案例分析公文寫(xiě)作中的常見(jiàn)錯(cuò)誤及對(duì)策.pdf

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1、.案例分析公文寫(xiě)作中的常見(jiàn)錯(cuò)誤及對(duì)策公文是辦公室參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的重要載體，是文秘工作的重頭戲。寫(xiě)好公文是文秘工作者必須具備的基本技能之一，它不僅要求寫(xiě)作者有扎實(shí)的文字功底，還需要掌握各種公文的特點(diǎn)和格式。辦公室每天都要接觸大量的公文，如果所擬的公文不合格，勢(shì)必影響流轉(zhuǎn)的速度，并會(huì)給主送單位平白地增添許多麻煩。筆者所在的校長(zhǎng)辦公室就經(jīng)常遇到類似的情況。下面筆者盡量把常見(jiàn)的錯(cuò)誤放在一篇公文里，展示給各位同行共參。關(guān)于邀請(qǐng)×校長(zhǎng)、×?xí)泤⒓印?0356211”工程奠基儀式并致辭的請(qǐng)示報(bào)告校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室并呈×校長(zhǎng)、×?xí)洠焊鶕?jù)“校長(zhǎng)辦公會(huì)議決”，我院成立了專門(mén)的

2、“10356211”工程指揮小組，在校領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和指揮小組的努力下，前期準(zhǔn)備工作已經(jīng)就緒?，F(xiàn)定于十月二十一日舉行工程奠基儀式，屆時(shí)想請(qǐng)×校長(zhǎng)、×?xí)泤⒓觾x式并致辭，請(qǐng)校長(zhǎng)辦公室提供方便。熱切盼望×校長(zhǎng)、×?xí)浀牡絹?lái)！此致敬禮！...附件一：講話稿；附件二：議程。資環(huán)學(xué)院2008年10月11日一份完整的公文由文頭、內(nèi)文和文尾組成，內(nèi)文是主體，上面展示出來(lái)的就是公文的內(nèi)文部分，本文主要探究?jī)?nèi)文部分的常見(jiàn)錯(cuò)誤和對(duì)策。一、標(biāo)題。標(biāo)題應(yīng)由“發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)于+事由+文種”構(gòu)成，對(duì)內(nèi)發(fā)文可省略發(fā)文機(jī)關(guān)。就上文標(biāo)題而言，似乎也符合這一要求，但這只是最起碼的格式要求，細(xì)究起來(lái)，這個(gè)標(biāo)題仍存在著不

3、少錯(cuò)誤。1.多用標(biāo)點(diǎn)。標(biāo)題中除書(shū)名號(hào)外一般不用標(biāo)點(diǎn)，如：“關(guān)于印發(fā)《華東師范大學(xué)公章管理辦法》的通知”。上文題目中的頓號(hào)、引號(hào)都是多余的，應(yīng)該去掉。2.人物模糊不清，順序排列不當(dāng)。公文里所提到的人物應(yīng)使用全名，不能只用姓氏加上職務(wù)，一個(gè)學(xué)?？赡軙?huì)有兩個(gè)王校長(zhǎng)，不用全名會(huì)引起不必要的麻煩。對(duì)外行文尤其要注意?！包h先政后”的排列順序在我國(guó)是約定俗成的，校長(zhǎng)和書(shū)記同時(shí)出現(xiàn)時(shí)應(yīng)把書(shū)記排在前面。3.項(xiàng)目不宜使用代號(hào)。公文應(yīng)該是明晰的，應(yīng)讓閱讀人一看便知。有些項(xiàng)目和工程有代號(hào)，而這些代號(hào)可能只有該領(lǐng)域的人知曉，一旦用代號(hào)代替項(xiàng)目具體內(nèi)容出現(xiàn)在公文里，會(huì)給人一種不知所云的感覺(jué)。...4.混

