oa辦公系統(tǒng)文件辦理流程

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1、0A辦公系統(tǒng)文件辦理流程囹本節(jié)主要介紹學院發(fā)文的各種規(guī)范化操作,包括發(fā)文擬稿.發(fā)文審批、文件印發(fā)、領導簽閱、文件擬辦、文件歸檔、文件分發(fā)等幾個步驟。刖發(fā)文擬稿13發(fā)文程序第步是要進行發(fā)文擬稿,可以通過“左邊工具欄”—“公文管理”一一“發(fā)文管理”“發(fā)文擬稿”進行發(fā)文擬稿的操作。如圖3-1所示。囹文字輸入?yún)^(qū)21注:如果上述操作后看不到“文字輸入?yún)^(qū)”,出現(xiàn)“請安裝OFFICE控件”的提示,請參考說明第一節(jié)1?4小節(jié)操作即可。刖進入法文擬稿后就可以對文件進行擬稿操作,一般來說最好嚴;按照順序要求進行填寫相應的內(nèi)容,特別是必須先填寫“發(fā)文類型”和“模板”

2、選擇后再進行其他的操作,否則會造成擬好的文件消失的錯誤,請?zhí)貏e注意。如圖3?2所示。囹圖3-2囹發(fā)文類型:兩辦、教務處、科研設備處選擇自己的發(fā)文類型,其他部門都選擇“其他部門發(fā)文”。囹模12板:每個發(fā)文類型只對應一個的模板,選擇即可。囹秘密等級:如果為“非密級”就選擇“非密級”,也可以不選。但是不選的話任何人都可以到檔案管理看到這份文件,而不需要任何審批手續(xù)。選擇了“非密級”的話必須經(jīng)過檔案室審批才能借閱該份文件。因此最好選擇“非密級”。E1緊急程度:可以不填,如果緊急或者特級才填寫。E1發(fā)文機關:輸入部門名稱,注意:部門名稱不要加“院”。如“

3、院辦公室”就是錯誤的。國主送機關:主送機關就是表示這份文件是給哪個部門看哪個部門就是主送機關,主送機關不能寫個人姓名,必須是機構名稱。例如你這份文件是主送給“XX院長”的,你就不能直接把院長的姓名寫在主送機關上,而應該寫“學院領導”。一般來說,主送機關就是公文正文中的抬頭,如圖3?3所示,學院領導就是主送機關。囹圖3-3囹抄送機關:除了主送機關外還需要抄送的其他單位。沒有可以不填。囹附件名稱:填寫附件的標題,沒有可以不填。E1主題詞:根據(jù)公文主題詞表填寫文件的主題詞,每個詞中間空2個格。囹發(fā)文字號:選擇發(fā)文字號,然后核對序號是否正確,般來說,0

4、A系統(tǒng)具有記憶功能。上次如果通過0A系統(tǒng)發(fā)了42號文,這次會自動生成43號,請注意核對。12共印幾份:可以不填。囹檔案室:必須選擇“檔案室”。囹輸入完上述內(nèi)容后,就可以進行正文部分的排版了。一般來說,to0A系統(tǒng)會根據(jù)用戶前面所輸入的內(nèi)容自動生成文件模板,只需少許改動就可以生成一份規(guī)范的公文了。如圖3?4所示。0“下載”按鈕:可以把擬稿的文稿下載到電腦指定位置。E1查詢設置:設置文件歸檔后有權查閱該文件的用戶范圍。不選即默認為全體用戶。0囹圖3-4000囹注意:在輸入正文和調(diào)整文件內(nèi)容的時候,必須只能保留這一個窗口。例如當你擬稿的時候如有人用網(wǎng)

5、絡尋呼你,千萬不能選擇“回復”按鈕,否則,所有的擬稿內(nèi)容都要重新輸入。如果擬稿中途實在有重要事情要用0A系統(tǒng)進行其他操作,也應該點擊上方的“暫存”按鈕,保存成功后再進行其他的操作。如果要再次編輯該文件,可以在0A系統(tǒng)首頁的“待批事項”里打開文件進行編輯。如圖3?5所示。13圖3-5囿文件擬稿完畢后點擊“轉(zhuǎn)部門領導”按鈕轉(zhuǎn)部門領導審批。如圖3-6所示。囹圖3-6囹選擇提交領導后,可以在“辦理提示”欄輸入需要注意的問題。單擊“確定”按鈕。02.2El部門領導審批囹當擬稿人選擇好部門領導點擊“部門領導審批”后,發(fā)文程序進入“部門領導審批程序”。部門領

6、導會在首頁彈出該文件辦理提示窗口,同時在“待批事項”里顯示該文件名稱。如圖3?7所示。囹單擊文件名稱就可以進入審批程序了,進入審批程序后應該對文件的各項內(nèi)容進行仔細的校對檢查,然后填寫辦理意見,最后選擇相應當辦理流程。如圖3?8所示。12圖3-8E1圖3-7囹在看完文件的各項內(nèi)容后并作出相應修改后(可以修改包括文號.標題.主送機關.主題詞.正文、日期等各項內(nèi)容),可以根據(jù)需要作出三種選擇,如上圖所示:“退回修改化“轉(zhuǎn)印發(fā)”、“刪除”操作:E1退回修改:如果擬稿人所擬稿件存在多處錯誤,沒有達到發(fā)文要求,可以選擇“退回修改”,把文件返回給擬稿人修改

7、,修改好后再次提交。退回的文件會出現(xiàn)在擬稿人首頁的“待批事項”內(nèi)。El轉(zhuǎn)印發(fā):如果文件沒有什么錯誤達到發(fā)文要求,同意印發(fā)文件可以單擊“轉(zhuǎn)印發(fā)”,然后選取一個“印發(fā)人”,單擊確定。如下圖所示:刖刪除:如果文件不需要印發(fā)了,也無需再退回擬稿人,可以點擊“刪除”按鈕刪除該文件。E1打?。嚎梢园盐募恼牟糠执蛴〕鰜硇Α`蛴“l(fā)前,部門領導可以對文件各項內(nèi)容進行修改,每次修改都會在0A系統(tǒng)中留下“修改痕跡”,可以進行修改前后的對比,如果不需要看修改痕跡,可以選擇“隱藏痕跡”按鈕,如下圖所示:12圖3-10E1圖3-902.3E1印發(fā)文件刖當部門領導審批

8、同意轉(zhuǎn)印發(fā)后,指定印發(fā)文件的用戶便可以收到系統(tǒng)辦理提示的尋呼并在首頁的“待批事項”中顯示文件的名稱。如圖3?7所示?;刈⒁猓河“l(fā)文件的用戶無權更改任何

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