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1、淺談文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策 摘要：我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，促進(jìn)了圖書館檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。在檔案管理工作發(fā)展的大形勢(shì)下，還存在著一些問題有待解決。本文針對(duì)于文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策進(jìn)行了具體的分析和研究，希望能為相關(guān)方面的研究提供參考?！ ￡P(guān)鍵詞：文書檔案管理問題對(duì)策 一、文書管理檔案中存在的問題 1.檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)問題。大多數(shù)的檔案工作人員都是持有檔案管理上崗證，而真正掌握檔案管理知識(shí)的確實(shí)少之又少，尤其是在文書檔案管理中，對(duì)檔案的立卷、分類等都了解的不夠透徹，極易在工作中出現(xiàn)問題，造成檔案信息丟失等現(xiàn)象，不利于檔案管
2、理工作的順利進(jìn)行。而且，隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理工作也在逐漸的發(fā)展，檔案管理工作也邁出嶄新的一步，但是，還依舊有很多檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)仍然停滯不前，沒有得到更好的檔案管理培訓(xùn)。逆水行舟，不進(jìn)則退，仍然保持著傳統(tǒng)觀念的檔案管理工作人員，容易阻礙檔案管理工作的順利進(jìn)行。就近幾年對(duì)檔案管理工作人員分析，有很大一部分工作人員，由于專業(yè)素質(zhì)差，使得檔案管理工作已經(jīng)偏離了標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范，所以，檔案管理工作人員的素質(zhì)是有待提高的?！ ?.文書工作與檔案工作銜接上存在的問題。文書工作和檔案管理工作是相輔相成的，兩者之間有區(qū)別也有聯(lián)系，有分工也有統(tǒng)一。從實(shí)際工作中，
3、文書工作和檔案管理可以說是執(zhí)行著分塊的管理制度，文書工作與檔案管理工作應(yīng)該進(jìn)行相互之間的配合，通過這樣的一種分體式實(shí)現(xiàn)檔案的管理。但是，如果從某種角度上說，文書工作和檔案管理工作產(chǎn)生了間隙，兩者之間的銜接漸漸的出現(xiàn)了眾多的脫節(jié)現(xiàn)象，其造成這樣的主要原因在于文書管理的工作人員忽略了文秘的工作?！ 《?、提高文書檔案管理工作水平的對(duì)策 1.建立有效的工作程序和管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。無規(guī)矩不成方圓，文書檔案管理中要建立合理有效的工作程序和管理制度。為了避免途中會(huì)再次有人員發(fā)生誤差，在建立工作程序和管理制度時(shí)，要詳細(xì)的說明，使其簡捷明確，操作性強(qiáng)。
4、在操作過程中，不管任何人員、任何領(lǐng)導(dǎo)等員工都要嚴(yán)格按照規(guī)范制度來執(zhí)行，尤其是在公文審核簽發(fā)的制度上，要禁止一切工作人員發(fā)無效公文、濫發(fā)文件等。在審核公文時(shí)，要仔細(xì)閱查，文件的文體格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)，文件附件是否齊全，簽發(fā)手續(xù)是否完善，都符合簽發(fā)標(biāo)準(zhǔn)之后，再進(jìn)行下一個(gè)流程，而且，在簽發(fā)前還需再次復(fù)核，以免文件發(fā)生問題。如果出現(xiàn)修改文件內(nèi)容的情況，也應(yīng)跟之前一樣進(jìn)行嚴(yán)格的復(fù)審程序。公文用紙要滿足裝訂要求、排布規(guī)則、字體字號(hào)、負(fù)面尺寸、紙張類型等標(biāo)準(zhǔn)?！ ?.搞好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接。檔案都是建立在文件的基礎(chǔ)上的，而且，文件質(zhì)量決定著檔案管理的質(zhì)量。所以
5、，沒有優(yōu)質(zhì)量的文件管理，就沒有高質(zhì)量的檔案管理。在執(zhí)行文書管理的工作人員，一定要具備著較強(qiáng)的檔案意識(shí)，對(duì)于工作中需要的文書材料要做好整合有效的立卷歸檔，而且，在執(zhí)行文件處理工作時(shí)，還要時(shí)刻關(guān)注檔案管理工作，進(jìn)一步完善文書和檔案工作一體化的效果。做好這些，需要文書的工作人員一定要對(duì)文件材料的質(zhì)量有著絕對(duì)的保證。比如：文書紙張的大小、書寫的格式、文體格式等要統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化等，不能弄得花俏，而且還禁止使用復(fù)制紙、鉛筆、紅墨水、圓珠筆等對(duì)文件材料進(jìn)行批閱、譽(yù)印、修改、起草等。另外，對(duì)于文件材料要做到有效的收集，在處理文件上要準(zhǔn)確、及時(shí)，并且，在收發(fā)文件材
6、料時(shí)，工作人員要做到及時(shí)的記錄，在發(fā)現(xiàn)文件材料缺少時(shí)，可以及時(shí)的對(duì)應(yīng)查找。尤其是在帳外材料上，一般的領(lǐng)導(dǎo)外出開會(huì)都會(huì)帶一些所需的材料，對(duì)于這部分材料，工作人員要做到及時(shí)的整理等?！ ?.加強(qiáng)文書檔案的收集工作。文書檔案管理的收集工作是一定要做好的，而且，還要在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)文書檔案管理的收集工作。在文書檔案的收集中，要把收集范圍明確，收集的分類，文書檔案載體的字跡要統(tǒng)一規(guī)范，利用立卷管理有規(guī)范，文書檔案的整理、案卷、組卷等都要保證其質(zhì)量。審核收集過程要嚴(yán)格把關(guān)資料是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于標(biāo)題制作、正文提煉、附件、印發(fā)科室、文件選用、發(fā)文范圍、文號(hào)編發(fā)、標(biāo)題字形等
7、都要制作詳細(xì)的規(guī)范流程，工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的規(guī)定。除了基本的信息收集工作外，還要借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等擴(kuò)大搜集材料范圍，使其盡早地跨入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化，盡可能收集更多的有效信息，進(jìn)而來豐富擴(kuò)充文書檔案管理的經(jīng)驗(yàn)。 參考文獻(xiàn) [1]文歸賢.文書檔案管理中存在的問題與對(duì)策之我見[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2010（16） [2]李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展，2008（1）. [3]褚立慧.文書檔案管理中存在的問題與對(duì)策研究[J].黑河學(xué)刊，2011（2） [4]成豐.論在文書檔案管理中的問題和對(duì)策[J].經(jīng)營管理者，2011
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