淺析新時期醫(yī)院人事檔案管理的電子化

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1、淺析新時期醫(yī)院人事檔案管理的電子化【摘要】隨著信息技術的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理的電子化已是時代發(fā)展的需要，文章主要論述了電子檔案相對于紙質檔案的優(yōu)點，同時對醫(yī)院人事檔案的電子化的具體實施提出了一些自己的看法?！娟P鍵詞】醫(yī)院人事檔案管理電子檔案醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院從業(yè)人員的經歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。它是個人發(fā)展、醫(yī)院人才招聘、提拔和實現(xiàn)整個社會人才優(yōu)化配置的基本依據?，F(xiàn)代科技的發(fā)展為醫(yī)院人事檔案管理提供了便利，當然也對檔案管理提

2、出了更高的要求，在網絡環(huán)境下利用計算機建立電子檔案是新時代人事檔案管理的必然趨勢。網絡建檔是社會進步和信息系統(tǒng)發(fā)展的需要，另外，過去的人事檔案一般是堆疊在檔案室里，在搜集信息、存儲檔案和提取檔案等方面都存在著很多問題，而相對于過去的紙質檔案，建立電子檔案則體現(xiàn)出更多的優(yōu)越性：1.保存壽命長，不易損壞檔案以電子文檔形式存放在電腦或光盤、優(yōu)盤等電子存儲介質內，不會因為像紙質檔案一樣因為天氣、自然災害和存放時間等的影響而發(fā)生破損、丟失的情況，即使經過很長時間電子文檔里面的信息依然能完整無缺，一直保存下去。而且電子檔案一般都有備份，一份文件出

3、現(xiàn)問題，還有一份甚至多份備份資料可供參考彌補，打破過去紙質檔案袋的“唯一存在”，也就增強了醫(yī)院人事檔案的安全性和可靠性。2.信息全面有效由于電子設備存儲空間很大，對于醫(yī)院人事檔案的信息可以覆蓋個人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時更新，及時地補充和修改個人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時鮮性，讓醫(yī)院及其他用人單位可以通過檔案了解個人的實時情況以適當評估調用，個人也會因為檔案的這種時鮮性而警惕，更加嚴格要求自己的工作和

4、生活，以保持最佳的檔案記錄。3.提取檔案方便以前的人事檔案是放在一個專門檔案室里，要從諸多的檔案袋里找出某個人的已屬不易，更不用說查找某些細節(jié)信息了，更何況很多檔案由于年代久遠，查找目錄存在不全、不準確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數據系統(tǒng)建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據索引點擊某個按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。4.共享性將檔案袋保存在醫(yī)院的檔案室里，個人的信息只被這所醫(yī)院擁有，而在網絡環(huán)境下建立的電子檔案則體現(xiàn)出鮮明的共享性。通過網絡可以將一

5、些非保密的檔案信息傳到信息網上，跟各種醫(yī)藥科研網、醫(yī)學教育網以及人才網等一起共享信息，在這樣更寬的平臺上，對個人素質的發(fā)展和醫(yī)院人事管理的提高都將起到很大的推動作用。如果最終能實現(xiàn)全國范圍內的人事檔案共享，那對我國的人才優(yōu)化配置都將是十分有利的。5考核評價公開公平在紙質檔案內的考核評價部分，一般是由單位上司或部門個人填寫，而檔案一般是在檔案室保密存放的，他人根本無從知道里面的內容。醫(yī)院可以將電子檔案的這部分內容掛在網上，考核評價結果予以公示，由全體工作人員來檢查核實或是由大家來一起考核個人的工作生活情況，給予評價。這樣的考核公開公正公

6、平，完全透明，可以更加真實的反映個人情況，保證了人事檔案的真實性。當然電子檔案并不是完美無缺的，它存在一些電子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不夠等，另外它還需要醫(yī)院檔案管理人員有較高的的專業(yè)能力。如何更好地實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的電子化，我覺得可以從以下幾方面著手：首先，要有完善的建立電子檔案的軟件和硬件設施，醫(yī)院應該設立專門的微機室代替過去的紙質檔案室來存放電子檔案，注意火電問題，保持微機的正常工作以及網絡的通達。然后引進適合本單位人事檔案的管理信息系統(tǒng)，確保各種檔案信息的錄入、分類、統(tǒng)計、修改、保密、備份和查閱提取操作都能方便快捷。

7、另外，不管是微機還是信息系統(tǒng)都要有良好的升級環(huán)境，能確保醫(yī)院人事檔案電子形式和人事檔案的管理都要緊跟時代步伐。然后，醫(yī)院要分配專人來管理。管理人員必須具備很強的責任感，主動地搜集補充醫(yī)院工作人員的檔案信息，做好備份，盡量做到及時全面。還有就是專業(yè)素質，他們不僅要懂得人事檔案管理的專業(yè)知識，同時還要具備信息技術的基礎知識，才能在網絡環(huán)境下高效地進行電子檔案的管理工作。同時他們還需要具有良好的職業(yè)素質，不隨意泄露他人的檔案信息，不會因為其他單位或個人的利惑而非法借閱、修改檔案。其次，醫(yī)院應該建立完善的檔案管理制度。強調《中華人民共和國檔案

8、法》的總體要求，同時建立自己單位的相關管理制度，一來可以使檔案管理更加的規(guī)范，防止不法分子以不正當的手段盜取。另外人事檔案是包含了全體工作人員的多種信息，一經不法分子利用將貽害無窮，要切實做好保密工作。在這方面醫(yī)院應該重