h實(shí)物檔案分類整理編目方法講義(v月修訂版)

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1、云浮市檔案人員專題培訓(xùn)指導(dǎo)叢書實(shí)物檔案分類整理編目方法講義吳勇華陳榮森/2006年10月編著吳勇華/2009年3月修訂云浮市檔案局云浮市檔案學(xué)會編印20/21二〇〇九年三月實(shí)物檔案分類整理編目方法講義目錄一、實(shí)物檔案的概念┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2二、實(shí)物檔案的基本范圍┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2三、實(shí)物檔案如何整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3（一）分類整理方法一┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈31、榮譽(yù)性實(shí)物的整理┈┈┈┈┈┈┈┈

2、┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈32、字畫的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈43、舊印章的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5（二）分類整理方法二┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈61、分類┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈62、編號方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈63、編目┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈64、實(shí)物檔案目錄格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈65、實(shí)物檔案小標(biāo)簽格式┈┈┈┈┈┈┈┈

3、┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈8（三）分類整理方法三┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈81、分類┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈82、編號方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈83、編目┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈94、實(shí)物檔案目錄格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈95、實(shí)物檔案小標(biāo)簽格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈116、實(shí)物檔案（獎旗）的存放方法（如下圖）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈127、實(shí)物檔案（印章）的存放方法┈┈

4、┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈138、對實(shí)物檔案進(jìn)行拍攝形成的照片如何管理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈169、實(shí)物檔案的放置問題┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1620/21附錄：《實(shí)物檔案目錄》封面標(biāo)簽、背脊標(biāo)簽式樣┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈18一、實(shí)物檔案的概念實(shí)物檔案，指機(jī)關(guān)單位在工作活動中形成的具有保存價值的榮譽(yù)獎匾、證書、獎旗、獎狀、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆之?、印章、各種捐贈品、禮品、紀(jì)念品、工藝品，有關(guān)建筑物或產(chǎn)品的模型等反映工作成績及對國內(nèi)外友好交往的實(shí)物形式的檔案。實(shí)物檔案的特點(diǎn)是形式多樣、直觀、具有

5、一定的宣傳性和藝術(shù)觀賞性。二、實(shí)物檔案的基本范圍關(guān)于實(shí)物檔案，目前檔案界尚有較大爭議。有的同志認(rèn)為“實(shí)物”不應(yīng)列入“檔案”的范疇，也有的同志認(rèn)為機(jī)關(guān)活動中形成的“實(shí)物”，記錄或反映了機(jī)關(guān)發(fā)展的歷史，應(yīng)該作為檔案。筆者認(rèn)為，與機(jī)關(guān)活動有密切關(guān)系且記錄有文字的“實(shí)物”，應(yīng)作為“實(shí)物檔案”保存。因此，本講義將實(shí)物檔案作為機(jī)關(guān)檔案綜合管理的其中一類檔案來看待。與聲像檔案相似，實(shí)物檔案的基本范圍也應(yīng)從兩方面來說。（一）從載體形式來說，實(shí)物檔案的范圍更廣，形式更加多樣，常見的有獎旗、獎杯、牌匾、盤、碟等等。20/21（二）

6、從內(nèi)容來說，實(shí)物檔案也可以分為兩部分：一是與其他門類檔案同時形成的、反映同一活動或同一內(nèi)容的，如表彰會議中獲得的獎旗、獎杯、牌匾等；二是其他門類檔案中沒有的、內(nèi)容獨(dú)特的，如來賓贈送的各種紀(jì)念品、工藝品等。三、實(shí)物檔案如何整理各單位在其活動中都會形成一些具有保存價值的實(shí)物，其中有些實(shí)物還與文字、圖表、表聲等載體的檔案內(nèi)容有著密不可分的聯(lián)系，是檔案的重要組成部分，例如獲得各種榮譽(yù)的錦旗、牌匾、獎杯等。實(shí)物檔案具有形象直觀、形式多樣、工藝性強(qiáng)等特點(diǎn)，往往具有較高的保存價值。因此，整理保存好各種實(shí)物檔案，對于豐富檔案的

7、內(nèi)容，更好地發(fā)揮檔案工作的作用，有著積極的作用。（一）分類整理方法一1、榮譽(yù)性實(shí)物的整理。這類實(shí)物主要有：獎狀、獎杯、獎?wù)?、牌匾、錦旗、獎品等等，其整理方法和步驟如下：（1）分類。一般先按實(shí)物的形狀和質(zhì)地分類，然后按實(shí)物授予者的級別分，從中央到地方各級黨委、政府及其部門依次排列；20/21（2）編號。按照分類的結(jié)果，先給各類實(shí)物一個代號，代號既可以用字母也可以用數(shù)字，一經(jīng)確定下來，就不要隨意變動。一般實(shí)物不多的單位，也可以不分類，而采取大流水編件號的辦法；編號可用不干膠或標(biāo)簽牌的形式貼在或掛在實(shí)物適當(dāng)?shù)奈恢?，?/p>

8、不影響對實(shí)物的觀瞻為宜。（3）編目。榮譽(yù)性實(shí)物檔案目錄應(yīng)按件編制，每件寫一條目錄，內(nèi)容應(yīng)包括：序號、檔號、實(shí)物獲得者、授予者、榮譽(yù)稱號、實(shí)物名稱、時間、備注。為了方便管理和利用，應(yīng)同時將每件榮譽(yù)實(shí)物拍成照片，拍成的照片按照片整理方法進(jìn)行整理。2、字畫的整理。字畫主要是指本單位收藏的領(lǐng)導(dǎo)或名人的題字、畫作。整理方法如下：（1）分類。將字畫分為題字和畫作兩大類，字畫數(shù)量很少的單位也可以作為