資料整理歸檔原則

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1、資料整理一、組卷原則遵循工程項(xiàng)目文字、圖紙材料的自然形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。二、整理方法（一）以卷為保管單位進(jìn)行整理。同一建設(shè)項(xiàng)目形成的歸檔材料，以單項(xiàng)工程項(xiàng)目為單位進(jìn)行組卷，同一項(xiàng)目單位可分為文字和圖紙兩大部分，分別組成一卷或若干卷，文字材料在前，圖紙?jiān)诤?；大、中型工程?xiàng)目形成的文字和圖紙不得混合組卷；小型項(xiàng)目如形成的文字和圖紙材料較少時(shí)，可將文字、圖紙混合組卷。（二）卷內(nèi)文字材料按工程基礎(chǔ)前期文件、勘察設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工管理文件、監(jiān)理文件、質(zhì)量監(jiān)督文件、設(shè)備/物資購置文件、竣工驗(yàn)收文件等順序

2、排列。大中型工程項(xiàng)目形成的文字材料，可按其順序分冊(cè)排序組卷。（三）、大中型工程項(xiàng)目竣工圖紙按基礎(chǔ)、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、電、通訊、路等專業(yè)順序排列，按每一專業(yè)圖號(hào)單獨(dú)組卷。1、工程預(yù)結(jié)算卷：按企業(yè)資質(zhì)、預(yù)算、合同、基建工程結(jié)算審查單、合同付款履行審批單等；2、施工通用管理卷：施工組織設(shè)計(jì)、HSE工作計(jì)劃書、HSE崗位作業(yè)指導(dǎo)書、HSE現(xiàn)場(chǎng)檢查表、圖紙會(huì)審、技術(shù)交底、開工報(bào)告、竣工報(bào)告（完工證書）、工程驗(yàn)交證書、施工總結(jié)等；3、施工質(zhì)量保證卷：工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報(bào)驗(yàn)、施工記錄、專業(yè)技術(shù)質(zhì)量檢查報(bào)驗(yàn)、單位、分部、分項(xiàng)質(zhì)量評(píng)定等，如形成內(nèi)容較

3、多，材料、工序、質(zhì)量評(píng)定可單獨(dú)組卷，無論如何分冊(cè)成卷，都要保持其邏輯性和系統(tǒng)性。同一工程的文字材料裝訂組卷時(shí)超過兩卷以上的，要附帶XX工程竣工文字材料編制說明，列出每一卷包含的大致內(nèi)容，放在每一卷卷內(nèi)目錄之首，便于日后快速、準(zhǔn)確查檔。4、竣工圖紙卷：大中型工程項(xiàng)目竣工圖紙按基礎(chǔ)、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、電、訊、燃等專業(yè)順序排列，按每一專業(yè)圖號(hào)單獨(dú)組卷。5、建設(shè)單位、監(jiān)督中心、設(shè)計(jì)單位、檢測(cè)單位的資料：由責(zé)任單位分別分冊(cè)、獨(dú)立組卷、存檔。第三方檢測(cè)資料需報(bào)監(jiān)理審查后歸檔。6、隨機(jī)資料的組卷：按專業(yè)、設(shè)備種類歸類組卷，并附開箱檢查驗(yàn)收記錄，該記錄

4、簽字必須包括：供貨方、業(yè)主方、設(shè)計(jì)方、施工單位（接受方）。該類資料的內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表按大港油田集團(tuán)公司檔案室提供的樣表存檔，由施工單位負(fù)責(zé)收集、組卷，并移交業(yè)主檔案室。三、裝訂（一）外觀總體要求1、案卷裝訂前應(yīng)去掉文件材料中的各類金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)進(jìn)行托裱，字跡擴(kuò)散的采取技術(shù)保護(hù)措施。2、圖紙裝訂前應(yīng)裁減整齊，按4號(hào)圖幅（297mm×210mm）成“手風(fēng)琴”式折疊，圖面朝里，頁號(hào)編在右下角，并在圖冊(cè)左邊留有25mm的裝訂邊，折疊后的圖冊(cè)如裝訂邊過薄，需加硬紙條托襯，使整個(gè)案卷厚度一致，一般案卷厚度不超過30mm。

5、3、案卷全部實(shí)行四眼等距線裝，案卷內(nèi)的文件及各種表格材料表頭應(yīng)向里或向上，裝訂要結(jié)實(shí)、整齊、美觀、不壓字、不掉頁。4、案卷裝訂統(tǒng)一使用《大港油田公司檔案案卷封皮》。（二）內(nèi)容質(zhì)量要求1、卷內(nèi)頁號(hào)的編寫卷內(nèi)文件材料和圖紙均采用打號(hào)機(jī)編寫頁號(hào)，即從“001”開始逐頁編寫;頁號(hào)編寫位置為：?jiǎn)蚊鏁鴮懙奈募牧暇帉懺谟蚁陆牵p面書寫的文件，正面編在右下角，背面編在左下角（圖紙部分編號(hào)等同）。如有漏編、重編的頁號(hào)，需在備考表中注明；案卷封面、卷內(nèi)目錄（竣工圖隨圖目錄除外）、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。2、卷內(nèi)目錄的填寫卷內(nèi)目錄統(tǒng)一使用“檔案卷內(nèi)目錄”（GY

6、01JL4.2.2-01），該目錄排列在文件材料首頁之前，其項(xiàng)目采用仿宋5號(hào)字填寫，卷內(nèi)目錄行數(shù)嚴(yán)格執(zhí)行檔案卷內(nèi)文件（即12行）具體要求如下：①順序號(hào)：該件文件在本保管單位中排列的順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注，一件文件一個(gè)號(hào)；②文件編號(hào)：文件的文號(hào)或圖紙的圖號(hào)（如：建施I--88），無填寫內(nèi)容，劃“/”。③責(zé)任者：文件材料形成的主要責(zé)任者（用全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱）。④文件材料題名：文件材料的標(biāo)題全稱，無標(biāo)題的要代擬標(biāo)題。⑤日期：文件材料的形成日期⑥頁號(hào)：應(yīng)填寫每件材料首尾頁上標(biāo)注的頁號(hào)，中間用反斜杠“/”連接。⑦備注：對(duì)文件材料需做的必要說明

7、。3、案卷卷皮封面的填寫檔案卷皮封面采用機(jī)打編寫，字體為仿宋加粗，字號(hào)為小三號(hào)。案卷題名：應(yīng)根據(jù)工程項(xiàng)目的載體不同形式擬寫案卷題名：①文字材料案卷題名：由工程項(xiàng)目名稱＋單位工程名稱＋文件材料名稱。②竣工圖案卷題名：由工程項(xiàng)目名稱＋單位工程名稱＋竣工圖。編制單位：案卷內(nèi)文件材料的形成單位或主要責(zé)任者，要與單位公章吻合。。編制日期：文字材料填寫卷內(nèi)文件材料的起止日期，竣工圖填寫竣工圖章上的編制日期。保管期限：案卷劃定的保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期）。密級(jí)：案卷涉及的秘密等級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密），無劃定密級(jí)，可劃“/”。（三）卷內(nèi)備考表的填寫卷內(nèi)

8、備考表排列在案卷內(nèi)文件材料的尾頁之后。卷皮成卷的，直接采用卷皮印制備考表。項(xiàng)目包括卷內(nèi)文件材料說明、立卷人、審查人、日期等。盒裝成卷的，詳見“檔案案卷備考表”（GY01JL4.2.2－03）式