人事檔案管理辦法

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1、人事檔案管理辦法一、目的為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，使之更科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。同時(shí)為了更有效的對員工人事檔案進(jìn)行妥善的保護(hù)和利用，維護(hù)人事檔案材料的完整，使人事檔案的建立、整理與管理工作有所依據(jù)，特制定本管理制度。二、范圍員工人事檔案是集團(tuán)、人力資源等部門在人員招聘、調(diào)配、任免、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等工作中形成的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的有關(guān)材料，是歷史地、全面地考察了解員工和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。三、用途本制度適用于集團(tuán)所有人員四、管理職責(zé)集團(tuán)人力資源中心人事檔案的管理職責(zé)就是：1)負(fù)責(zé)制訂、修改和完善集團(tuán)人事檔案管理的相關(guān)工

2、作管理制度與實(shí)施細(xì)則等規(guī)范；2)負(fù)責(zé)集團(tuán)各部門的員工人事檔案管理工作；五、人事檔案內(nèi)容（一）檔案類別1.紙質(zhì)檔案，主要由以下資料構(gòu)成1)履歷材料（個(gè)人簡歷資料）、員工登記表；2)自傳材料（包括職位申請表）；3)身份證復(fù)印件、護(hù)照；4)鑒定、考核、考察材料；5)學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；6)獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料；7)培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議等材料；8)勞動(dòng)合同、錄用、任免、聘用、離職材料；9)承諾書、保密協(xié)議；10)保險(xiǎn)、住房公積金資料；11)年度、半年度績效考核資料；2.電子檔案1)員工登記表電子版2)員工花名冊3)圖像資料、電子作品等（二）檔案管理基本要求人力資源管理部門必須按照員工花

3、名冊中的員工編號（即：工號）進(jìn)行編號，各個(gè)部門人員按檔案編號順序排放并做明顯標(biāo)記，且每10個(gè)檔案做一個(gè)小標(biāo)記、50個(gè)檔案做一個(gè)大標(biāo)記，方便查找。1.檔案編號原則：檔案號是在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔案號是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。具有唯一性、方便查找的特征，每個(gè)員工有且只有一個(gè)檔案號，離職員工的檔案號將作為歷史記錄，不再重復(fù)使用；新進(jìn)員工延續(xù)上一個(gè)編號以此類推；1)集團(tuán)人員檔案號編號原則：集團(tuán)編碼+部門代碼+員工編號（三位數(shù)），如：JTCW003（JT:集團(tuán)編碼-“集團(tuán)”首兩個(gè)字母拼音縮寫）；CW：部門代碼—“財(cái)務(wù)”部部門名稱首字母拼音縮

4、寫）；003：員工編號-按本部門具體入職時(shí)間順序確定）2)在職不在崗人員即掛靠人員檔案號原則：人員屬性縮寫+證件名稱拼音首兩個(gè)字母縮寫+掛靠時(shí)間順序（三位數(shù)），如：GKAQ001（GK：人員屬性-“掛靠”首字母縮寫；AQ:證件名稱首字母縮寫-安全員證；001:該證件掛靠時(shí)間順序-第一個(gè)）3)人才庫人員即儲備人員檔案編號原則：人員屬性縮寫+職位名稱拼音首兩個(gè)字母縮寫+儲備時(shí)間順序（三位數(shù)）如：CBAQ001(CB：人員屬性-“儲備”人員首字母縮寫；AQ：職位名稱首兩個(gè)字母縮寫-安全員；001：該職位儲備時(shí)間順序-第一個(gè))離職人員、調(diào)崗調(diào)部門人員維持原檔案號不變，同時(shí)在檔案封面?zhèn)渥?/p>

5、欄詳細(xì)填寫異動(dòng)時(shí)間、目前職位，檔案放置于調(diào)崗后部門（或離職）的檔案位置。2.編制檔案檢索目錄要求需即時(shí)更新電子版目錄，并于每月3號之前更新一次紙質(zhì)目錄表，確保信息及時(shí)準(zhǔn)確?？偰夸洠ǜ郊唬⒆幽夸洠ǜ郊?）、檔案袋封面目錄（附件3）3.檔案袋內(nèi)資料整理要求檔案內(nèi)資料統(tǒng)一按照：員工信息登記表→身份證復(fù)印件→學(xué)歷證書復(fù)印件→社保資料復(fù)印件→住房公積金資料復(fù)印件→各執(zhí)業(yè)資格證書→勞動(dòng)合同→個(gè)人工作總結(jié)→員工異動(dòng)表→績效考核表→調(diào)薪審核表→離職表單排序，并于表單右上角處按順序進(jìn)行編號，編號原則根據(jù)：檔案號-頁碼，如：JTCW003-01、JT01003-02，并在封面對應(yīng)項(xiàng)顯示頁碼。4

6、.檔案外封面的要求原則：確保檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確、完整，基礎(chǔ)信息可直接在封面查找減少進(jìn)入檔案查詢的不必要時(shí)間，如員工入職時(shí)間、身份證號碼、合同期限、學(xué)歷證書號碼、資格證書是否原件、調(diào)崗時(shí)間、離職時(shí)間等，此頁貼于檔案封面，方便快速查找（附件4）。（三）人事檔案的收集、整理與更新1.在職員工檔案1)日常收集員工履歷表、轉(zhuǎn)正定級審批表、各種獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)任免、異動(dòng)表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、協(xié)議等材料。2)每年6月1號定期一次全面更新維護(hù)全員檔案2.新進(jìn)人員的人事檔案，必須于辦理入職手續(xù)三日之內(nèi)，將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。3.離職人員檔案，離職人員應(yīng)于離職三個(gè)工作內(nèi)，檔案另行存

7、放于離職人員檔案處。4.人才庫人員檔案，人才庫人員檔案由檔案管理員及時(shí)跟進(jìn)人才庫儲備人員的工作進(jìn)展及工作異動(dòng)，及時(shí)更新電子及紙質(zhì)的檔案信息。以下幾個(gè)時(shí)段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。1.入職檔案（1）新員工入職報(bào)到當(dāng)天，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面右上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、職位、內(nèi)容、頁碼等。新員工入職三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行歸檔：1)《職位申請書》（必須要有初試、復(fù)試、錄用的審批人簽字及錄用時(shí)的薪資標(biāo)準(zhǔn)等意見