文書檔案管理辦法

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1、文書檔案管理辦法第一條：為了加強公司文書檔案管理，做好公司文書的立卷工作，保證文書檔案的完整與安全，根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，特制定本辦法。第二條：本辦法規(guī)定了文書、檔案的歸檔范圍、管理使用要求、保存時間。第三條：本辦法實用于公司文書檔案的管理及使用工作。第四條：文書檔案是指公司在投資、開發(fā)、經(jīng)營管理活動和兩個文明建設(shè)中形成的具有保存和查考利用價值的各種文件材料。文書檔案是公司各項活動的真實記錄，是公司的寶貴財富，必須實行集中統(tǒng)一辦理。確保其完整、系統(tǒng)、準確的提供利用。第五條：文書檔案歸檔要求及時(一)公司實行文書立卷

2、制度，各部門必須指定一人專管本部門的文書立卷工作，人員要相對穩(wěn)定。(二)綜合辦專人集中統(tǒng)一管理公司全部檔案，承辦人員處理完畢的文件必須及時交本部門立卷人員集中立卷。于第二年四月份按規(guī)定整理，由部門負責人審定后，向檔案室交。(三)凡是本公司在公務(wù)活動中形成的、辦理完畢的，具有查考價值的收發(fā)文件、電報、會議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會議記錄，公司編印的出版物原稿的印本以及各種圖表、簿冊、照片等文件材料，均須收集齊全立卷歸檔。(四)外單位送來有查考價值的，需要辦理的各種重要資料，亦須立卷歸檔。第六條：凡需歸檔的文件材料，按下列分工

3、進行立卷：(一)上級下行文和公司文件由綜合辦立卷整理歸檔。部門業(yè)務(wù)資料必須進行歸檔的，由業(yè)務(wù)部門收集整理立卷，交綜合辦按檔案管理要求按編號歸檔。(二)由本公司主辦聯(lián)合發(fā)文，以及與外單位聯(lián)合召開的會議文件，仍由承辦部門連同其它文件一起立卷。第七條：文書檔案的歸檔范圍：(一)上級機關(guān)的文件材料1、上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議主要文件材料；2、上級機關(guān)頒發(fā)要求執(zhí)行的法規(guī)性文件；3、代上級機關(guān)草擬并被采用文件的最后草稿和附件。(二)本公司制發(fā)的材料1、公司在投資、開發(fā)、經(jīng)營和管理活動中形成的規(guī)定、決定、決議、報告、請示、批復、各

4、種會議的重要文件、工作計劃、總結(jié)、公司成立、合并、更改各稱、章程、工作職責、啟用印章、人員編制、人事任免、調(diào)配、培訓、職稱評定；聘任以及職工調(diào)資定級、獎勵、退休、離休、復員轉(zhuǎn)業(yè)、死亡、撫恤等文件材料；規(guī)章制度、總經(jīng)理辦公會的會議記錄、會議紀要，上級主管部門的重要指示、計劃、批復等。2、公司黨組織在各項活動中形成的或貫徹上級黨組織的重要批示、決議、決定、黨代會有關(guān)文件、黨委會議記錄、紀要、工作計劃、總結(jié)、黨員、干部、職工名冊、干部年報表、黨內(nèi)年報表，黨務(wù)工作文件、材料以及紀檢工作中形成的文件、材料。3、公司工會、共青團在工作中

5、形成的工作報告、計劃、總結(jié)、請示、批復、會議文件、記錄、紀要、重要的統(tǒng)計材料、年報表、團代會和表彰大會有關(guān)文件、材料、照片、團員名冊等。4、公司辦理干部、職工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨務(wù)的介紹信及存根、交換財產(chǎn)、物資等的憑證、清冊。5、公司形成的財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料。6、公司編制的簡報、書刊的定稿與樣本。7、公司各部門簽定的各種合同、協(xié)議書及合資合作項目活動中形成的文件材料。8、公司征用土地、基建施工、竣工決算、購置大中型設(shè)備、科研項目等的文件圖紙材料。9、地形圖及電子文檔。第八條：文書檔案立卷的基本要求：(一)歸檔

6、的各種文件材料，必須完整、系統(tǒng)、規(guī)范、符合其形成的自然規(guī)律、合理組卷，使案卷正確反映公司活動的基本情況，并便于保管使用。(二)除與本公司有密切關(guān)系的(如請示與批復、報告與批復)上下級文件不能分開立卷，其余應(yīng)分開立卷。(三)永久、長期、短期不同保管期限的文件應(yīng)分別立卷。(四)跨年度的立卷應(yīng)放在結(jié)案的一年，計劃、總結(jié)、報表、預決算等文件應(yīng)放在所針對的一年。(五)每卷不超過100頁，過超應(yīng)分別立卷，案卷標題應(yīng)50字以內(nèi)。第九條：下列文件不需歸檔(一)重份文件。(二)未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿，一般性文件的修改稿，鉛印多次的校對稿。(三)無

7、查考價值的事務(wù)性、臨時性文件。(四)同級機關(guān)送來與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的文件材料。(五)其它單位抄送公司作為通報情況性質(zhì)并沒有保留價值的文件材料及資料。第十條：文書檔案、保管期限(一)根據(jù)上級有關(guān)文件規(guī)定，結(jié)合公司實際，確定我公司文書檔案保管期限為永久、長期(16—20)、短期(15年以下)三類。(二)確定文件檔案保管期限的原則是：1、凡是反映公司主要職能活動的基本歷史面貌，在公司投資開發(fā)、經(jīng)營乏管理活動中具有長期查考和利用價值的檔案列為永久保管。2、在公司投資、開發(fā)、經(jīng)營和管理活動中產(chǎn)生比較重要，并在相當長時乏內(nèi)有查考利用價值的檔

8、案列為長期保管。3、在較短時間內(nèi)各部(室)要查考和利用的檔案列為短期保管。4、檔案的保管期限從歸檔年度算起，已超過保管期限的檔案按規(guī)定需改乏保管期限的，應(yīng)從調(diào)整年度算起(后附文書檔案保管期限表)。第十一條：文書檔案案卷質(zhì)量標準(一)文書檔案組卷要求1、遵循文件材料形成規(guī)律的特點，保持文件之