內(nèi)部控制制度《採(cǎi)購(gòu)及付款循環(huán)》

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1、內(nèi)部控制制度《採(cǎi)購(gòu)及付款循環(huán)》文件管制等級(jí)：　□管制文件　□非管制文件文件履歷紀(jì)要頁(yè)文　件　發(fā)　行　單　位文　件　管　制　等　級(jí)管理代表□管制文件□非管制文件文　　件　　履　　歷　　紀(jì)　　錄版次修　訂　內(nèi)　容核準(zhǔn)權(quán)責(zé)編撰日期0第1版（新發(fā)行）總則1.1.制定目的為促使本公司「內(nèi)部控制」（InternalControl）之「採(cǎi)購(gòu)及付款循環(huán)」（Purchase）程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相關(guān)單位遵循。1.2.適用範(fàn)圍凡本公司有關(guān)「內(nèi)部控制」之「採(cǎi)購(gòu)及付款循環(huán)」作業(yè)程序與控制重點(diǎn)，悉依照本文件之規(guī)範(fàn)辦理。1.3.權(quán)責(zé)單位資材、財(cái)會(huì)單位為本文件之權(quán)責(zé)單位，權(quán)責(zé)單位主管經(jīng)承認(rèn)

2、單位授權(quán)，負(fù)責(zé)本文件之管制，並確保依據(jù)本文件之規(guī)範(fàn)作業(yè)。2.採(cǎi)購(gòu)及付款循環(huán)2.1.循環(huán)圖【見】（資料1）「採(cǎi)購(gòu)及付款循環(huán)圖」。2.2.循環(huán)作業(yè)本循環(huán)之各項(xiàng)作業(yè)：1)請(qǐng)購(gòu)作業(yè)（CP101），另訂之。2)採(cǎi)購(gòu)作業(yè)（CP102），另訂之。3)進(jìn)口作業(yè)（CP103），另訂之。4)驗(yàn)收作業(yè)（CP104），另訂之。5)與合約不符作業(yè)（CP105），另訂之。6)付款作業(yè)（CP106），另訂之。7)差異分析作業(yè)（CP107），另訂之。3.附則3.1.制修廢與頒布實(shí)施本文件屬於管理文件，經(jīng)『經(jīng)營(yíng)會(huì)』審議後，呈請(qǐng)董事長(zhǎng)核準(zhǔn)承認(rèn)後，交由權(quán)責(zé)單位頒布公告實(shí)施；修訂或廢止時(shí)亦同。3.2.編號(hào)、版本、日期

3、、頁(yè)次／頁(yè)數(shù)本文件之項(xiàng)類、標(biāo)題、編號(hào)、版本、實(shí)施日期、公司名稱、文件頁(yè)次／頁(yè)數(shù)等項(xiàng)，見本文件之頁(yè)首與頁(yè)尾。3.3.附件3.3.1.相關(guān)資料（資料1）「採(cǎi)購(gòu)及付款循環(huán)圖」（資料1）「採(cǎi)購(gòu)及付款循環(huán)圖」預(yù)算CP101------→請(qǐng)購(gòu)

4、├--------------┐

5、↓↓

6、CP102CP103

7、採(cǎi)購(gòu)進(jìn)口

8、

9、├--------------┘

10、↓

11、CP104

12、驗(yàn)收

13、

14、

15、

16、↓

17、是否合格否CP105

18、------→------→與合約不符

19、

20、

21、

22、↓

23、是

24、

25、

26、

27、

28、├--------------┐

29、↓↓

30、CP106入庫(kù)

31、付款

32、

33、↓

34、CP107

35、差異分析←---------┘第1節(jié)作業(yè)程序1.

36、提出需求1.1.調(diào)節(jié)性採(cǎi)購(gòu)依市場(chǎng)行情、用料變動(dòng)等採(cǎi)購(gòu)之原物料，由資材部單位視經(jīng)濟(jì)未來(lái)走向、市場(chǎng)狀況及預(yù)計(jì)用量等因素，決定訂購(gòu)時(shí)機(jī)及數(shù)量種類，交由採(cǎi)購(gòu)單位採(cǎi)購(gòu)。1.2.預(yù)算採(cǎi)購(gòu)依銷售預(yù)算或「客戶訂單」之進(jìn)度，由生管單位填具「請(qǐng)購(gòu)單」，經(jīng)單位主管核準(zhǔn)後再交給採(cǎi)購(gòu)單位，並將請(qǐng)購(gòu)核準(zhǔn)紀(jì)錄填入採(cǎi)購(gòu)預(yù)算內(nèi)。預(yù)算採(cǎi)購(gòu)，包括下列二種採(cǎi)購(gòu)：1)直接材料（常用材料）係指直接耗用之材料。2)間接材料（常用物料）係指間接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用時(shí)間與數(shù)量也無(wú)法預(yù)知。可憑用料單位之需料通知單現(xiàn)用現(xiàn)購(gòu)。2.檢查庫(kù)存採(cǎi)購(gòu)前應(yīng)先檢查存貨是否具有下列情形：1)目前存量尚未達(dá)請(qǐng)購(gòu)點(diǎn)/安全庫(kù)存。2)請(qǐng)購(gòu)之

