如何使用的索引功能

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1、如何使用WORD的索引功能索引是根據(jù)一定需要,把書(shū)刊中的主要概念或各種題名摘錄下來(lái),標(biāo)明出處、頁(yè)碼,按一定次序分條排列,以供人查閱的資料。它是圖書(shū)中重要內(nèi)容的地址標(biāo)記和查閱指南。設(shè)計(jì)科學(xué)編輯合理的索引不但可以使閱讀者倍感方便，而且也是圖書(shū)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。WORD就提供了圖書(shū)編輯排版的索引功能，現(xiàn)將其使用方法介紹如下：　　如何標(biāo)記文檔中的索引項(xiàng)　　要編制索引，應(yīng)該首先標(biāo)記文檔中的概念名詞、短語(yǔ)和符號(hào)之類的索引項(xiàng)。索引的提出可以是書(shū)中的一處，也可以是書(shū)中相同內(nèi)容的全部。如果標(biāo)記了書(shū)中同一內(nèi)容的所有索引項(xiàng)，可選擇一種索

2、引格式并編制完成，此后Word將收集索引項(xiàng)，按照字母順序排序，引用頁(yè)碼，并會(huì)自動(dòng)查找并刪除同一頁(yè)中的相同項(xiàng)，然后在文檔中顯示索引。以標(biāo)記文中的“唯物主義”為例，先用鼠標(biāo)選定文中“唯物主義”四字，然后執(zhí)行“插入”菜單下的“索引和目錄”，出現(xiàn)對(duì)話框后，選擇“標(biāo)記索引項(xiàng)”，出現(xiàn)下一個(gè)對(duì)話框后，選擇“標(biāo)記”最后執(zhí)行“關(guān)閉”這時(shí)在原文中的“唯物主義”二字后面將會(huì)出現(xiàn)“{XE"唯物主義"}”的標(biāo)志，按一下工具欄上的“顯示/隱藏”按鈕，可把這一標(biāo)記隱藏或顯示出來(lái)。如果你要把本書(shū)中所有的出現(xiàn)“唯物主義”的地方索引出來(lái)，可在出現(xiàn)第二個(gè)

3、對(duì)話框后，執(zhí)行“標(biāo)記全部”，這樣全書(shū)中凡出現(xiàn)“唯物主義”的頁(yè)面都會(huì)被標(biāo)記出來(lái)。索引的格式可自行選擇，排序方式有“筆劃”和“拼音”兩種，默認(rèn)項(xiàng)是“筆劃”?！　∪绾翁岢鲆褬?biāo)記的索引項(xiàng)　　當(dāng)做完上面的索引標(biāo)記之后，就可以提取所標(biāo)記的索引了，其方法是，把光標(biāo)移到書(shū)的最后邊，然后執(zhí)行“插入”菜單下的“索引和目錄”,此時(shí)，一個(gè)索引就出現(xiàn)在光標(biāo)處，如果你當(dāng)初選擇的是“標(biāo)記全部”，則索引會(huì)標(biāo)記出你所索引的某個(gè)詞都出現(xiàn)在哪一頁(yè)上。一個(gè)索引詞在同一頁(yè)中出現(xiàn)多次，索引為節(jié)省頁(yè)面，只會(huì)標(biāo)記一次，并按筆畫(huà)或拼音進(jìn)行了排序。這樣你就可以按照索引

4、的提示查找有關(guān)頁(yè)面的內(nèi)容了。　　如果你要對(duì)生成的的索引格式進(jìn)行編輯調(diào)整可在索引對(duì)話框中對(duì)有關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行選擇、自定義或更改。通過(guò)選擇相應(yīng)的選項(xiàng)卡，選擇不同的索引格式?！　∪绾螌、＊、￥之類的符號(hào)標(biāo)記為索引項(xiàng)　　首先選定文檔中的單個(gè)符號(hào)。然后執(zhí)行索引命令，在出現(xiàn)的對(duì)話框中的“主索引項(xiàng)”框中，緊隨此符號(hào)鍵入“;#”，最后單擊“標(biāo)記”按鈕。編制索引時(shí)，Word將符號(hào)放在索引的開(kāi)始部份。如果所選索引格式包含用于字母組的標(biāo)題，則符號(hào)將歸為一組，置于數(shù)字標(biāo)志#標(biāo)題之下。既可以刪除該數(shù)字符號(hào)，也可用“符號(hào)”等其他標(biāo)題來(lái)替換它?！　∪?/p>

