《采購控制程序》word版

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1、寧波湖編物業(yè)管理有限公司章節(jié)號7.4采購控制程序版本1/0頁次1/61目的對采購過程及供方進行控制，確保所采購的產(chǎn)品和供方提供的服務符合規(guī)定要求。2適用范圍適用于對服務所需物資的采購、承擔服務項目分包合同的供方提供服務的控制，對供方進行選擇、評價和控制。3主要職責3.1辦公室負責辦公用品、工作服裝等物資的采購控制；3.2各管理處負責機電設備和維修物資的采購控制；3.3分管質(zhì)量的副總經(jīng)理或總經(jīng)理負責服務項目分包的采購控制；3.4總經(jīng)理負責合格供方名錄的審批。3.5各相關部門質(zhì)量檢查員負責對采購物資的實物質(zhì)量、分包服務項目的服務質(zhì)量進行檢

2、驗和檢查。4程序4.1采購產(chǎn)品4.1.1采購產(chǎn)品分類：a．重要物資：維修建材、五金、機電及工作、保安器材、清潔用品等；b．一般物資：零星采購的工具、維修與檢測設備等；c.外包服務項目：綠化、電梯維護、水箱清洗、垃圾清運、復印機維護保養(yǎng)、中央空調(diào)維護保養(yǎng)等。辦公室負責編制《采購物資分類明細表》包括重要物資的進貨檢驗規(guī)程，經(jīng)管理者代表批準后實施。4.1.2采購物資的審批a．各部門根據(jù)工作需要填寫《物料申購表》或電話請示公司領導審批，或視具體情況再報上級有關部門批準。寧波湖編物業(yè)管理有限公司章節(jié)號7.4采購控制程序版本1/0頁次2/6b.《

3、物料申購表》應清楚寫明部門、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格(估價)、申請購買時間、用途、質(zhì)量要求等。4.1.3各相關部門負責實施采購。對于重要物資，應在《合格物資供方名錄》中選擇供方。對于第一次大量采購的重要物資，應與供方簽訂采購合同，明確品名規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術標準、驗收條件、違約責任及供貨期限等；采購前，采購人員應核實《物料申購表》，并與供方溝通，確保規(guī)定的采購要求是充分的。4.1.4外包的服務項目由分管副總或總經(jīng)理與合格服務供方簽訂合同，合同的內(nèi)容應包括：服務項目、服務內(nèi)容、責任人、服務質(zhì)量標準、履行期限、考核方法等。4.2對

4、合格物資供方的評價4.2.1合格物資供方應具備的條件：a．具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；b．具有良好的供應物資業(yè)績；c．具有質(zhì)量保證能力的證明(必要時)；d．價格合理；e．服務良好。4.2.2各相關部門根據(jù)采購物資的要求和服務需要，通過對物資和服務的質(zhì)量、價格、履約率等進行比較，選擇合適的供方，填寫《物資供方評定記錄表》進行評定，對同類的物資的供方，應同時選擇幾家以作比較，對符合要求的供方列入《合格供方名錄》；將《合格供方名錄》及《物資供方評定記錄表》報管理者代表審核、總經(jīng)理批準。4.2.3對提供大件重要物資的供方，應提供質(zhì)量證明文

5、件，以證實其產(chǎn)品質(zhì)量，適當時包括以下內(nèi)容：a.質(zhì)量管理體系認證證書；寧波湖編物業(yè)管理有限公司章節(jié)號7.4采購控制程序版本1/0頁次3/6b.本公司對供方質(zhì)量管理體系進行審核的結(jié)果；c.本公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；4.2.4對第一次提供重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，應經(jīng)樣品檢驗及小批量試用，試用合格才能填寫《物資供方評定記錄表》，列入合格供方選擇范圍，經(jīng)管理者代表審核、總經(jīng)理批準后，可列入《合格供方名錄》。4.2.5零星物資的采購，由使用人員對其規(guī)格型號進行驗證即為對此供方的評價和控制，不列入合格供方名錄。4.2.

6、6對連續(xù)兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。4.3服務供方的評價4.3.1合格服務供方應具備的條件：a．應在工商部門注冊、具有法人資格；b．有從事過類似服務項目的優(yōu)良業(yè)績；c．良好的質(zhì)量保證能力；d.有承擔相應服務項目的工作條件和實力，必要時，提供單位、人員的資質(zhì)證明；e．服務供方在簽訂合同前，應提交對分包項目的服務方案：包括服務內(nèi)容、責任人、服務標準、完成時間、質(zhì)量保證等。4.3.2各相關部門依據(jù)條件，對擬選擇的服務供方填寫《服務供方評定記錄表》進行評定，對符合要求的供方列入《合格供方名錄》；將《合格供方名錄》及《

7、服務供方評定記錄表》報管理者代表審核、總經(jīng)理批準；4.3.3分管副總或總經(jīng)理與合格服務供方簽訂服務合同，各相關部門依據(jù)合同對供方的服務質(zhì)量進行驗證，填寫相應的檢查記錄。4.4對合格供方的定期復評4.4.1辦公室組織有關部門，每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，寧波湖編物業(yè)管理有限公司章節(jié)號7.4采購控制程序版本1/0頁次4/6填寫《物資供方業(yè)績評定表》，評價時按百分制，產(chǎn)品質(zhì)量評分占50％，售后服務評分占20％，其他(如價格、交貨期等)占30％。評定總分低于60(或產(chǎn)品質(zhì)量評分低于42分)，應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報

8、管理者代表批準，并加強對其供應物資質(zhì)量的驗證，執(zhí)行4.6.1條款。如果連續(xù)二次評分不及格，應取消其供貨資格。4.4.2辦公室組織有關部門，每年對合格服務供方進行一次跟蹤復評，填寫《服務供方業(yè)績評定表》，評價時按百分制，服