人事檔案管理辦法

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1、人事檔案管理辦法一、目的為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，使之更科學化、規(guī)范化、制度化。同時為了更有效的對員工人事檔案進行妥善的保護和利用，維護人事檔案材料的完整，使人事檔案的建立、整理與管理工作有所依據(jù)，特制定本管理制度。二、范圍員工人事檔案是集團、人力資源等部門在人員招聘、調配、任免、培訓、考核、獎懲等工作中形成的有關個人經(jīng)歷、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的有關材料，是歷史地、全面地考察了解員工和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。三、用途本制度適用于集團所有人員四、管理職責集團人力資源中心人事檔案的管理職責就是：1

2、)負責制訂、修改和完善集團人事檔案管理的相關工作管理制度與實施細則等規(guī)范；2)負責集團各部門的員工人事檔案管理工作；五、人事檔案內容（一）檔案類別1.紙質檔案，主要由以下資料構成1)履歷材料（個人簡歷資料）、員工登記表；2)自傳材料（包括職位申請表）；3)身份證復印件、護照；4)鑒定、考核、考察材料；5)學歷和評聘專業(yè)技術職務材料；6)獎勵及處分材料；7)培訓記錄及外訓協(xié)議等材料；8)勞動合同、錄用、任免、聘用、離職材料；9)承諾書、保密協(xié)議；10)保險、住房公積金資料；11)年度、半年度績效考核資料；2.電子檔案1)員工登記表電子

3、版2)員工花名冊3)圖像資料、電子作品等（二）檔案管理基本要求人力資源管理部門必須按照員工花名冊中的員工編號（即：工號）進行編號，各個部門人員11按檔案編號順序排放并做明顯標記，且每10個檔案做一個小標記、50個檔案做一個大標記，方便查找。1.檔案編號原則：檔案號是在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔案號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。具有唯一性、方便查找的特征，每個員工有且只有一個檔案號，離職員工的檔案號將作為歷史記錄，不再重復使用；新進員工延續(xù)上一個編號以此類推；1)集團人員檔案號編號原則：集團編碼+

4、部門代碼+員工編號（三位數(shù)），如：JTCW003（JT:集團編碼-“集團”首兩個字母拼音縮寫）；CW：部門代碼—“財務”部部門名稱首字母拼音縮寫）；003：員工編號-按本部門具體入職時間順序確定）2)在職不在崗人員即掛靠人員檔案號原則：人員屬性縮寫+證件名稱拼音首兩個字母縮寫+掛靠時間順序（三位數(shù)），如：GKAQ001（GK：人員屬性-“掛靠”首字母縮寫；AQ:證件名稱首字母縮寫-安全員證；001:該證件掛靠時間順序-第一個）3)人才庫人員即儲備人員檔案編號原則：人員屬性縮寫+職位名稱拼音首兩個字母縮寫+儲備時間順序（三位數(shù)）如：C

5、BAQ001(CB：人員屬性-“儲備”人員首字母縮寫；AQ：職位名稱首兩個字母縮寫-安全員；001：該職位儲備時間順序-第一個)離職人員、調崗調部門人員維持原檔案號不變，同時在檔案封面?zhèn)渥谠敿毺顚懏悇訒r間、目前職位，檔案放置于調崗后部門（或離職）的檔案位置。2.編制檔案檢索目錄要求需即時更新電子版目錄，并于每月3號之前更新一次紙質目錄表，確保信息及時準確?？偰夸洠ǜ郊唬⒆幽夸洠ǜ郊?）、檔案袋封面目錄（附件3）3.檔案袋內資料整理要求檔案內資料統(tǒng)一按照：員工信息登記表→身份證復印件→學歷證書復印件→社保資料復印件→住房公積金資

6、料復印件→各執(zhí)業(yè)資格證書→勞動合同→個人工作總結→員工異動表→績效考核表→調薪審核表→離職表單排序，并于表單右上角處按順序進行編號，編號原則根據(jù)：檔案號-頁碼，如：JTCW003-01、JT01003-02，并在封面對應項顯示頁碼。4.檔案外封面的要求原則：確保檔案信息真實準確、完整，基礎信息可直接在封面查找減少進入檔案查詢的不必要時間，如員工入職時間、身份證號碼、合同期限、學歷證書號碼、資格證書是否原件、調崗時間、離職時間等，此頁貼于檔案封面，方便快速查找（附件4）。（三）人事檔案的收集、整理與更新1.在職員工檔案1)日常收集員工

7、履歷表、轉正定級審批表、各種獎勵、職務任免、異動表、勞動合同、培訓、獎懲、協(xié)議等材料。2)每年6月1號定期一次全面更新維護全員檔案2.新進人員的人事檔案，必須于辦理入職手續(xù)三日之內，將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。3.離職人員檔案，離職人員應于離職三個工作內，檔案另行存放于離職人員檔案處。4.人才庫人員檔案，人才庫人員檔案由檔案管理員及時跟進人才庫儲備人員的工作進展及工作11異動，及時更新電子及紙質的檔案信息。以下幾個時段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。1.入職檔案（1）新員工入職報到當天，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證

8、件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內，并在檔案袋封面右上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、職位、內容、頁碼等。新員工入職三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行歸檔：1)《職位申請書》（必須要有初試、復試、錄用的審批人簽字及錄用時的薪資標