基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑探索

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1、基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑探索洪建華鎮(zhèn)江市工程勘測設(shè)計(jì)研宄院摘要：隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，各行各業(yè)都借助先進(jìn)的信息技術(shù)來改善辦公環(huán)境。在這樣的社會(huì)大背景下，基層單位的文件檔案管理也試圖改革落后的傳統(tǒng)管理辦法，借助先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)來促進(jìn)檔案管理的革新，使自身能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)。本文首先探討了當(dāng)前的棊層單位文件檔案管理中存在的不足，進(jìn)而為基層單位實(shí)現(xiàn)文件檔案管理現(xiàn)代化提供了一些建議。關(guān)鍵詞：基層單位;檔案管理;現(xiàn)代化;收稿日期：2017-10-20Received：2017-10-200引言信息技術(shù)發(fā)展使許多行業(yè)的辦公環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變

2、化，傳統(tǒng)依靠人工的文件檔案管理方式已經(jīng)基本上被淘汰，電子化辦公已經(jīng)成為主流。在一些基層單位中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代化的需求，逐漸被無紙化的管理方式所取代，不僅提高了檔案管理工作的效率，從長遠(yuǎn)來看，還能節(jié)省很多資金，對于基層單位的健康發(fā)展只有積極的意義。因此，基層單位應(yīng)該加強(qiáng)現(xiàn)代化的檔案管理建設(shè)，探討和研究如何有效實(shí)現(xiàn)基層單位文件檔案管理的現(xiàn)代化。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的興起提高丫文件檔案管理的效率，在很大程度上解決丫傳統(tǒng)檔案管理準(zhǔn)確率與效率低的問題。事業(yè)單位只有不斷更新技術(shù)與理念，方能讓文件檔案管理工作與時(shí)倶進(jìn)，如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化與系統(tǒng)化是當(dāng)前

3、需要面對的主要問題，有必要對這一問題進(jìn)行深入研究。檔案管理是基層事業(yè)單位工作中一個(gè)非常重要的部分，真實(shí)地記錄了基層組織的工作活動(dòng)，涉及N容較為廣泛。FI前，我國檔案管理的現(xiàn)代化水平較低，信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢及潛能還沒有充分發(fā)揮出來，尤其是在基層事業(yè)單位工作管理方面，仍然受傳統(tǒng)檔案管理問題的影響，1基層單位文件檔案管理存在的問題1.1缺乏健全的檔案管理制度從目前的情況看，基層單位在文件檔案管理方面，缺乏健全的檔案管理制度。具體來說，一方面，檔案管理工作比較隨意，管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致管理工作十分混亂;另一方面，一些檔案的案卷標(biāo)題沒有填寫完整，也沒有

4、進(jìn)行序號(hào)編寫、組卷不統(tǒng)一，而且更為嚴(yán)重的是一些文件檔案沒有編制卷內(nèi)目錄，或者編過的卷內(nèi)目錄遺失、不完整，在檔案歸類上十分隨意等。此外，工作人員在進(jìn)行檔案整理時(shí)，沒有明確的方向和目標(biāo)，對于檔案的搜集、整理和后期維護(hù)缺乏關(guān)鍵制度作為支撐。這些問題都反映出棊層單位檔案管理制度的重大漏洞，沒有健全的檔案管理制度，會(huì)使工作人員因循守舊、不思創(chuàng)新，長此以往，會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的效率和質(zhì)量都十分低下。1.2檔案檢索系統(tǒng)不健全檔案整理歸檔是為了方便后期的檢索查詢，科學(xué)的檢索系統(tǒng)對于檔案的使用和查詢來說十分關(guān)鍵，然而在當(dāng)前的一些基層單位屮，存在檔案檢索系統(tǒng)不健全的問題。目前的

5、檢索方式主要有兩種，即手工和計(jì)算機(jī)檢索，計(jì)算機(jī)檢索相較于人工來說有很多優(yōu)勢，但許多基層單位仍然采取人工檢索的方式，不僅效率低下，而且耗時(shí)耗力。1.3利用效率低文件檔案管理工作能夠幫助棊層單位回望過去、規(guī)劃未來，進(jìn)而有利于棊層單位開展相關(guān)工作。因而，無論是從經(jīng)濟(jì)視角還是從社會(huì)視角，基層單位的文件檔案管理對基層單位發(fā)展都有一定的積極意義。但是，在過去的相當(dāng)長的時(shí)間里，基層單位檔案的利用效率很低，沒有得到充分利用，在檔案整理工作完成后，除了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢査外，這些檔案基本上不會(huì)再被翻閱，純粹是為了整理而整理，沒有有效發(fā)揮檔案管理的重要作用。1.4缺少專業(yè)的檔案管理人才

6、目前，許多基層單位對檔案管理工作都不是很重視，因而也不會(huì)引進(jìn)專業(yè)人才來管理檔案。有很多檔案管理人員都是從其他部門臨時(shí)調(diào)過來的，在年齡和學(xué)歷上都不占優(yōu)勢，導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)很低，不能很好地完成檔案管理工作。2基層單位文件檔案管理的現(xiàn)代化路徑探索文件檔案的現(xiàn)代化管理，也就是將一些現(xiàn)代化的技術(shù)手段、管理方法以及理論運(yùn)用到基層單位的文件檔案管理中，進(jìn)而促進(jìn)形成健全、高效的檔案管理制度，促進(jìn)文件檔案管理的系統(tǒng)化、自動(dòng)化、信息化。2.1健全檔案檢索系統(tǒng)檢索對于檔案后期應(yīng)用的重要性不言而喻，要想使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，基層單位就需要健全檔案檢索系統(tǒng)，使檔案檢索系

7、統(tǒng)更加規(guī)范化和專業(yè)化。具體來說，首先，基層單位要借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，建立電子化的檢索目錄，并通過對檢索條件進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置，來完善檔案檢索系統(tǒng)。其次，檢索系統(tǒng)要使用最流行的關(guān)鍵詞法，檢索者可以根據(jù)自己的需求，在檢索系統(tǒng)中輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞，然后檢索系統(tǒng)就可以將相關(guān)的文獻(xiàn)呈現(xiàn)出來，從而可以提高檔案管理的效率。2.2提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)目前，國家一直在強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性，而且也付諸了行動(dòng)，加強(qiáng)了對基層單位的檔案檢查力度。對此，基層單位也開始重視檔案管理工作，為達(dá)到主管部門的標(biāo)準(zhǔn)要求，檔案管理部門要重點(diǎn)提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，這是改變檔案管理現(xiàn)狀的根本之策

8、。那么，如何才能提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)呢?首先，