檔案-做好學?？蒲袡n案的跟蹤收集 提高學?？蒲袡n案的利用水平

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1、檔案:做好學校科研檔案的跟蹤收集提高學?？蒲袡n案的利用水平檔案:做好學?？蒲袡n案的跟蹤收集提高學?？蒲袡n案的利用水平　摘要:科研檔案是廣大科學工作者從事科研活動的真實記錄。對我們的科研、教學、經(jīng)濟等工作起到了重要的作用。筆者重點從如何加強學?？蒲袡n案的收集工作出發(fā),對這一問題進行具體的闡述?！　￡P鍵詞:檔案;科研檔案;科研檔案的收集　　　　科研檔案是廣大科技工作者從事科技活動的記錄,它客觀如實反映了科研活動的情況,并能為教學、科研、經(jīng)濟等工作提供憑證及參考作用?？蒲袡n案的收集工作是科研檔案工作的基礎和前提,只有做好科研檔案的收集工

2、作,妥善地積累和儲存科研檔案,才能真正保證科研檔案的完整、準確、系統(tǒng),保證科研檔案信息資源得到充分開發(fā)和有效利用,最大限度地發(fā)揮學?？蒲袡n案在學校和社會各個領域中的作用。但在實際工作中,大部分科研人員往往只注重科研活動的進展和結果,而忽視了對研究過程中產生的各類文件材料的整理、收集和保存,從而導致了日后科研檔案管理工作的被動。因此,學?？蒲袡n案管理工作,不應只是簡單的靜態(tài)收藏與保管,而應將科研檔案的收集工作貫穿于科研活動的全過程,才能確保學校科研檔案的完整性和準確性,切實提高科研檔案利用水平。要加強學?？蒲袡n案的跟蹤收集,我認為要

3、從三個方面努力:　　一、跟蹤科研課題進度提高科研檔案收集效率　　科研檔案的形成不僅與科研活動密不可分,而且整個科研過程交織在一起。要做好收集,就要求檔案管理人員同科研人員加強聯(lián)系、密切配合,了解和掌握科研課題的整體進程安排,跟蹤收集已形成的各種文件材料。檔案管理人員可以根據(jù)所掌握課題的工作進度情況,進行定期收集整理?？蒲姓n題多種多樣,有理論的,有應用和發(fā)展研究的,也有開發(fā)和推廣的,實驗對象、研究方法和研究周期也各不相同,有的課題研究思路和方法經(jīng)常改變,而這種改變在科學研究中又是允許的,在這種情況下,將會產生課題研究是不是按預定計劃

4、進行的、課題進展中碰到了什么問題、是怎么解決的、研究路線和方法是否正確等等一系列問題,如果在課題研究過程中注意形成和積累完整、系統(tǒng)的文件材料,及時整理歸檔,就可以清楚地反映出課題的整個研究過程和變化情況,從而實現(xiàn)對課題的有效監(jiān)督和管理。　　二、結合階段性成果加強科研檔案收集工作　　一個課題所形成的報告、設計、圖紙及數(shù)據(jù)等材料,是其科技成果的文字或圖象記載,是推廣轉讓成果的必要條件和依據(jù)。因此,要切實將資料收集工作與成果管理工作結合起來,才能保證科技資料全面、及時歸檔。實際工作中,應抓住成果鑒定和成果推廣兩個關鍵階段:　　1.成果鑒

5、定階段?？蒲谐晒b定階段是收集該課題科技研究檔案材料的重要環(huán)節(jié)。成果鑒定,標志著該課題的研究工作已經(jīng)結束,有關的文件材料已經(jīng)形成,因此,要抓住成果鑒定階段的有利時機,做好相關文件材料的收集、歸檔工作。根據(jù)有關規(guī)定,課題申請鑒定前,相關材料必須通過校檔案管理部門的形式審查。這樣做,一方面可以杜絕課題完成人員因急于鑒定,而造成材料準備不充分或不符合要求等問題;另一方面,可以通過形式審查,對整個課題應形成的全部材料進行核查,幫助研究人員按規(guī)定格式要求將全部論文、專著、試驗現(xiàn)場記錄、研究總結、研究報告、圖紙、經(jīng)費決算書等進行系統(tǒng)地整理歸檔

6、,為最大限度發(fā)揮科研檔案的作用奠定基礎?！　?.成果推廣應用階段。一項科研成果經(jīng)過鑒定后,接踵而來的是該成果的推廣和應用,科研成果最終將進入生產領域,轉化為現(xiàn)實生產力。在這一階段中,一方面,多數(shù)科研成果要在中試及擴大生產規(guī)模過程中進行改進及修正,產生許多新的技術資料;另一方面,科研成果的推廣應用將產生經(jīng)濟和社會效益。這兩方面資料,作為原成果檔案的一部分,也必須及時收集整理歸檔。只有這樣,該成果的檔案材料才算完整,才更有利于科研成果的推廣和應用,才能更公正、準確地評價成果的真實水平。三、堅持隨時收集與現(xiàn)場收集相結合　　隨時收集往往同

7、日常工作相結合,這種收集方式具有及時、靈活、簡便的特點。一個課題的檔案必須能準確、全面地反映該課題進行的全過程。因此在科研過程中,要注意隨時收集、保存各種文件材料,工作到一定階段就應進行適當整理,使大量零星材料系統(tǒng)化。如果平時不注意積累整理,時間長了,不僅材料容易丟失,還會給立卷歸檔工作帶來困難,影響科研檔案質量。為了保證科研檔案的完整、準確、系統(tǒng),檔案管理人員除注意隨時收集外,還必須深入現(xiàn)場,做好科研檔案的跟蹤收集工作。在歸檔制度比較健全、執(zhí)行比較嚴格的情況下,現(xiàn)場收集同隨時收集相比,處于輔助地位,但在歸檔制度不夠健全或雖有歸檔

8、制度而執(zhí)行不夠嚴格的單位,現(xiàn)場收集則處于不可忽視的重要位置。根據(jù)科研檔案形成的一般規(guī)律和特點,科研檔案的現(xiàn)場收集工作主要應抓住以下三個環(huán)節(jié):　　1.年度總結。研究周期比較長的課題,往往在年末進行年度試驗研究總結,這是進行文件材料收集、歸檔的好時機,