管理學(xué)檔案管理畢業(yè)論文 淺議合并高校檔案管理

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1、湖南師范大學(xué)本科畢業(yè)論文考籍號(hào)：XXXXXXXXX姓名：XXX專業(yè)：管理學(xué)檔案管理論文題目：淺議合并高校檔案管理指導(dǎo)老師：XXX二〇一一年十二月十日摘要：高校檔案管理對(duì)高校信息儲(chǔ)存意義重大，本文闡述了高校合并后從設(shè)館、用人、建網(wǎng)、規(guī)章制度建立等方面的高校檔案管理。關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；高校合并根據(jù)高校檔案信息形成的規(guī)律,可把高校檔案分為黨政管理檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、人力資源檔案、財(cái)會(huì)檔案,再加上報(bào)表統(tǒng)計(jì)一項(xiàng)共七大類。對(duì)這些檔案的管理具有以下作用：一是可以把檔案事業(yè)各構(gòu)成要素更加緊密地結(jié)合在一起，相互促進(jìn)，使檔案事業(yè)在復(fù)雜的環(huán)

2、境中順利進(jìn)行；二是可以綜合運(yùn)用各種知識(shí)和技能，去尋求成功的管理經(jīng)驗(yàn)與規(guī)律；三是可以有效地管理和開(kāi)發(fā)檔案資源，最大限度地滿足知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代對(duì)檔案信息的需求。檔案管理有以下要求：一是對(duì)人的要求，包括對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案干部隊(duì)伍的要求。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)所分管的檔案工作的歷史、現(xiàn)狀、今后發(fā)展思路以及檔案隊(duì)伍思想狀況、知識(shí)水平、年齡結(jié)構(gòu)等有基本的了解，以便對(duì)檔案隊(duì)伍的管理創(chuàng)新進(jìn)行有效考核，從而對(duì)管理創(chuàng)新形成強(qiáng)大的推動(dòng)力。檔案干部隊(duì)伍則要積極參與管理創(chuàng)新，在檔案管理中發(fā)揮更大的作用。二是檔案工作規(guī)章制度的要求。這些規(guī)章制度不能僅停留在以往的水平上，而要隨著社

3、會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的發(fā)展而發(fā)展。檔案工作部門和業(yè)務(wù)部門應(yīng)適時(shí)調(diào)整不適應(yīng)社會(huì)改革變化的檔案工作規(guī)章制度，以適應(yīng)社會(huì)實(shí)踐發(fā)展的需要。檔案工作規(guī)章制度要真正納入單位的各項(xiàng)管理中，不能僅停留在紙面上，而應(yīng)真正和單位各項(xiàng)管理活動(dòng)融為一體。三是對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的要求?，F(xiàn)代檔案管理的重要內(nèi)容就是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。不僅要有硬件設(shè)備，更重要的是檔案工作者要掌握現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用問(wèn)題，使現(xiàn)代技術(shù)特別是信息技術(shù)在檔案工作中得到普遍應(yīng)用，從而提高檔案管理的科學(xué)水平。針對(duì)我校是合并后形成的院校，本文對(duì)合并院校的檔案管理提出了以下建議：首先，對(duì)合并前各單位的檔案應(yīng)根據(jù)原有館(室)藏特點(diǎn)

4、、適用范圍、利用方便的情況，采取統(tǒng)一管理、分散存放的辦法,即原館(室)原地存藏各單位。一個(gè)機(jī)關(guān)的檔案，應(yīng)集中保存在一個(gè)機(jī)關(guān)檔案室；一個(gè)全宗的檔案不宜分散保管，不同全宗的檔案也不能混雜。只需將原形成館藏的檢索工具復(fù)制一份呈交給學(xué)校新成立的檔案館。其二，繼續(xù)做好原單位檔案的收集、整理工作。如合并前各校在教學(xué)、科研甚至管理方面，按年度計(jì)劃中項(xiàng)目的連續(xù)性在合并時(shí)未完成的項(xiàng)目等方面產(chǎn)生的檔案繼續(xù)進(jìn)行收集、整理工作。合并時(shí)，各校廢止不用的圖章、牌匾、獎(jiǎng)品、證書(shū)、校級(jí)文物、紀(jì)念品等，應(yīng)由學(xué)校的檔案部門繼續(xù)做好收集、整理、保管等項(xiàng)工作，以保持原全宗檔案的有機(jī)

5、聯(lián)系。第三，對(duì)合并后形成的檔案，要采取高起點(diǎn)的管理模式。按照檔案工作的規(guī)律，首先要建立適合保存檔案的專用庫(kù)房。要求恒溫、恒濕、防塵、遮光、消防安全，館藏容量在10～15年左右。其次是組建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。這支隊(duì)伍的整體素質(zhì)要符合學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展需要,工作人員要有熱愛(ài)檔案事業(yè)的奉獻(xiàn)精神，人人要有管理檔案的較強(qiáng)能力。第四，建立檔案網(wǎng)絡(luò)。這一網(wǎng)絡(luò)既要兼顧合并前各館（室）藏的特點(diǎn)，更要注意合并后檔案工作發(fā)展的新要求。筆者以為可取的模式是：合并后的高校設(shè)總館即綜合檔案館，原有的各校檔案館(室)設(shè)綜合檔案室，綜合檔案館主要負(fù)責(zé)管理好合并后的各門類檔

6、案的同時(shí)，還必須在行政與業(yè)務(wù)上對(duì)本校所屬各分校的綜合檔案室工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，綜合檔案館為基層單位檔案工作服務(wù)。一方面是本專業(yè)管理體制的要求，另一方面也是綜合檔案館本身工作的需要。檔案室接受綜合檔案館的領(lǐng)導(dǎo)，繼續(xù)做好原有檔案的保管與利用，及時(shí)又要根據(jù)工作的實(shí)際需要，編制各種目錄、卡片、索引，編制各種參考資料,以便及時(shí)、主動(dòng)地提供檔案信息，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各項(xiàng)工作服務(wù)。綜合檔案館成立后，按照檔案產(chǎn)生的不同來(lái)源，建立與學(xué)校黨政機(jī)構(gòu)、學(xué)科專業(yè)設(shè)置、科研方向選定等相適應(yīng)的由綜合檔案館在業(yè)務(wù)上縱向領(lǐng)導(dǎo)，在行政上橫向聯(lián)系的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校任何一個(gè)職能

7、部門要按方便收集的原則確定相應(yīng)數(shù)量的專、兼職檔案員，這些專、兼職檔案員在行政上屬各部門領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上由檔案館領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)做好日常檔案的收集、整理、立卷，最后移交檔案館(室)的暫時(shí)性工作。第五，建立必要的規(guī)章制度，使檔案管理按規(guī)范化動(dòng)作。新校的檔案工作雖在起步階段，但原有各單位在檔案的業(yè)務(wù)管理模式上有較為可行的規(guī)章制度，這些原有的模式或規(guī)章制度,為新校檔案的科學(xué)而規(guī)范管理打下了良好的基礎(chǔ)。新校檔案管理運(yùn)作前，要博采眾長(zhǎng)。繼承和發(fā)揚(yáng)原有規(guī)章制度的科學(xué)部分，建立和健全新的管理運(yùn)作模式，使檔案的鑒定、收集、保管、利用、編研等各項(xiàng)工作按規(guī)范化、科學(xué)化的

8、規(guī)則運(yùn)行。通過(guò)以上措施，可以為合并后的高校信息整理提供借鑒，進(jìn)行信息的整合，為以后的信息管理以及信息查詢提供方便。參考文獻(xiàn):[1]李敏.高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題初