案例分析公文寫作中的常見錯誤及對策.doc

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1、案例分析公文寫作中的常見錯誤及對策公文是辦公室參與政務、管理事務、搞好服務的重要載體，是文秘工作的重頭戲。寫好公文是文秘工作者必須具備的基本技能之一，它不僅要求寫作者有扎實的文字功底，還需要掌握各種公文的特點和格式。辦公室每天都要接觸大量的公文，如果所擬的公文不合格，勢必影響流轉(zhuǎn)的速度，并會給主送單位平白地增添許多麻煩。筆者所在的校長辦公室就經(jīng)常遇到類似的情況。下面筆者盡量把常見的錯誤放在一篇公文里，展示給各位同行共參。關(guān)于邀請×校長、×書記參加“10356211”工程奠基儀式并致辭的請示報告校長辦公室、黨委辦公室并呈×校長、×書記：根據(jù)“校長辦公會議決”，我院成立了專門的

2、“10356211”工程指揮小組，在校領(lǐng)導的指導和指揮小組的努力下，前期準備工作已經(jīng)就緒?，F(xiàn)定于十月二十一日舉行工程奠基儀式，屆時想請×校長、×書記參加儀式并致辭，請校長辦公室提供方便。熱切盼望×校長、×書記的到來！此致敬禮！附件一：講話稿；附件二：議程。資環(huán)學院2008年10月11日一份完整的公文由文頭、內(nèi)文和文尾組成，內(nèi)文是主體，上面展示出來的就是公文的內(nèi)文部分，本文主要探究內(nèi)文部分的常見錯誤和對策。一、標題。標題應由“發(fā)文機關(guān)+關(guān)于+事由+文種”構(gòu)成，對內(nèi)發(fā)文可省略發(fā)文機關(guān)。就上文標題而言，似乎也符合這一要求，但這只是最起碼的格式要求，細究起來，這個標題仍存在著不少錯

3、誤。1.多用標點。標題中除書名號外一般不用標點，如：“關(guān)于印發(fā)《華東師范大學公章管理辦法》的通知”。上文題目中的頓號、引號都是多余的，應該去掉。2.人物模糊不清，順序排列不當。公文里所提到的人物應使用全名，不能只用姓氏加上職務，一個學?？赡軙袃蓚€王校長，不用全名會引起不必要的麻煩。對外行文尤其要注意。“黨先政后”的排列順序在我國是約定俗成的，校長和書記同時出現(xiàn)時應把書記排在前面。3.項目不宜使用代號。公文應該是明晰的，應讓閱讀人一看便知。有些項目和工程有代號，而這些代號可能只有該領(lǐng)域的人知曉，一旦用代號代替項目具體內(nèi)容出現(xiàn)在公文里，會給人一種不知所云的感覺。4.混用文種。

4、根據(jù)國務院2000年8月發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，行政公文的種類主要有命令、議案、決定、意見、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要十三種。請示和報告為不同文種，不能混而為一，上文應屬請示。文種不能錯用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申請等都是非公文文種。二、主送機關(guān)。即受文對象。應根據(jù)公文內(nèi)容選擇相應的主送機關(guān)。上文中的主送機關(guān)也存在著錯誤。1.多頭請示。請示和報告一般只寫一個主送機關(guān)，需同時送其他機關(guān)的應采用抄送形式。上文應主送黨委辦公室，抄送校長辦公室。2.不能送個人。公文是機關(guān)單位之間聯(lián)系匯報工作、處理解決問題的載體，它只針對單位，不針對

5、個人，所以它一般不直接送給個人審閱。三、正文。文種不同，內(nèi)容要求也有變化。請示的正文一般包括請示緣由、請示事項，并應提出自己對解決問題的態(tài)度和意見。上文作為請示，雖然符合基本要求，但很多錯誤也是顯而易見的。1.引文不全。引用的公文要寫明“發(fā)文時間+發(fā)文機關(guān)+標題+公文編號”，如：“根據(jù)華師〔2003〕17號《關(guān)于進一步做好非典型肺炎預防工作的通知》精神”。上文所提到的“校長辦公會議決”缺少時間和議決題目。2.數(shù)字不規(guī)范。正文中除一些約定俗成的叫法外（如華東師范大學“十五”規(guī)劃），數(shù)字應用阿拉伯數(shù)字，“十月二十一日”應為“10月21日”。3.用詞不當。公文講究公事公辦，不需要

6、過度客氣，行文應力求客觀?！罢埿ｉL辦公室提供方便。熱切盼望×校長、×書記的到來！”這些含有感情色彩的話盡量不用。4.信息不準確。公文所涉及的時間、地點、人物應盡量做到準確具體，上文中舉行奠基儀式的時間不夠具體，地點也沒說明，在公文寫作中要注意避免。5.結(jié)尾不當。公文有自己的結(jié)尾用詞，請示一般用“以上請示，請予批復”結(jié)尾，而不用私人信件中常用的“此致”、“敬禮”。6.缺少聯(lián)系人。請示一般應有聯(lián)系人和聯(lián)系電話，上文中少了這項內(nèi)容。四、附件。為了補充說明正文，公文往往要添加附件。上文的附件也存在錯誤之處。1.格式不對。附件的正確格式是：附件：1.××××××××××××××××2

7、.××××××××××××××××附件名稱后不加標點。2.附件名稱過于簡單。附件的名稱在簡潔的同時還要能概括出其具體內(nèi)容，不能過分簡單。上文的“附件1”應寫明是什么人在什么會議上的講話稿，后面最好注明“（代擬稿）”字樣?！案郊?”應寫明是什么會議的議程。五、落款與日期。正文后右下角要寫上發(fā)文機關(guān)和發(fā)文日期，這看起來簡單，但一不小心，可能也會像上文一樣出錯。1.發(fā)文單位不能用簡稱。其實在整個公文里，人名、地名、單位名稱、文件名稱、事物名稱等都忌用簡稱。上文中的“資環(huán)學院”應寫全稱“資源與環(huán)境科學學院”。2.發(fā)文日期不