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1、淺析文書檔案管理中存在的問題及對策新疆新華水電投資股份有限公司新疆烏魯木830063摘要：文書檔案管理是企業(yè)、政府機關、事業(yè)單位、社會組織管理工作中重要的內(nèi)容，管理水平的高低對文書檔案的完整性和質(zhì)量有著很大的關系。只有將文書檔案的管理水平提高，才能實現(xiàn)文書檔案的價值，但在目前很多事業(yè)單位的文書檔案管理工作中存在著不少問題，需要檔案管理人員制定相應的對策。關鍵詞：文書檔案；檔案管理；問題；對策文書檔案在各個單位中具有重要的價值，對單位的各項活動能夠客觀地反映，也是單位管理水平的肓接體現(xiàn)，方便單位的管理層對企業(yè)的管理水平進行評價，從
2、而找出管理工作中存在的弊端，進行科學的整改。在計算機信息技術(shù)迅猛發(fā)展的現(xiàn)代，文書檔案管理也具備信息化的特點，而文書檔案管理工作中存在的一些問題仍然需要管理人員加以重視。一、文書檔案管理工作中的不足1.對文書檔案管理缺乏一定的認識目前，在很多企業(yè)和單位中，文書檔案管理人員對檔案管理的認識并不充分，缺乏科學的認知，以至于在管理工作中沒有加以重視，使得文書檔案管理工作難以做到有序開展。造成這樣的情況主要是因為檔案管理人員認為該工作對單位的直接效益沒有太大的關系，因此，在文書檔案管理中過于懈怠，沒有形成文書檔案管理的意識。2.文書工作和
3、檔案管理工作相混淆文書工作和檔案管理工作是兩種不同的內(nèi)容，但檔案管理需要在文書工作順利開展的前提下才能夠有效進行。當前很多單位對這兩個工作相混淆，并且沒有做好這兩個工作的協(xié)調(diào)管理，文書檔案管理人員沒有重視與文秘的工作銜接,以至于文書檔案管理與文書工作相脫節(jié)，使得檔案管理工作難以有序地開展，同時也一定程度上影響了文秘的文書工作。所以在對文書工作和檔案管理工作的問題上，兩者是相互聯(lián)系的，檔案管理人員只有正確認識到這點，才能保證工作質(zhì)量。3.員工整體素質(zhì)偏低因為文書檔案管理工作發(fā)展相對較晚，相關的單位對這方面工作重視程度不夠，因此使得
4、文書檔案管理人員的重視程度也不夠，對此方面人員的培訓不足，很多都是臨吋調(diào)用人員，而非專業(yè)的檔案管理人員，其至連基本的檔案管理知識都沒有。這些因素都對文書檔案管理的員工的整體素質(zhì)產(chǎn)生很大影響。管理人員的素質(zhì)偏低，責任心不強，管理工作不規(guī)范，文書檔案的存放沒有合理性和有效性，使得文書檔案管理工作存在疏漏，對此現(xiàn)象如不加以改善，會有礙單位文書管理工作的進程。4?文書檢索效率問題手工檢索與計算機檢索是現(xiàn)階段文書檔案檢索的主要方式，但人多數(shù)的情況下仍是以傳統(tǒng)的檢索方式為主，對文書檢索效率造成了極大的影響。不少工作人員存在著認識上的錯誤，認
5、為提升文書檔案服務質(zhì)量需要進行更多檢索工具的編制?？偠灾?，沒有能夠很好地在工作中運用現(xiàn)代信息技術(shù)是影響檢索效率的主要原因。二、優(yōu)化文書檔案管理的措施1.提高對檔案管理的重視程度提高對檔案管理的重視程度，需要在單位內(nèi)加強宣傳，通過各種靈活多樣的方式宣傳相關的法律法規(guī)知識，如《檔案法實施辦法》和《中華人民共和國檔案法》等。積極調(diào)動庫存檔案資源并加以利用，通過宣傳促使檔案管理人員、各部門以及領導層認識這一工作的重要意義，從而重視這一工作，并加大對文書檔案管理工作的支持，在年度工作重點中、在單位總體工作規(guī)劃中納入文書檔案工作，增加經(jīng)費
6、支持。2?注重提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)在互聯(lián)網(wǎng)普及范圍不斷擴大與科學技術(shù)水平不斷提升的情況下，檔案管理人員應注重提升自身的綜合素質(zhì)，包括計算機應用技能、檔案管理專業(yè)水平及信息素養(yǎng)等，以便能夠適應新吋代對于文書檔案管理及利用工作提出的要求。例如，應注意根據(jù)檔案管理要求鼓勵管理人員參加繼續(xù)教育，在必要的情況下可建立起定期培訓制度，確保管理人員能夠按照規(guī)定、有目的、有計劃地參與繼續(xù)教育，從而為專業(yè)素養(yǎng)及綜合素質(zhì)的提升奠定基礎，同時提高檔案管理隊伍的工作質(zhì)量。另一方面，應根據(jù)時代變化對檔案管理工作提出要求加快信息化管理進程。管理文書檔
7、案的根本目的在于實現(xiàn)資源共享，并在共享檔案資源的過程中充分發(fā)掘檔案價值，進而為生產(chǎn)實踐提供服務。為了能夠使檔案資源在最大程度上實現(xiàn)共享，則應注意加快信息化管理步伐。首先，應注意增加信息化管理的經(jīng)費投入。其次，應注意根據(jù)文書檔案的開發(fā)與利用現(xiàn)狀配備充足的軟件設施、硬件設施，以便為信息化管理的實現(xiàn)提供支撐。此外，應加快信息安全機制的建設進程，在保證檔案信息處于安全狀態(tài)的基礎上實現(xiàn)資源共享。3.完善管理工作環(huán)節(jié)文書檔案的管理工作涉及多個部門，為了提升管理質(zhì)量，必須重視強化各部門間的溝通與聯(lián)系。首先，管理人員應定期到基層單位與相關部門中
8、收集檔案資料，同時了解檔案文件的處理情況，在發(fā)現(xiàn)問題的情況下需要及時進行指導與糾正，以確保能夠從各基層單位與相關部門中收集到完整、齊全及真實的檔案文件。其次，管理人員應定期與相關部門進行溝通，以有效掌控文書檔案的收集、整理動向，以減少文書檔案不及吋歸檔、資料遺失
