質(zhì)量記錄保存期限規(guī)定

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1、質(zhì)量記錄控制程序1電器公司質(zhì)量記錄分類及保存期限規(guī)定20質(zhì)量記錄控制程序1范圍本文件規(guī)定對質(zhì)量記錄進行控制和管理的程序和要求，為證實質(zhì)量體系有效運行和產(chǎn)品、過程、服務(wù)等符合規(guī)定要求而提供必要的客觀證據(jù)。本程序適用于本公司產(chǎn)品、過程及質(zhì)量管理體系運行的所有記錄的控制。2相關(guān)文件Q/KMHWQP4-01-2011《文件控制程序》3術(shù)語本程序采用GB/T19001-2008《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》及Q/KMHWQMS2011質(zhì)量手冊中的術(shù)語和定義。4職責(zé)管理者代表負責(zé)對質(zhì)量記錄的指導(dǎo)、檢查，并確保貫徹實施。質(zhì)檢部應(yīng)規(guī)定質(zhì)量記錄種類、表格和

2、填寫方法，并對所使用的質(zhì)量記錄予以控制和負責(zé)質(zhì)量記錄的歸口管理。職能部門、生產(chǎn)單位負責(zé)管理本部門質(zhì)量記錄的日常管理。負責(zé)本部門質(zhì)量記錄活動，對質(zhì)量記錄進行收集、整理、標(biāo)識和編號，建立控制臺帳，每年六月和年底將質(zhì)量記錄目錄清單傳遞給質(zhì)檢部。過程檢查的質(zhì)量記錄由各生產(chǎn)單位在測繪項目工程完成后進行編目，裝訂、造冊，交質(zhì)檢部匯總。5控制程序5.1質(zhì)量記錄是為已完成的質(zhì)量活動或達到的質(zhì)量結(jié)果提供證據(jù)的文件，是質(zhì)量控制和質(zhì)量改進的重要依據(jù)，也是糾正和預(yù)防措施的依據(jù)，它是整個質(zhì)量體系證實性文件。本公司的質(zhì)量記錄可以采用書面形式，也可以存入計算機磁盤

3、或硬拷貝。5.2質(zhì)量記錄的填寫1質(zhì)量記錄的填寫要及時、真實、完整。內(nèi)容包括質(zhì)量記錄的名稱、標(biāo)識、記錄人員、審批人員的簽字及日期等。記錄表格欄目應(yīng)填寫完整，如因某種原因不需填寫的欄目可用單線劃去。字跡應(yīng)清晰，不得隨意涂改。若記錄產(chǎn)生筆誤時，可用單線劃改，劃改后應(yīng)有劃改簽名并注明日期。記錄未經(jīng)批準(zhǔn)不得修改。5.3質(zhì)量記錄的標(biāo)識及編號規(guī)定5.3.1質(zhì)量記錄用編號進行標(biāo)識，發(fā)生質(zhì)量問題時有可追溯性，能通過質(zhì)量記錄查明情況，找出原因和責(zé)任者，并針對性地采取糾正和預(yù)防措施。5.3.2質(zhì)量記錄的編號質(zhì)量記錄表(報告等)左上方的編號:QR××－××－

4、××××發(fā)布年份本章條質(zhì)量記錄序號標(biāo)準(zhǔn)章條號質(zhì)量記錄標(biāo)識如QR4.2.3-01-2011為文件控制的第一個記錄《質(zhì)量管理體系文件總目錄》。質(zhì)量記錄表（報告等）右上方的編號：××－××－××××質(zhì)量記錄填寫年份質(zhì)量記錄流水號部門編號如XZ-03-2011為行政辦2011年填寫的該類質(zhì)量記錄的第三個記錄。注：質(zhì)量記錄右上方的編號，是為了區(qū)分不同部門、不同日期的同一記錄而設(shè)置的。C)每個部門都有一個部門編號，各部門代號規(guī)定如下：2A公司領(lǐng)導(dǎo)XZ行政辦CW財務(wù)部RL人力資源部SC生產(chǎn)經(jīng)營部ZJ質(zhì)檢部JK技術(shù)開發(fā)部DL地理信息中心GT國土規(guī)劃部

5、5.4質(zhì)量記錄的保存、保護質(zhì)量記錄應(yīng)貯存和保管在防潮、防火、防蟲蛀和防鼠害的環(huán)境中，以防損壞、變質(zhì)和丟失。質(zhì)量記錄應(yīng)放在易于存取的架子上，應(yīng)便于存取和避免丟失。5.5質(zhì)量記錄的檢索為便于存取的檢索，各職能部門、生產(chǎn)單位年底按質(zhì)量記錄的保存期限進行裝訂、編目，要求如下：各職能部門、生產(chǎn)單位每年的12月底前各自按標(biāo)準(zhǔn)的章條順序、記錄日期及相同保存期限的質(zhì)量記錄進行裝訂造冊；裝訂成冊的記錄須有：——封面應(yīng)包括記錄名稱、裝訂日期、保存期限、部門等項目；——匯編成冊的記錄第二頁應(yīng)列出全部記錄的目錄。匯編成冊的記錄存放應(yīng)合理、有序，便于存取和檢索

6、；各部門應(yīng)將所有記錄目錄傳遞給質(zhì)檢部匯總；5.6質(zhì)量記錄的借閱按Q/KMHWQP04-01-2011《文件控制程序》5.9文件的借閱規(guī)定執(zhí)行。5.7質(zhì)量記錄的保存期限規(guī)定如下：一般記錄保存期為3年；保存五年—永久的質(zhì)量記錄有：檢查記錄、設(shè)計書、檢查驗收報告、技術(shù)總結(jié)、人員培訓(xùn)記錄。合同要求時，在合同期內(nèi)其質(zhì)量記錄超過了上述期限時，可延長相關(guān)質(zhì)量記錄的保存期。35.8質(zhì)量記錄格式的更改各職能部門、生產(chǎn)單位可根據(jù)工作需要提出質(zhì)量記錄格式的更改，并報公司質(zhì)檢部審核和歸口管理。5.9質(zhì)量記錄的銷毀處理質(zhì)量記錄如超過保存期或其它特殊情況需要銷毀

7、時，按Q/KMHWQP4-01-2011《文件控制程序》中5.7文件的作廢和銷毀規(guī)定執(zhí)行。由質(zhì)量記錄管理人員填寫“文件、記錄銷毀申請及執(zhí)行表”經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由授權(quán)人執(zhí)行銷毀。需作資料保留的，經(jīng)記錄管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，由質(zhì)量記錄管理人員蓋“留用”印章后，可留用。5.10公司保留質(zhì)量記錄清單見附錄A《公司質(zhì)量記錄目錄清單》。4公司質(zhì)量記錄目錄清單QR4.2.3-02-2011序號記錄名稱編號保存期限備注1質(zhì)量管理體系文件總目錄QR4.2.3-01-2011長期保存2公司質(zhì)量記錄目錄清單QR4.2.3-02-20113年3文件會簽表

8、3年QR4.2.3-03-20114文件領(lǐng)用審批表QR4.2.3-04-20113年5受控文件發(fā)放、回收登記表QR4.2.3-05-20113年6文件發(fā)放登記表QR4.2.3-06-20113年7文件復(fù)制登記表QR4.2