淺議如何加強(qiáng)高校檔案管理

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1、淺議如何加強(qiáng)高校檔案管理　　摘要：在高校的管理工作中，人事檔案的管理是其中不可分的一部分，要想做好人事管理和使用就必須做好人事檔案的管理。本文主要根據(jù)當(dāng)前高校人事檔案的工作情況，深入探討人事檔案管理中存在的問題，秉承科學(xué)化、規(guī)范化、信息化的要求，對高校的人事檔案管理提出具體的管理對策。關(guān)鍵詞：高校人事檔案管理措施高校干部的人事檔案管理詳細(xì)記載了他們的個人經(jīng)歷以及表現(xiàn)等情況，真實(shí)地記錄了他們在思想品德、個人才干、知識等方面的表現(xiàn)。要想做好干部工作，那么不但要深入而全面地了解、認(rèn)識干部，還要正確地運(yùn)用他們的才能，這對干部的工作效率和工作質(zhì)量有著直接的影響。

2、由于我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，怎樣發(fā)揮職能，做好人事檔案管理工作，使其為高校干部的檔案管理、人事工作服好務(wù)，是值得所有高校檔案管理者思考的問題。1原始檔案材料的重要作用7檔案的特點(diǎn)是能夠提供所有證明資料的初始材料，有著自身的權(quán)威性以及法律效應(yīng)，檔案材料的形成都具有獨(dú)一性，如果被損壞，就沒辦法彌補(bǔ)了。當(dāng)下，高校的人事檔案管理都是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行管理，但是作為原始檔案材料的紙質(zhì)檔案還是具有不可替代性，不管是什么時候，作為原始材料的紙質(zhì)檔案還是具有比電子檔案更加重要的意義。檔案工作的開始來源于對原始材料的收集，工作質(zhì)量的好壞對檔案工作的其他環(huán)節(jié)有著很大的影

3、響，因此，在檔案管理工作中，原始檔案材料的管理作用不可忽視。原始檔案中，干部人事檔案作用重大，在國家機(jī)構(gòu)和社會組織的人事管理工作中，干部人事檔案真實(shí)地記錄了人才的社會經(jīng)歷和才能品德以及工作情況，并且是以文字、表格等形式形成的供單位查備的原始記錄。人事檔案的出現(xiàn)是高校人事管理工作在實(shí)踐中的產(chǎn)物，服務(wù)于高校人事管理工作。在高校的人事檔案管理中，高校干部人事檔案責(zé)任重大，它能夠向?qū)W校提供部門改革、人事改革、人才使用所需的人事信息，并為教職工的檔案工作記錄、職稱評定、干部任免等工作提供全面的服務(wù)。2高校人事檔案管理存在的問題干部檔案真實(shí)地反映了學(xué)校人才的各方面

4、情況，是高校的寶貴財(cái)富，在高校的人事管理工作中有著極其重要的作用，當(dāng)前人事檔案管理因?yàn)檎?、技術(shù)以及制度等方面的問題，還有著諸多的不足，這對高校人事檔案的發(fā)展不利。2.1人事檔案管理認(rèn)識不足7高校對檔案的重視以及檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與思想意識決定了人事檔案管理工作質(zhì)量的好壞。人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)水平還不夠?qū)I(yè)，專業(yè)管理知識不夠精通，這不符合當(dāng)下高校的改革發(fā)展。高校中不少教職工對人事檔案的歸檔問題和管理理念缺少深刻的認(rèn)識，應(yīng)該及時歸檔的材料沒有及時交給檔案管理部門，由此形成人事檔案歸檔不完整，既和學(xué)校的管理機(jī)制不符合，又不利于以后管理工作的開展

5、。2.2人事檔案材料內(nèi)容不完善目前，高校人事檔案管理中一個非常明顯的問題就是難以準(zhǔn)確地保障干部檔案材料的完整性。在干部的人事檔案材料里面，不少內(nèi)容都是由本人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員手工填寫，例如個人基本資料、工作情況、政治面貌、家庭狀況等等。這就容易導(dǎo)致很多的干部人事檔案會出現(xiàn)與實(shí)際工作情況不相符合的問題，存在不少錯誤。例如，有的人出生時間與實(shí)際檔案材料記錄存在差別，這就阻礙了干部人事管理工作；另外，干部的工作情況、工作時間、薪資待遇在檔案中的記載和實(shí)際也有出入。2.3人事檔案材料收集工作不規(guī)范因?yàn)榉N種原因，高校的人事檔案的形成者將其保管的材料交由檔案收集者，造

6、成檔案在收集過程中出現(xiàn)了不規(guī)范、不完整的問題。有的檔案收集者只將精力放在人事部門以及組織部門，但是很多能反映個人情況的有價(jià)值資料卻沒有被收集起來。有的人事檔案掌握在教務(wù)處、科研處，或者其他的部門、個人手中，對人事檔案的完整管理工作不利，也降低了檔案的使用價(jià)值。2.4人事檔案材料內(nèi)容不規(guī)范7對于高校來說，人事檔案收集歸檔而成的材料要真實(shí)而完整，字跡清晰、手續(xù)完整，干部檔案的歸檔必須要有組織的審查、簽字、蓋章。實(shí)際上，高校的人事檔案材料中，有的缺少蓋章，有的缺少簽字，有的字跡不規(guī)范，這是一個普遍存在的問題。特別是一些新來的教職工，他們的檔案內(nèi)容形形色色。例

7、如，一些履歷表沒有填寫日子，也沒有本人簽字，有的甚至也沒有組織審查意見及公章，有的考核表也有這樣的問題，還有一些檔案材料字跡混亂。這些存在諸多問題的不合格檔案材料給檔案管理工作者帶來了很多麻煩，讓高校的檔案管理難度增加了，還使得檔案的完整性得不到保障。2.5人事檔案管理方法沒有與時俱進(jìn)一些高校的人事檔案管理還經(jīng)常是手工操作。有的高校的人事檔案管理還在使用原始的管理手段，用手工檢索，人工管理讓管理員增加了工作量，降低了效率，準(zhǔn)確性不高。有的高校雖然使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行人事檔案管理，但是由于對這種現(xiàn)代化的管理方式了解不透徹，也制約了檔案管理工作的發(fā)展。3如何

8、加強(qiáng)高校人事檔案管理工作3.1完善高校檔案人才管理隊(duì)伍7高校要運(yùn)用完善的人才管理、培訓(xùn)制度來提