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1、檔案室基本職能淺析 【摘要】我國(guó)高校檔案的管理，隨著科學(xué)發(fā)展觀理念的深入已逐步走向社會(huì)化階段，而學(xué)生檔案也已納入檔案管理制度范疇，這必將對(duì)高校重點(diǎn)學(xué)科的發(fā)展、人才目標(biāo)的培養(yǎng)、對(duì)接市場(chǎng)的就業(yè)等方面產(chǎn)生重要的意義。本文指出高校檔案室具有管理和服務(wù)兩大基本職能。在對(duì)管理職能進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，提出高校檔案室應(yīng)當(dāng)將管理職能和服務(wù)職能二者很統(tǒng)一起來(lái)?！ 娟P(guān)鍵詞】高校檔案室管理職能服務(wù)職能 由中華人民共和國(guó)教育委員會(huì)發(fā)布的《普通高等學(xué)校檔案辦法》對(duì)高校檔案室職能所作的界定是：高等學(xué)校檔案館屬事業(yè)單位的檔案室，它即是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，又是永久保
2、存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。可見，高校檔案室具有兩大基本職能：管理職能和服務(wù)職能。高校檔案室的管理職能和服務(wù)職能體現(xiàn)在什么地方，它們又如何有機(jī)地結(jié)合，這些問題需要我們作進(jìn)一步的思考?！ ?高校檔案室的管理職能 高校檔案室是高校檔案永久保存的基地，是高校工作利用檔案史料的中心。因此，檔案管理的職能是高校檔案室最基本的職能。5 高校檔案室即是管理檔案，也是管理文件。文件與檔案不同，文件是社會(huì)活動(dòng)的副產(chǎn)品，檔案是為了某種目的而制作的系統(tǒng)的知識(shí)；文件反映現(xiàn)實(shí)，檔案反映歷史；文件只是反映工作或事物，檔案則說(shuō)明它與歷史史實(shí)的一體化，這對(duì)高校
3、檔案管理提出了挑戰(zhàn)?！ 「咝n案室既管理紙質(zhì)文檔，又管理電子文檔。21世紀(jì)是高科技、信息網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)改變了傳統(tǒng)高校的工作管理模式，“無(wú)紙辦公”、“手指信息交換”等現(xiàn)代化信息處理方式已走進(jìn)高校的日常工作，從而產(chǎn)生了大量的電子文件。高校為了提高服務(wù)質(zhì)量，就必須借助于辦公自動(dòng)化，加快公文流轉(zhuǎn)以及信息傳播，因此電子文件及其歸檔管理已成為高校檔案工作中不可回避的問題。電子文件與紙質(zhì)文件的存在，是對(duì)高校檔案管理提出的新的挑戰(zhàn)?！ 「咝＝逃拇蟊娀?，學(xué)生人數(shù)增加，學(xué)校師資、教學(xué)科研設(shè)備、基建后勤等的大規(guī)模發(fā)展，這必然造成高校檔案數(shù)量的增加：20
4、02年開始高考網(wǎng)上招生，學(xué)生的檔案可以通過(guò)網(wǎng)上傳遞，在實(shí)現(xiàn)了招生錄取方便快捷的同時(shí)，也出現(xiàn)了學(xué)生檔案不能及時(shí)到校的現(xiàn)象。這種檔案數(shù)量的增加與不能及時(shí)歸檔的情況，為高校檔案管理工作帶來(lái)了又一挑戰(zhàn)?！ ∵@些既給高校檔案管理工作帶來(lái)了機(jī)遇，又給高校檔案的檔案管理工作帶來(lái)挑戰(zhàn)。因此，高校必須強(qiáng)化對(duì)高校檔案的管理職能?！ ∈紫?，應(yīng)以〈中華人民共和國(guó)檔案法〉為依據(jù)，全方位地對(duì)文書檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)推行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、一體化、制度化管理，使之有法可依、有章可循。根據(jù)檔案法的要求，配備專職檔案員。要健全各項(xiàng)管理制度，如〈檔案員崗位責(zé)任制〉、〈歸檔制度〉、〈檔案
5、銷毀制度〉等。尤其要針對(duì)電子文檔存在的易更改性，做好危機(jī)隱藏檔案管理和加密工作，保證檔案的安全性。5 其次，高校檔案室的管理要從宏觀上的貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的法令，規(guī)劃全校的檔案工作，從微觀上制訂本校關(guān)于檔案的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。從系統(tǒng)論觀點(diǎn)看，高校檔案工作是一個(gè)完整的系統(tǒng)工程，在這一系統(tǒng)中，除檔案室是專門從事檔案工作的部門外，還涉及學(xué)校的各二級(jí)部門，因此，檔案室的管理職能還應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)在對(duì)學(xué)校各二級(jí)部門檔案歸檔工作的監(jiān)督與指導(dǎo)等活動(dòng)上?！ ?高校檔案室的服務(wù)職能 在大開放、大交流的國(guó)際背景下，高校檔案室應(yīng)當(dāng)主動(dòng)更新思
6、想觀念，以實(shí)現(xiàn)高校檔案工作從靜態(tài)服務(wù)向動(dòng)態(tài)服務(wù)、從被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)、從文檔分離向一體化轉(zhuǎn)化。如今，檔案室的功能已由單純的收藏功能開始向檔案的開發(fā)與服務(wù)轉(zhuǎn)變?！ n案信息的最終目的是提供利用，要為現(xiàn)實(shí)活動(dòng)服務(wù)。有作為才會(huì)有地位，這已成為高校檔案管理普遍認(rèn)同的一個(gè)真理。檔案室為服務(wù)部門，只有變被動(dòng)為主動(dòng)不斷提高服務(wù)水平，才能提高自己在學(xué)校的地位，贏得信任。因此，高校檔案室應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)其服務(wù)職能。 高校檔案室的服務(wù)首先體現(xiàn)在服務(wù)學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)上。學(xué)校檔案室所保存與管理的檔案是學(xué)校工作活動(dòng)的原始記錄，它記錄了領(lǐng)導(dǎo)的決策思想，學(xué)校的方針政策，以及各項(xiàng)工作
7、措施；它還反映了學(xué)校的工作成就、教訓(xùn)。這些歷史記錄，都是后來(lái)工作的參考和憑證。因此，在一定意義上，學(xué)校的發(fā)展離不開檔案工作。學(xué)校檔案室應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮其“歷史記憶功能”與“資政決策功能”，為學(xué)校的改革和發(fā)展作出貢獻(xiàn)。5 高校檔案室的服務(wù)還體現(xiàn)在為學(xué)生的服務(wù)上。高校學(xué)生的畢業(yè)分配已由過(guò)去國(guó)家統(tǒng)一分配走向了人才交流市場(chǎng)，用人單位與畢業(yè)生直接見面，用人單位憑借的最主要的依據(jù)就是學(xué)生的檔案，通過(guò)檔案了解學(xué)生大學(xué)期間的學(xué)習(xí)情況以及在校的各種表現(xiàn)，從而判斷他的才能、品德和發(fā)展?！ 〈送?，高校的檔案室還應(yīng)當(dāng)開展公共服務(wù)。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為檔案文獻(xiàn)
8、信息自動(dòng)化建設(shè)提供了新的動(dòng)力和技術(shù)保障。滾滾而來(lái)的信息浪潮改變著人類社會(huì)。高校之間實(shí)行資源共享利于促進(jìn)高校之間的交流和合作。這要求高校檔案室的管理體制
