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1、JN大型物流公司檔案管理制度第1節(jié)總則第1條目的為加強企業(yè)檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制度。第2條行政部是檔案的管理部門，公司各部門應(yīng)明確一位負責人分管檔案工作，并指定兼職檔案員統(tǒng)一管理本部門的相關(guān)文件材料，定期整理并按期向行政部移交。第2節(jié)企業(yè)檔案管理體制第3條歸檔范圍（1）紙質(zhì)文件：公司設(shè)立變更類文件、董事股東文件、政府文件、項目批文、合同、管理制度、大事記、重要活動及大型展會、剪報照片錄音錄像等音像資料、請示及聯(lián)系函、各類報表、客戶資料、宣傳資料、工作總結(jié)計劃、會議紀要、人事資料、工程資料、設(shè)備資料、財務(wù)資料（憑證類、賬
2、薄類、報表類）；（2）電子文件：一般工作產(chǎn)生的文件，如有電子文件同時產(chǎn)生（外來文件除外），移交紙質(zhì)歸檔文件的同時，應(yīng)有相對應(yīng)的電子文件同時移交；（3）實物檔案（牌匾、獎狀、證書、獎杯等）、特殊載體檔案（磁性材料：光盤、磁盤、磁帶、膠片、照片等）。第4條企業(yè)檔案工作實行集中與分散管理相結(jié)合的體制；由行政部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。第5條各部門所形成的文件/合同/檔案，必須按公司對文件/合同/檔案規(guī)范要求規(guī)范操作；所有工作人員須及時向檔案管理員或兼職檔案管理員提交自己經(jīng)手的文檔，不得私自留存。第3節(jié)歸檔
3、文件的管理第6條將不同類別的檔案分類存放，按檔案時間先后順序排列。第7條移交檔案時交接雙方須當面檢查驗收，并填寫《文件簽收記錄表》（見附件33），《文件簽收記錄表》一式兩份，雙方各執(zhí)一份。第8條庫房管理（1）注意防火、防蟲、防鼠、防潮、防盜，定期檢查；（2）檔案文件隨時入柜（架）加鎖；（3）非檔案管理人員，未經(jīng)批準不準進入檔案室；非檔案室人員出入檔案室時，檔案室工作人員必須全程陪同；并作好相關(guān)登記；（4）出入檔案室的檔案，每次都要仔細地清點和登記；（5）配置合格的檔案架、柜、鑰匙專人保管；（6）若違反相關(guān)規(guī)定，則處以相應(yīng)的罰款和其他處
4、罰。第9條機密級別以上的文件/合同/檔案由專人存放保管。第4節(jié)檔案借閱第10條因工作需要借閱檔案需填寫《文件/合同/檔案借閱申請單》，經(jīng)各級領(lǐng)導簽批后方能調(diào)閱。第11條檔案管理員按《文件/合同/檔案借閱申請單》調(diào)閱相應(yīng)檔案，將檔案交于借閱人，并登記《文件/合同/檔案閱覽登記表》（見附件34），借閱時，檔案管理員應(yīng)全程陪同和監(jiān)督，以確保檔案不會被私下竊取、篡改、撕毀。第12條所有檔案原則上不允許外借，如特殊情況需要借出，需填寫《文件/合同/檔案借閱申請單》，經(jīng)各級領(lǐng)導簽批后方能借出，并登記《文件/合同/檔案外借登記表》（見附件35）；檔
5、案管理員應(yīng)在借閱檔案到期前一日通知借閱人如期辦理歸還手續(xù)。第13條應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；檔案歸還時，檔案管理員需當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導，經(jīng)檔案管理員核查無誤后，檔案即放回原位，《文件/合同/檔案借閱申請單》由檔案管理員留存?zhèn)洳椤５?4條經(jīng)批準復(fù)印的文件/合同/檔案，應(yīng)由檔案管理員復(fù)印后將復(fù)印件交由借閱人；凡借閱的文件、合同、檔案一律不得私自復(fù)印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將追究借閱人責任。第5節(jié)檔案銷毀第15條對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，填寫《文件/合同/檔案銷毀申
6、請表》（見附件36）并將需要銷毀檔案作為附件，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導共同鑒定，確定無保留價值時，報總經(jīng)理批準后，再進行銷毀，以免誤毀。第16條銷毀檔案文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)督，文件銷毀后，監(jiān)督人應(yīng)在《文件/合同/檔案銷毀申請表》上簽字，《文件/合同/檔案銷毀申請表》由檔案管理員留存?zhèn)洳椤?/p>
