淺析會計電算化中“反記賬、反結(jié)賬”的利弊

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1、淺析會計電算化中“反記賬、反結(jié)賬”的利弊[論文關(guān)鍵詞]反記賬;反結(jié)賬;數(shù)據(jù)　　[論文摘要]會計電算化是會計發(fā)展史上的一次重大革命,它不僅是會計發(fā)展的需要,更是經(jīng)濟發(fā)展和計算機技術(shù)的發(fā)展對會計工作提出的要求。實現(xiàn)會計電算化是我國會計工作發(fā)展的必然趨勢。目前,電算化會計信息系統(tǒng)進一步向深層次延伸,在給企業(yè)帶來了巨大效益的同時,也給企業(yè)內(nèi)部控制和會計監(jiān)督帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。理論界和實務(wù)界關(guān)于“反記賬、反結(jié)賬”功能的可行性爭論比較激烈,筆者認為“反記賬、反結(jié)賬”做法有利有弊,不可片面妄下定論。　　　　　　　　當前,會計電算化在我國已得到基本普及,在應(yīng)用過

2、程中與以往的手工記賬相比優(yōu)勢明顯。計算機的運算速度快、計算精度高、提供信息全面,大大提高了會計工作的質(zhì)量,改變了會計工作的面貌?！　嬰娝慊怨δ苣K組合工作方式代替人工自動完成日常賬務(wù)處理工作。包括可以自動記賬、自動結(jié)轉(zhuǎn)、自動對賬、自動結(jié)賬等,甚至能夠“反記賬”、“反結(jié)賬”。會計電算化以其高效、自動、方便、準確等優(yōu)點正日益受到廣大會計人員的歡迎。但是,計算機畢竟依靠的是人為設(shè)計的程序化工作流程,在日常工作中相應(yīng)地會產(chǎn)生許多新問題。其中,關(guān)于“反記賬、反結(jié)賬”功能的可行性爭論就比較激烈,筆者認為“反記賬、反結(jié)賬”做法有利有弊,不可片面妄下定論?！　　?/p>

3、反記賬”是指將已經(jīng)記賬的憑證通過記賬的反向處理,恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)?！胺唇Y(jié)賬”則是在已經(jīng)結(jié)賬的期間,通過取消結(jié)賬的做法,解除封賬,恢復(fù)到結(jié)賬前的狀態(tài)。在計算機特定的工作環(huán)境中,筆者認為這些做法有一定的可行性?！　〉谝?實際工作中如果存在錯誤的記賬憑證,不施行“反記賬”的話則將導(dǎo)致賬簿中存在大量無用的冗余信息,影響對會計信息的使用。從復(fù)核的角度來看,雖然錯賬也許在后續(xù)的憑證中進行了更正,但當復(fù)核人員瀏覽到一筆又一筆的錯賬時,并不能忽略跳過,還是會影響工作效率。如果有“反記賬”功能就可以先取消記賬,把錯誤憑證全部更正后再重新記賬,賬簿中的冗余信息就可以大大

4、減少,賬簿信息就會簡潔明了,便于利用?！　∧敲?要做到這一點在結(jié)賬前后要分情況處理。結(jié)賬前如果發(fā)現(xiàn)錯誤憑證需要“反記賬”時,直接進行即可。結(jié)賬后此會計期間已經(jīng)封賬,就必須先進行“反結(jié)賬”激活本期間賬簿處理功能,接著才能順利進行“反記賬”。也就是說從清除數(shù)據(jù)庫中冗余信息,保證賬簿數(shù)據(jù)準確、明了的層面上來看,“反記賬、反結(jié)賬”功能的作用不可忽視。　　第二,在電算化會計信息系統(tǒng)中當存放會計賬簿數(shù)據(jù)的計算機硬盤扇區(qū)遭受物理損害,或者賬簿數(shù)據(jù)庫在沒有啟動計算機會計軟件的情況下被人為非法篡改時,就完全可能導(dǎo)致賬證數(shù)據(jù)信息混亂、不符。無論是賬簿錯誤還是憑證錯誤,或者

5、賬簿、憑證都有錯誤,都無法像手工會計那樣采用劃線更正法、補充登記法或紅字沖銷法來更正,因為此時的錯誤屬于由非正常情況導(dǎo)致,最好的辦法就是施行“反記賬”。因為,對于不甚精通計算機的會計工作人員來說,意外情況下為了保證會計數(shù)據(jù)的完整和準確,最好的方法就是干脆恢復(fù)到最初狀態(tài)。如果憑證數(shù)據(jù)正確,僅僅是賬簿記錄有誤,取消錯誤的賬簿記錄后將正確的憑證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入即可;如果是憑證有誤,則不管賬簿記錄是否正確,均應(yīng)先取消賬簿記錄數(shù)據(jù),再對錯誤憑證一一進行更正,審核無誤后重新登記入賬?！　×硗?當計算機意外斷電、病毒侵襲等非常事件導(dǎo)致記賬或結(jié)賬過程意外中斷時,會計人員更是無

6、從下手。操作者無法確定在出現(xiàn)意外的剎那間計算機后臺數(shù)據(jù)處理的進度,為防止數(shù)據(jù)丟失,最保守的做法就是進行“反記賬”或者“反結(jié)賬”,恢復(fù)到可控制階段?！　∫陨系倪@些做法在相關(guān)法規(guī)中也得到認可?！稌嫼怂丬浖竟δ芤?guī)范》中規(guī)定,會計軟件“應(yīng)當具有在計算機發(fā)生故障或者由于強行關(guān)機及其他原因引起內(nèi)部和外部會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下,利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能”。顯然,要恢復(fù)到“最近狀態(tài)”就需對不確定的數(shù)據(jù)處理進行“反記賬”或是“反結(jié)賬”?！　〉谌?現(xiàn)今階段為滿足會計電算化的崗位需求,在職人員必須進行電算化培訓(xùn),在校生必須進行專業(yè)學習。在培訓(xùn)和教學中,“反記賬

7、、反結(jié)賬”功能從實驗練習的角度上講必不可少。學員在教學練習中不可避免會出現(xiàn)大量的錯誤操作,導(dǎo)致形成大量的錯誤數(shù)據(jù)信息,而在電算化信息系統(tǒng)中一旦進行了記賬或者結(jié)賬,所有的數(shù)據(jù)都會轉(zhuǎn)為后臺存儲,前臺只能瀏覽不可修改,這給教學輔導(dǎo)帶來很大障礙。要想準確找到操作過程中的錯誤所在,讓教師“對癥下藥”,進行指導(dǎo)和更正,就必須利用“反記賬”或“反結(jié)賬”功能再現(xiàn)學員的錯誤操作?！　⊥瑫r,目前市面上絕大多數(shù)教學軟件為企業(yè)財務(wù)軟件的演示版,也就是說學員在課堂上學習和練習的軟件還是具有相對的真實性的,這就要求教師要重視細節(jié)演示,提高考核標準,這樣學員在學習完畢后才能做到以最

8、短的時間符合崗位要求。那么,在課堂上需要重復(fù)演示或練習相關(guān)操作步驟,這其中憑證、賬簿是重點,因