4、用文種。根據(jù)國(guó)務(wù)院2000年8月發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，行政公文的種類主要有命令、議案、決定、意見(jiàn)、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要十三種。請(qǐng)示和報(bào)告為不同文種，不能混而為一，上文應(yīng)屬請(qǐng)示。文種不能錯(cuò)用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申請(qǐng)等都是非公文文種。二、主送機(jī)關(guān)。即受文對(duì)象。應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容選擇相應(yīng)的主送機(jī)關(guān)。上文中的主送機(jī)關(guān)也存在著錯(cuò)誤。1.多頭請(qǐng)示。請(qǐng)示和報(bào)告一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的應(yīng)采用抄送形式。上文應(yīng)主送黨委辦公室，抄送校長(zhǎng)辦公室。2.不能送個(gè)人。公文是機(jī)關(guān)單位之間聯(lián)系匯報(bào)工作、處理解決問(wèn)題的載體，它只針對(duì)單位，

5、不針對(duì)個(gè)人，所以它一般不直接送給個(gè)人審閱。三、正文。文種不同，內(nèi)容要求也有變化。請(qǐng)示的正文一般包括請(qǐng)示緣由、請(qǐng)示事項(xiàng)，并應(yīng)提出自己對(duì)解決問(wèn)題的態(tài)度和意見(jiàn)。上文作為請(qǐng)示，雖然符合基本要求，但很多錯(cuò)誤也是顯而易見(jiàn)的。1.引文不全。引用的公文要寫(xiě)明“發(fā)文時(shí)間+發(fā)文機(jī)關(guān)+標(biāo)題+公文編號(hào)”，如：“根據(jù)華師〔2003〕17號(hào)《關(guān)于進(jìn)一步做好非典型肺炎預(yù)防工作的通知》精神”。上文所提到的“校長(zhǎng)辦公會(huì)議決”缺少時(shí)間和議決題目。2.數(shù)字不規(guī)范。正文中除一些約定俗成的叫法外（如華東師范大學(xué)“十五”規(guī)劃），數(shù)字應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字，“十月二十一日”應(yīng)為“10月21日”。...3.用詞不當(dāng)。公文講究公事公

6、辦，不需要過(guò)度客氣，行文應(yīng)力求客觀?！罢?qǐng)校長(zhǎng)辦公室提供方便。熱切盼望×校長(zhǎng)、×?xí)浀牡絹?lái)！”這些含有感情色彩的話盡量不用。4.信息不準(zhǔn)確。公文所涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人物應(yīng)盡量做到準(zhǔn)確具體，上文中舉行奠基儀式的時(shí)間不夠具體，地點(diǎn)也沒(méi)說(shuō)明，在公文寫(xiě)作中要注意避免。5.結(jié)尾不當(dāng)。公文有自己的結(jié)尾用詞，請(qǐng)示一般用“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)”結(jié)尾，而不用私人信件中常用的“此致”、“敬禮”。6.缺少聯(lián)系人。請(qǐng)示一般應(yīng)有聯(lián)系人和聯(lián)系電話，上文中少了這項(xiàng)內(nèi)容。四、附件。為了補(bǔ)充說(shuō)明正文，公文往往要添加附件。上文的附件也存在錯(cuò)誤之處。1.格式不對(duì)。附件的正確格式是：附件：1.×××××××××××××

7、×××2.××××××××××××××××附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)。2.附件名稱過(guò)于簡(jiǎn)單。附件的名稱在簡(jiǎn)潔的同時(shí)還要能概括出其具體內(nèi)容，不能過(guò)分簡(jiǎn)單。上文的“附件1”應(yīng)寫(xiě)明是什么人在什么會(huì)議上的講話稿，后面最好注明“（代擬稿）”字樣。“附件2”應(yīng)寫(xiě)明是什么會(huì)議的議程。五、落款與日期。正文后右下角要寫(xiě)上發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文日期，這看起來(lái)簡(jiǎn)單，但一不小心，可能也會(huì)像上文一樣出錯(cuò)。...1.發(fā)文單位不能用簡(jiǎn)稱。其實(shí)在整個(gè)公文里，人名、地名、單位名稱、文件名稱、事物名稱等都忌用簡(jiǎn)稱。上文中的“資環(huán)學(xué)院”應(yīng)寫(xiě)全稱“資源與環(huán)境