5、何更新索引、目錄　　一般情況下，要在輸入全部文檔內(nèi)容之后再進(jìn)行索引工作，如果此后又進(jìn)行了內(nèi)容的修改，原索引就不準(zhǔn)確了，這就需要更新索引，其方法是，在要更新的索引中單擊鼠標(biāo)，然后按F9鍵。在更新整個(gè)索引后，將會(huì)丟失更新前完成的索引或添加的格式。　　如何處理索引的頁(yè)碼和文檔中的頁(yè)碼不相符，如果出現(xiàn)這種情況?？蓡螕羲饕笤侔碏9鍵，即可對(duì)其進(jìn)行更新?！　∪绻M(jìn)行了索引之后，文檔中顯示XE或TA域等隱藏文字，請(qǐng)單擊“顯示/隱藏”按鈕可將隱藏，然后更新索引。如果文檔包含以隱藏文字格式出現(xiàn)的分節(jié)符或分頁(yè)符，則請(qǐng)刪除隱藏文字格式，

6、然后更新索引，這樣頁(yè)面顯示就清晰美觀了。WordXP高級(jí)功能應(yīng)用之目錄生成不少朋友在編制文檔目錄時(shí)是采用手工輸入的方法，真是太遺憾了，因?yàn)樗麄儾⒉恢溃夸浽瓉?lái)是可以自動(dòng)生成的！而且，自動(dòng)生成的目錄具有自由變換版式、自動(dòng)更新以及可鏈接到相應(yīng)的頁(yè)面等優(yōu)勢(shì)，絕非手工輸入可比?！　∫弧⒗么缶V級(jí)別自動(dòng)生成目錄　　如果要插入目錄，請(qǐng)單擊“插入”菜單，指向“引用”→“索引和目錄”，出現(xiàn)“索引和目錄”的畫(huà)面，點(diǎn)擊“目錄”標(biāo)簽，倘若直接按下“確定”按鈕，則會(huì)以黑體字提示“錯(cuò)誤！未找到目錄項(xiàng)”?！　∧敲春沃^“目錄項(xiàng)”呢？目錄項(xiàng)即文檔

7、中用來(lái)顯示成為目錄內(nèi)容的一段或一行文本。因此，要想自動(dòng)顯示目錄，必先定義目錄項(xiàng)?！　∧夸涰?xiàng)的定義很簡(jiǎn)單，點(diǎn)擊“視圖”→“大綱”切換至大綱模式，如下圖所示，大綱模式下文檔各段落的級(jí)別顯示得清楚，選定文章標(biāo)題，將之定義為“1級(jí)”，接著依次選定需要設(shè)置為目錄項(xiàng)的文字，將之逐一定義為“2級(jí)”。當(dāng)然，若有必要，可繼續(xù)定義“3級(jí)”目錄項(xiàng)?！　《x完畢，點(diǎn)擊“視圖”→“頁(yè)面”回至頁(yè)面模式，將光標(biāo)插入文檔中欲創(chuàng)建目錄處，再次執(zhí)行“插入”→“引用”→“索引和目錄”，出現(xiàn)“索引和目錄”畫(huà)面，點(diǎn)擊“目錄”標(biāo)簽，則顯示如圖：上面一共只定義了

8、二個(gè)級(jí)別的目錄項(xiàng)，因此將上圖“顯示級(jí)別”中的數(shù)字改為“2”?！帮@示頁(yè)碼”與“頁(yè)碼右對(duì)齊”這二項(xiàng)推薦選擇，前者的作用是自動(dòng)顯示目錄項(xiàng)所在的頁(yè)面，后者的作用是為了顯示美觀。“制表符前導(dǎo)符”即目錄項(xiàng)與右對(duì)齊的頁(yè)碼之間區(qū)域的顯示符號(hào)，可下拉選擇；此外，有多種目錄顯示格式可供選擇，下拉“格式”就可以看到了?！　∽詈簏c(diǎn)“確定”，如圖所示，目錄就這樣生成了，