37、商品品名、規(guī)格、廠牌有庫(kù)存品或替代品可供替代。3)申請(qǐng)之原物料是否仍具採(cǎi)購(gòu)價(jià)值，還是已失經(jīng)濟(jì)性。3.臨時(shí)需求緊急採(cǎi)購(gòu)由需求單位提出，經(jīng)過庫(kù)存檢查後須採(cǎi)購(gòu)者，經(jīng)製造單位主管核準(zhǔn)後，逕交採(cǎi)購(gòu)單位購(gòu)買，惟事後仍須補(bǔ)填「請(qǐng)購(gòu)單」。第2節(jié)控制重點(diǎn)1)「請(qǐng)購(gòu)單」必須詳細(xì)註明廠商、規(guī)格型式及需用日期等內(nèi)容，如申請(qǐng)物品須採(cǎi)用特別運(yùn)送及保存方式者，應(yīng)加注意事項(xiàng)。2)「請(qǐng)購(gòu)單」必須經(jīng)先作庫(kù)存審核，核準(zhǔn)時(shí)應(yīng)遵照核決權(quán)限辦理。1)緊急採(cǎi)購(gòu)不應(yīng)經(jīng)常發(fā)生，事後應(yīng)補(bǔ)開「請(qǐng)購(gòu)單」，追究原因是否為不可抗力，有無(wú)改善計(jì)畫。2)應(yīng)定期檢討「請(qǐng)購(gòu)單」，有無(wú)延遲採(cǎi)購(gòu)情形，請(qǐng)購(gòu)數(shù)量應(yīng)符合經(jīng)濟(jì)採(cǎi)購(gòu)量要求。第2節(jié)相關(guān)資料銷售

38、預(yù)算、「客戶訂單」、「請(qǐng)購(gòu)單」等。第1節(jié)作業(yè)程序1.查詢供應(yīng)商資料1)準(zhǔn)備採(cǎi)購(gòu)。2)調(diào)閱「供應(yīng)商資料/廠商料件基本資料報(bào)表」，了解過去採(cǎi)購(gòu)及詢價(jià)紀(jì)錄。3)向廠商詢比議價(jià)。2.決定購(gòu)買方式依材料管理規(guī)定，決定應(yīng)用下列何種方式購(gòu)買：1)詢價(jià)金額較小，不須書面比價(jià)，但仍以詢價(jià)方式向最低價(jià)廠商採(cǎi)購(gòu)者。2)議價(jià)採(cǎi)購(gòu)人員經(jīng)詢價(jià)後，如已知市價(jià)有下跌趨勢(shì)時(shí)，或有報(bào)價(jià)高於前批採(cǎi)購(gòu)價(jià)格，或請(qǐng)購(gòu)規(guī)格明確，但請(qǐng)購(gòu)量較前批大等之情形者，仍應(yīng)予以議價(jià)。3)比價(jià)若為特殊規(guī)格或供應(yīng)廠商家數(shù)較少者。4)牌價(jià)收購(gòu)根據(jù)核定之收購(gòu)價(jià)格收購(gòu)者。5)長(zhǎng)期合約採(cǎi)購(gòu)向簽訂長(zhǎng)期供應(yīng)合約，或?qū)０笀?bào)準(zhǔn)之買賣合約廠商採(cǎi)購(gòu)者。6)招標(biāo)

39、採(cǎi)購(gòu)之材料如有三家以上可供應(yīng)，且其預(yù)估採(cǎi)購(gòu)金額較大達(dá)招標(biāo)金額時(shí)，以公開招標(biāo)為原則。3.決定訂購(gòu)事項(xiàng)由承辦人員備妥資料及預(yù)擬訂購(gòu)之廠商、數(shù)量、辦法等，經(jīng)採(cǎi)購(gòu)單位主管核準(zhǔn)後採(cǎi)購(gòu)。4.更新紀(jì)錄將不同購(gòu)買方式之訂購(gòu)及詢價(jià)資料，填入「供應(yīng)商資料/廠商料件基本資料」內(nèi)。第1節(jié)控制重點(diǎn)1)詢比議價(jià)資料平日應(yīng)注意收集，須詳實(shí)完備，保持最新時(shí)效，供應(yīng)商資料廠商料件基本資料亦應(yīng)隨時(shí)更新，保持正確紀(jì)錄。2)「請(qǐng)購(gòu)單詢比議價(jià)單」必須經(jīng)主管核準(zhǔn)後，方得辦理採(cǎi)購(gòu)。3)辦理比價(jià)、議價(jià)、招標(biāo)等作業(yè)應(yīng)符合公司規(guī)定，外購(gòu)進(jìn)