高校檔案信息化管理探究

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1、高校檔案信息化管理探究摘要：運(yùn)用文獻(xiàn)資料法結(jié)合現(xiàn)有高校檔案管理存在的問題，對(duì)髙校檔案信息化管理展開對(duì)策性研究：建立規(guī)范的高校檔案管理制度，建立高校檔案管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提高高校檔案信息化的管理水平，重視高校檔案員素質(zhì)的提高。關(guān)鍵詞：高校；信息化；管理中圖分類號(hào):G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1001-828X(2013)04-00-02一、前言檔案是各種知識(shí)和信息的載體，高校檔案是學(xué)校教育的輔助資源，承載著記錄知識(shí)和信息的責(zé)任，記載高校的發(fā)展,發(fā)揮著借鑒和利用任務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。在高校的發(fā)展和建設(shè)過

2、程中，存在著各種潛在發(fā)展的知識(shí)和信息，以及形式多樣和內(nèi)容豐富的記錄，利用這些資源，建立高校檔案，為高校發(fā)展提供可用的信息。隨著高校辦公自動(dòng)化、無紙化和電子管理臺(tái)賬的逐步應(yīng)用，高校檔案的生成方式將會(huì)發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程都會(huì)在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的以磁盤為載體的機(jī)器閱讀形式檔案。這就迫切需要實(shí)現(xiàn)高校檔案的一體化管理。實(shí)現(xiàn)高校檔案一體化管理便于保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，有助于發(fā)揮其整體優(yōu)勢(shì)，能有效提高高校檔案的利用率。信息技術(shù)的迅速發(fā)

3、展，信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程進(jìn)一步加快，以及高校逐年擴(kuò)招，學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，加強(qiáng)高校檔案信息化管理刻不容緩。高校檔案信息化將極大地促進(jìn)高校檔案一體化管理，達(dá)到信息共享，以提高檔案的利用率。運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，實(shí)行檔案的自動(dòng)編目、自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，并按照不同要求，編制出全宗目錄、分類目錄、目錄索引等，達(dá)到檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，將有力地促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用。二、高校檔案管理存在的問題雖然信息化管理有如此重要的作用，但是對(duì)現(xiàn)在的高校檔案管理而言，還是存在一定的現(xiàn)實(shí)問題。1.高校檔案資料散

4、失嚴(yán)重要實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化管理，檔案材料的完整性是前提。而實(shí)際情況是高校檔案材料的散失現(xiàn)象很嚴(yán)重，歸納起來主要表現(xiàn)為：一些項(xiàng)目論證、可行性研究等依據(jù)性文件缺漏不全；項(xiàng)目招投標(biāo)過程中，由于中標(biāo)單位外發(fā)包或歸檔不及時(shí)等導(dǎo)致資料散失；具有不可見性的相關(guān)檔案材料如地下管網(wǎng)等，在收集時(shí)的疏漏或缺失；有些檔案員忽略對(duì)全過程文件資料的完整歸檔，特別是忽略了前期形成的文件材料和后期形成的文件材料，造成歸檔散失；有些單位人員變動(dòng)頻繁，對(duì)檔案材料的保管不重視，導(dǎo)致材料散失等等。導(dǎo)致散失現(xiàn)象的原因有很多，領(lǐng)導(dǎo)的重視和檔

5、案員的責(zé)任意識(shí)才是主要原因。同時(shí)還要注意檔案部門與其他部門的溝通。1.高校檔案的歸檔材料質(zhì)量不高高校檔案的歸檔材料質(zhì)量不高主要表現(xiàn)在：(1)分類、分階段管理有待進(jìn)一步完善。高校檔案的分類應(yīng)在充分考慮整體的基礎(chǔ)上，首先以程序和性質(zhì)來區(qū)分，然后在每個(gè)大類里，再按專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，但實(shí)際工作并未這樣做；二是在分階段管理方面，也存在部分脫節(jié)的情況。(2)文件材料中'‘三色筆”現(xiàn)象嚴(yán)重。由于缺乏檔案意識(shí)，在編制過程中，技術(shù)人員為了圖方便，隨意使用紅墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆等書寫，這些不耐久字跡會(huì)隨著時(shí)

6、間的推移磨損脫落，擴(kuò)散褪變，不利于高校檔案的保存和利用。(3)信息記錄不夠完整、準(zhǔn)確。有的材料和圖紙不注明日期，有的有日期卻無原始簽名和印章。有的圖紙甚至連名稱都不能準(zhǔn)確表達(dá)，令人難以分辨。(4)歸檔文件材料中存在大量復(fù)印件。原件是高校檔案作為憑證最有力的依據(jù)，雖然是同樣的內(nèi)容，原件與復(fù)印件的利用價(jià)值卻有天壤之別。特別是一些具有憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件若不追究其原件去向而聽之任之將復(fù)印件歸檔，則既不利于檔案的長(zhǎng)期保存，更為今后的利用造成不必要的麻煩與損失。2.高校檔案信息化程度不高隨著現(xiàn)代科學(xué)技

7、術(shù)的發(fā)展，以及檔案管理專門軟件的開發(fā)、利用和升級(jí)，檔案管理的現(xiàn)代化與信息化已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢(shì)。但是由于高校各基層檔案管理部門的發(fā)展水平存在差異，所以在某些新成立檔案部門的單位仍存在著信息化不夠的現(xiàn)象：一是高?，F(xiàn)有的檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。二是對(duì)原有傳統(tǒng)載體檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化，并通過掃描、加工和處理，但缺乏進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。1.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待進(jìn)一步提高推進(jìn)高校檔案信息化的關(guān)鍵是人才，檔案信息化首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較髙的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的

8、計(jì)算機(jī)操作。檔案信息化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。從目前看，高校檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，更談不上檔案管理的信息化。三、高校檔案信息化管理的對(duì)策1.建立規(guī)范的高校檔案管理制度制度的制定要盡可能詳盡，要求全面涵蓋高校檔案工作，不僅包括檔案員的職責(zé)，還應(yīng)包括檔案員的權(quán)利、負(fù)責(zé)人的職權(quán)、高校檔案工作程序、相關(guān)部門的義務(wù)、人