h實物檔案分類整理編目方法講義(v2.0-2009年3月修訂版)

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1、云浮市檔案人員專題培訓指導叢書實物檔案分類整理編目方法講義吳勇華陳榮森/2006年10月編著吳勇華/2009年3月修訂云浮市檔案局云浮市檔案學會編?。?0－二〇〇九年三月實物檔案分類整理編目方法講義目錄一、實物檔案的概念┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2二、實物檔案的基本范圍┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2三、實物檔案如何整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3（一）分類整理方法一┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈31、榮譽性實物的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈

2、┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈32、字畫的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈43、舊印章的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5（二）分類整理方法二┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈61、分類┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈62、編號方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈63、編目┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈64、實物檔案目錄格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈65、實物檔案小標簽格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈

3、┈┈┈┈┈┈┈8（三）分類整理方法三┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈81、分類┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈82、編號方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈83、編目┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈94、實物檔案目錄格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈95、實物檔案小標簽格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈116、實物檔案（獎旗）的存放方法（如下圖）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈127、實物檔案（印章）的存放方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈

4、┈┈┈┈┈┈┈138、對實物檔案進行拍攝形成的照片如何管理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈169、實物檔案的放置問題┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈16－20－附錄：《實物檔案目錄》封面標簽、背脊標簽式樣┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈18一、實物檔案的概念實物檔案，指機關單位在工作活動中形成的具有保存價值的榮譽獎匾、證書、獎旗、獎狀、獎杯、錦旗、獎章、字畫、印章、各種捐贈品、禮品、紀念品、工藝品，有關建筑物或產(chǎn)品的模型等反映工作成績及對國內外友好交往的實物形式的檔案。實物檔案的特點是形式多樣、直觀、具有一定的宣傳性和藝術觀

5、賞性。二、實物檔案的基本范圍關于實物檔案，目前檔案界尚有較大爭議。有的同志認為“實物”不應列入“檔案”的范疇，也有的同志認為機關活動中形成的“實物”，記錄或反映了機關發(fā)展的歷史，應該作為檔案。筆者認為，與機關活動有密切關系且記錄有文字的“實物”，應作為“實物檔案”保存。因此，本講義將實物檔案作為機關檔案綜合管理的其中一類檔案來看待。與聲像檔案相似，實物檔案的基本范圍也應從兩方面來說。（一）從載體形式來說，實物檔案的范圍更廣，形式更加多樣，常見的有獎旗、獎杯、牌匾、盤、碟等等。－20－（二）從內容來說，實物檔案也可以

6、分為兩部分：一是與其他門類檔案同時形成的、反映同一活動或同一內容的，如表彰會議中獲得的獎旗、獎杯、牌匾等；二是其他門類檔案中沒有的、內容獨特的，如來賓贈送的各種紀念品、工藝品等。三、實物檔案如何整理各單位在其活動中都會形成一些具有保存價值的實物，其中有些實物還與文字、圖表、表聲等載體的檔案內容有著密不可分的聯(lián)系，是檔案的重要組成部分，例如獲得各種榮譽的錦旗、牌匾、獎杯等。實物檔案具有形象直觀、形式多樣、工藝性強等特點，往往具有較高的保存價值。因此，整理保存好各種實物檔案，對于豐富檔案的內容，更好地發(fā)揮檔案工作的作用

7、，有著積極的作用。（一）分類整理方法一1、榮譽性實物的整理。這類實物主要有：獎狀、獎杯、獎章、牌匾、錦旗、獎品等等，其整理方法和步驟如下：（1）分類。一般先按實物的形狀和質地分類，然后按實物授予者的級別分，從中央到地方各級黨委、政府及其部門依次排列；－20－（2）編號。按照分類的結果，先給各類實物一個代號，代號既可以用字母也可以用數(shù)字，一經(jīng)確定下來，就不要隨意變動。一般實物不多的單位，也可以不分類，而采取大流水編件號的辦法；編號可用不干膠或標簽牌的形式貼在或掛在實物適當?shù)奈恢茫圆挥绊憣嵨锏挠^瞻為宜。（3）編目。

8、榮譽性實物檔案目錄應按件編制，每件寫一條目錄，內容應包括：序號、檔號、實物獲得者、授予者、榮譽稱號、實物名稱、時間、備注。為了方便管理和利用，應同時將每件榮譽實物拍成照片，拍成的照片按照片整理方法進行整理。2、字畫的整理。字畫主要是指本單位收藏的領導或名人的題字、畫作。整理方法如下：（1）分類。將字畫分為題字和畫作兩大類，字畫數(shù)量很少的單位也可以作為一類。（