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1、專業(yè)資料分享利用Word和Excel批量打印獎狀??對于打印獎狀,通常我們所采用的方法是將姓名和獲幾等獎位置空著,等到獎狀打印完畢再用手工填寫;或者是分別在每張電子獎狀上更改名字等信息再打印。這兩種方法都費(fèi)時(shí)費(fèi)力,其實(shí)利用Word中的郵件合并功能通過4個(gè)步驟就可以非常輕松地批量打印獎狀。一、建立獎狀模板首先利用Word制作一個(gè)獎狀模板并保存為“獎狀.doc”,將其中班級、姓名、獲獎?lì)悇e先空出,確保打印輸出后的格式與獎狀紙相符(如圖1所示)。圖1二、用Excel建立獲獎數(shù)據(jù)庫在Excel表格中輸入獲獎人以及獲幾等獎等相關(guān)信息并保存為“獎狀數(shù)據(jù).xls”,格式如圖2所示。圖2三、關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫與獎狀
2、打開“獎狀.doc”,依次選擇視圖→工具欄→郵件合并,在新出現(xiàn)的工具欄中選擇“打開數(shù)據(jù)源”,并選擇“獎狀數(shù)據(jù).xls”,打開后選擇相應(yīng)的工作簿,默認(rèn)為sheetl,并按確定。WORD格式編輯整理專業(yè)資料分享將鼠標(biāo)定位到需要插入班組的地方,單擊“插入域”,在彈出的對話框中選擇“班級”,并按“插入”。同樣的方法完成姓名、項(xiàng)目、等第的插入,完成后的效果如圖3。圖3四、預(yù)覽并打印選擇“查看合并數(shù)據(jù)”,然后用前后箭頭就可以瀏覽合并數(shù)據(jù)后的效果,選擇“合并到新文檔”可以生成一個(gè)包含所有獎狀的Word文檔,這時(shí)就可以批量打印了。利用郵件合并功能可以非常方便地將Excel數(shù)據(jù)與Word文檔關(guān)聯(lián)起來,如果數(shù)據(jù)
3、有變動,只要在Excel表格中修改就可以了。利用該功能,還可以非常方便地制作和打印成績單、工資條等。2、制作批量打印獎狀的文檔??2010-12-0600:38:13
4、??分類:默認(rèn)分類
5、??標(biāo)簽:
6、字號大中小?訂閱本文引用自hcdbd2000《制作批量打印獎狀的文檔》?作為一名教師,可能每學(xué)期都會遇到要給學(xué)生打印獎狀的事情,無數(shù)份獎狀格式相同,要是一張一張地制作,或是制作一張就打印一張,就得非常小心,反復(fù)地對每張獎狀認(rèn)真檢查,一是當(dāng)心重復(fù),二是當(dāng)心漏掉。有沒有好一些的辦法,能批量打印獎狀呢?我找到了一種方法,不知是不是最好,但我覺得還是挺好用的。說明:我用的是“Microsoftoffic
7、e2003”。方法:1、用“MicrosoftofficeExcel2003”輸入要制作獎狀的學(xué)生的姓名、科目,我這里保存為文件名【期中獲獎名單】,備用。WORD格式編輯整理專業(yè)資料分享?2、用“MicrosoftofficeWord2003”,設(shè)置好獎狀格式,輸入文字。為了方便下次使用,可以先把文檔保存為“文檔模板”,也可選擇把文件屬性設(shè)置為“只讀”,文件名為【期中獎狀】(我這里保存為文檔模板)。圖中加下劃線的部分表示要設(shè)置的內(nèi)容。3、打開剛做好的“Word”文檔【期中獎狀】,單擊菜單欄的①“視圖”,在彈出的下拉菜單中指向②“工具欄”,單擊③“郵件合并”,工具欄上就會看到相應(yīng)的工具。WOR
8、D格式編輯整理專業(yè)資料分享?4、單擊工具欄上的“打開數(shù)據(jù)源”。5、在隨后彈出的窗口中選擇剛做好的“Excel”文件①【期中獲獎名單】,然后單擊②“打開”。WORD格式編輯整理專業(yè)資料分享6、先選定①,接著單擊工具欄上的②“插入域”,在彈出的窗口中單擊③“匹配域”,在彈出的對話框中設(shè)置④的第一項(xiàng)為“姓名”,第二項(xiàng)為“科目”(點(diǎn)“▼”進(jìn)行選擇),然后單擊⑤“確定”。WORD格式編輯整理專業(yè)資料分享?7、點(diǎn)一下①“姓名”,單擊②“插入”。關(guān)閉“插入合并域”對話框?!靶彰睓诘脑O(shè)置就完成了。WORD格式編輯整理專業(yè)資料分享8、接著設(shè)置“科目”。單擊“插入域”,再按照第6步的方法設(shè)置“科目”即可。9、
9、到這里,文檔就算大功告成,我們可以對“姓名”——“孫偉”,“科目”——“語文”進(jìn)行字體設(shè)置,包括加下劃線等,雖然我們只設(shè)置了一個(gè)姓名“孫偉”和一個(gè)科目“語文”,但所有的獎狀都會有我們設(shè)置的效果。在①可以看到有37張獎狀,按左右兩個(gè)三角形可以查看。點(diǎn)②第一個(gè)圖標(biāo)“合并到新文檔”,就會彈出一個(gè)新的文檔,這時(shí)可以看到共有37頁,每頁是一張獎狀,點(diǎn)第二個(gè)圖標(biāo)“合并到打印機(jī)”可以直接打印所有獎狀,也可進(jìn)行打印設(shè)置。WORD格式編輯整理專業(yè)資料分享要是獎狀格式與我所設(shè)計(jì)的不同,也可以照這步驟制作。WORD格式編輯整理