學校文書檔案管理辦法

《學校文書檔案管理辦法》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關內(nèi)容在應用文檔-天天文庫。

1、學校文書檔案管理辦法文章來　　源初中教師網(wǎng)w9　　1　　一、總則　　為了適應辦公自動化及檔案管理現(xiàn)代化的需要，更好地開發(fā)利用檔案信息資源，根據(jù)中華人民共和國行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》，結合本校實際，制定本辦法?！　”巨k法所稱歸檔文件整理是指本單位在職能活動中形成并辦理完畢，應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料，以件為單位，進行裝訂、分類、排列、編號、裝盒，使之有序化的過程?！　《?、整理原則　　遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用?！　≡跉w檔文件整理過程中，貫徹“強化收集、簡

2、化整理、細化檢索、深化利用”的業(yè)務工作方針，簡便、高效、科學地開展歸檔工作，推進歸檔文件整理工作的制度化、標準化、現(xiàn)代化?！　∪?、整理要求　　歸檔文件應齊全完整，并按照本單位制定的歸檔范圍和保管期限表，準確劃分保管期限。　　整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。已破損的文件應予修整，字跡模糊或者褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。文件的修整、復制要在保持原貌的前提下進行?！　w檔文件整理工作應建立在文檔一體化管理基礎上，運用計算機歸檔文件目錄管理軟件輔助整理工作。所用檔案管理軟件符

3、合陜西地方標準《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構及交換格式》要求?！　∷?、整理方法　　⑴文件的確定　　歸檔文件一般以每份文件為一件；正件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；會議記錄、介紹信存根等一本為一件；成套的會議材料各為一件；重要的文件的正文與歷次修改稿各為一件；計算機及其網(wǎng)絡環(huán)境中形成的文件、無定稿的、或打印出的定稿上無重要修改手跡、領導批示、定稿不存檔的，將正文與發(fā)文稿紙為一件；正文與文件處理單為一件；來文與復文（指請示與批復、報告與批示、函與復函）可為一件；經(jīng)過若干環(huán)節(jié)、層次辦理的

4、來文、復文、超過兩件的，則將所有的來文、復文分別作為一件；報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件；未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，裝訂在一起作為一件。　?、蒲b訂　　裝訂方式采用陜西省檔案局監(jiān)制的不銹鋼訂書針在文件左側裝訂，較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式，已成冊不易拆釘?shù)?，保持原貌不變?！　⊙b訂文件按件裝訂。裝訂時，正文在前，定稿在后，正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；計算機及其網(wǎng)絡環(huán)境中形成的文件，無定稿的，正文在前，發(fā)文稿紙在后；有文件處理單的，放

5、在最前面?！　、欠诸悺　w檔文件采用保管期限──年度──機構分類?！　》诸惙椒▽獮椋河谰?、長期、短期　　永久：××年黨支部、工會、團委、校長辦、總務處　　長期：××年黨支部、工會、團委、校長辦、教導處、德育處、總務處　　短期：××年黨支部、工會、團委、校長辦、教導處、德育處、總務處　　歸檔文件屬永久、長期、短期中的哪個保管期限，就歸入哪個保管期限類目中。　?、扰帕蟹椒ā　w檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)，即在同一保管期限內(nèi)，同一年度的材料按機構結合事由、時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套文件集中

6、排列?！　、删幪柗椒ā　w檔文件依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首面上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容，歸檔章設置機構、年度、保管期限、件號、總頁數(shù)等必備項?！　∧甓取　∈揖幖枴　C構　　保管期限　　總頁數(shù)　　全宗號：空白　　年度：文件形成年度，以四位阿拉拍數(shù)標注公元紀年。　　保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡稱。（永久、長期、短期）　　機構：用中文填寫機構名稱或規(guī)范化簡稱?！　〖枺何募呐帕许樞蛱??！　】傢摂?shù)：每一件歸檔文件中有圖文頁面的總頁數(shù)?！　、示幠俊　w檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編

7、制歸檔文件目錄?！　w檔文件目錄設置順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目?！　№樞蛱枺禾顚懯揖幖?。　　責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者的名稱?！　∥奶枺何募陌l(fā)文字號，由單位代字、年度、順序號組成?！　☆}名：文件標題。文件中只有一個題名且能反映文件內(nèi)容的填寫時照實抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“[]”號。　　日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)標注年、月、日　

8、　頁數(shù)：每一件歸檔文件中有圖文頁面的總頁數(shù)?！　渥ⅲ鹤⑨屛募枵f明的情況。　　歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4紙型，歸檔文件目錄一年裝訂成一冊，封面設置。全宗名稱：陜西省太白縣麟游縣中學。年度：××年；保管期限：永久、長期、短期。　?、搜b盒　　歸檔文件整理完畢后進行裝盒，檔案盒封面標明全宗名稱，盒脊厚度根據(jù)實際需要，采用20mm、30mm、40mm規(guī)格，檔案盒采用豎放的方式，