸清底數(shù)，找準高校檔案工作存在的問題 隨著高校迎評工作的開展，高校檔案工作正面臨難得的機遇，同時面臨嚴峻的挑戰(zhàn)。一方面，高校檔案工作的重要性日益顯現(xiàn)，另一方面，高校檔案工作的滯后與被動也更為明顯。從我院的情況看，檔案工作主要存在五個方面的問題：一是個別系部領(lǐng)導對檔案工作重視不夠，直接影響了檔案工作的正常開展；二是檔案基本工作比較薄弱，個別系部沒有及時建檔、歸檔，導致一些檔案資料流失；三是資金投入不到位，導致檔案保管條件差，設(shè)施陳舊、裝具不足，不符合“七防”要求；
4、四是大部分檔案工作人員未經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓，缺乏檔案專業(yè)知識和基本操作技能，案卷質(zhì)量達不到規(guī)范要求；五是所有檔案工作人員都是身兼數(shù)職，工作多、任務(wù)重、精力分散，造成歸檔不及時，收集不齊全，整理不規(guī)范。 三、六措并舉，全面推進高校檔案工作規(guī)范化 1.加強領(lǐng)導和監(jiān)督，健全檔案工作網(wǎng)絡(luò) （1）高等學校必須把檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，加強對檔案工作的領(lǐng)導和監(jiān)督。也就是通常所說的“三納入”、“四同步”，即納入學校計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案
5、工作。3 ?。?）建立和健全各學院及各系部檔案工作網(wǎng)絡(luò)。各學院的綜合檔案室是日常具體負責檔案業(yè)務(wù)工作的管理機構(gòu)，也是全學院檔案工作的基礎(chǔ)和落腳點。健全學院綜合檔案室，根據(jù)工作需要設(shè)置一名或多名專職檔案人員負責日常工作，對搞好高校檔案工作具有至關(guān)重要的作用?！ 「飨挡恳脖仨氈付ㄒ幻媛殭n案員，負責本系部有關(guān)檔案材料收集、整理歸檔、查閱工作，使日常工作中形成的檔案材料能及時完整歸檔?！ ?.全員參與，提高群體檔案意識 平時在工作中，檔案人員常遇到的問題是檔案材料收集難，案卷材料不齊全不完整，從而造成案卷質(zhì)量不能達到要求。究其原因，主要
6、是群體檔案意識薄弱。在迎評工作中，檔案建設(shè)需要各方面的各層面的人員積極參與。全員參與的過程有助于全面促進對檔案工作的認識深化，所以，評估對人們檔案意識的影響是十分廣泛的。通過教育教學評估，學校廣大教職工能夠深切體會到檔案的重要性，這無疑是提高檔案管理水平的重要保證之一，也是提高檔案工作在學校管理工作中地位的良好思想基礎(chǔ)?！ ?.加強檔案法律法規(guī)宣傳，完善管理制度 ?。?）在檔案人員中加強檔案法律法規(guī)的宣傳，要求他們認真學習、宣傳、貫徹《檔案法》、《河北省檔案工作條例》，利用一切可利用的機會，加大檔案宣傳的力度，這樣才能讓大家真正從思
7、想上和行動上自覺配合檔案部門的各項工作?！ 。ǎ玻┙⑼晟票緦W院、系部的檔案管理制度。主要包括各門類檔案立卷歸檔制度，檔案人員職責范圍、考核制度、檔案的保管、借閱制度，各門類檔案材料的歸檔范圍和保管期限表等，并對院系教學檔案管理者提出明確的工作目標和工作要求。 ?。?）實行檔案管理責任制。通過實行檔案管理責任制，使院系所有教師都承擔一定的教學檔案責任，對各自的教學檔案進行收集和整理，定期或不定期地移交檔案管理員，經(jīng)檔案員統(tǒng)一驗收合格后存檔。這種責任制能有效地將這項工作細化，有利于執(zhí)行，能夠從制度上保證教學檔案長期有效地收集和保存。
8、 4.加強對檔案員的檔案業(yè)務(wù)培訓 普通高校院系級檔案管理工作起步較晚，制度不夠健全，系里檔案管理人員大多是兼職，工作繁忙，頭緒多，并且由于教學檔案內(nèi)容繁雜，涉及范圍廣，工作量大，他們當中部分人不愿意從事這項工作，因此造成頻繁換人，對
