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1、檔案管理信息化探討摘要:隨著我國(guó)信息技術(shù)的日益發(fā)達(dá),檔案信息化建設(shè)及創(chuàng)新是順應(yīng)社會(huì)客觀(guān)需求。當(dāng)前我國(guó)檔案工作面臨著歷史的機(jī)遇及挑戰(zhàn),檔案工作的改革及計(jì)算機(jī)的應(yīng)用,讓檔案管理工作信息化。木文主要對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的一些內(nèi)容及任務(wù)進(jìn)行探討,并對(duì)檔案管理信息化建設(shè)提出建議。關(guān)鍵詞:檔案管理;工作;信息化一、檔案管理信息化概念及特點(diǎn)(-)檔案管理信息化的概念檔案管理信息化通過(guò)統(tǒng)一的管理模式對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的組織和規(guī)劃,采用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行管控,通過(guò)接收或采集信息資源及對(duì)檔案信息提供服務(wù)。實(shí)際上檔案管理信息化就是指檔案管理的實(shí)體化保管方式轉(zhuǎn)變
2、成為現(xiàn)代化和數(shù)字化的管理方式。這種轉(zhuǎn)變是一種木質(zhì)上的變化。(二)檔案管理信息化的特點(diǎn)①檔案管理信息化工作需要遵守有關(guān)政策和法規(guī)才能進(jìn)行,這些法規(guī)由檔案管理行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定。②檔案管理信息化主要表現(xiàn)在電子檔案和重要電子文件的社會(huì)活動(dòng)信息化方面,這種表現(xiàn)標(biāo)志著政府企業(yè)等有關(guān)部門(mén)己經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理。③檔案管理信息化使檔案資源的管理實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)化,使檔案管理的效率有了較大幅度的提高,并充分發(fā)揮了現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理信息化過(guò)程中的優(yōu)勢(shì)。二、檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)與內(nèi)容(-)檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)檔案管理信息化的完成需要結(jié)合有關(guān)部門(mén)的
3、信息化管理工作進(jìn)程,將現(xiàn)代信息技術(shù)在有關(guān)單位進(jìn)行推廣,隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展,做到將檔案信息資源有效開(kāi)發(fā)和利用,從而使檔案管理人員的素質(zhì)得到提高、管理水平得到增強(qiáng),使我國(guó)的檔案管理信息化更加快速發(fā)展。(-)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容(1)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)須有良好的軟硬件作為基礎(chǔ),這也是信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)的前提條件和重要保障。一個(gè)全國(guó)性的檔案管理信息化平臺(tái)的建成,必須擁有適合檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施的保障,并要保證全國(guó)各地的檔案管理信息化建設(shè)和國(guó)家有關(guān)部門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)建設(shè)同步,只有這樣才能夠建設(shè)成—個(gè)統(tǒng)一檔案管理信息化平臺(tái),
4、從而實(shí)現(xiàn)全國(guó)性的檔案管理信息化處理。(2)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)檔案管理信息化的本質(zhì)所在是指將檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范,所有有關(guān)部門(mén)都需要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)情況做岀實(shí)際調(diào)查,并通過(guò)現(xiàn)有的規(guī)范內(nèi)容,制定出符合中國(guó)國(guó)情的檔案信息化管理的規(guī)范來(lái)。(3)檔案信息資源建設(shè)檔案信息資源建設(shè)是完成好檔案信息化建設(shè)的首要任務(wù),這也是將檔案信息資源建設(shè)的功效充分發(fā)揮出來(lái)的主要因素,同樣是經(jīng)濟(jì)社會(huì)得以發(fā)展的主要戰(zhàn)略力量。相關(guān)單位的檔案信息資源庫(kù)、數(shù)字檔案館以及信息庫(kù)的建設(shè)都與檔案信息資源建設(shè)同步進(jìn)行。(4)人才隊(duì)伍建設(shè)對(duì)于檔案管理人員的技術(shù)水平方面,需要加強(qiáng)他們的專(zhuān)業(yè)知
5、識(shí)素養(yǎng),并對(duì)他們進(jìn)行各種業(yè)務(wù)培訓(xùn),尤其是計(jì)算機(jī)方面的培訓(xùn)更是必不可少,因?yàn)橹挥刑岣吡藱n案管理人員的信息技術(shù)水平,才能夠更好的完成檔案信息化工作。三、檔案管理信息化建設(shè)的策略建議(-)加強(qiáng)宣傳,提高檔案工作的地位對(duì)于檔案工作的宣傳主要由各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)負(fù)責(zé)進(jìn)行,可通過(guò)平面媒體和電視媒體以及各類(lèi)宣傳欄和廣告櫥窗這些輿論工具來(lái)進(jìn)行宣傳,宣傳的內(nèi)容包括對(duì)于檔案法和檔案工作的宣傳,例如檔案工作的內(nèi)容、工作任務(wù)、主要特點(diǎn)等。通過(guò)開(kāi)辦培訓(xùn)班和講座的形式,幫助人們學(xué)習(xí)檔案知識(shí),從而提高人們對(duì)于檔案工作的認(rèn)知度。檔案部門(mén)應(yīng)該充分利用檔案這種有效資
6、源,采用檔案內(nèi)容中的數(shù)據(jù)和事實(shí),實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)用的效用,以便對(duì)上級(jí)部門(mén)下達(dá)的檔案管理工作能夠圓滿(mǎn)完成,從而給檔案工作信息化打好基礎(chǔ)。(二)加大檔案信息資源整合的力度檔案工作在信息社會(huì)中的優(yōu)勢(shì)非常明顯,檔案資源建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的基礎(chǔ)所在。檔案資源整合由有關(guān)檔案管理部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo),并且分級(jí)進(jìn)行管理,在檔案工作體制中發(fā)揮其自身的社會(huì)效應(yīng),并實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代社會(huì)的檔案資源共享。檔案資源整合不但是指對(duì)檔案所進(jìn)行的系統(tǒng)性整理和編目工作,而且還包括對(duì)檔案的研究和編纂提升。檔案資源的組合是按照檔案資源整合的目標(biāo),通過(guò)法律、輿論等措施將檔案資源進(jìn)行結(jié)構(gòu)上的優(yōu)化配置。
7、檔案資源管理主要包括數(shù)據(jù)資源和應(yīng)用系統(tǒng)等方面的系統(tǒng)整合。數(shù)據(jù)資源整合的過(guò)程是信息技術(shù)對(duì)零散的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行邏輯整合的過(guò)程,數(shù)據(jù)資源在整合完成后將作為一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)為社會(huì)提供數(shù)據(jù)資源。應(yīng)用系統(tǒng)整合是指各種時(shí)期建立的不同系統(tǒng)的整合聯(lián)接,這是構(gòu)建基礎(chǔ)框架的整合,這個(gè)整合后的整體可以給全社會(huì)提供檔案資源共享和協(xié)作的平臺(tái),并口可以令I(lǐng)口有的檔案資源的價(jià)值得到提升。(三)改善軟硬件設(shè)施想要做好檔案管理工作,就有必要在這項(xiàng)工作上舍得投資,投資的部門(mén)主要是各級(jí)政府部門(mén),投資內(nèi)容是與檔案管理現(xiàn)代化有關(guān)的各種軟件硬件設(shè)施。上級(jí)主管部門(mén)在政策方面也要為下級(jí)部門(mén)創(chuàng)造條
8、件,同吋需多方面溝通,商討出更好的改善措施,使檔案信息化建設(shè)得以順利進(jìn)行。在檔案信息化建設(shè)中,可在原有資源的基礎(chǔ)上,考慮所需的軟硬件設(shè)施的成熟度以及各