溝通管理 -系統(tǒng)集成項目管理

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1、系統(tǒng)集成項目溝通管理IT行業(yè)溝通的特點缺乏重視、缺乏信息共享、傳遞和使用的規(guī)范、缺少參考范例技術(shù)人員忽視非正式溝通不擅長與客戶交流,習(xí)慣與機器打交道專家權(quán)威缺乏風(fēng)險防范意識人員流動性大,缺乏合理的培訓(xùn)機制本章要點12.1項目溝通管理的重要性12.2溝通計劃編制12.3信息分發(fā)12.4績效報告12.5項目干系人管理12.6改善溝通的軟技巧12.7項目需求溝通項目溝通管理√projectcommunicationmanagement包括為了確保項目信息及時適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)生(generation)、收集(collection)、傳播

2、(dissemination)、保存(storage)和最終配置(ultimatedisposition)所必須的過程。溝通√為了設(shè)定的目標(biāo),把信息,思想,情感在個人或群體之間傳遞,并達成協(xié)議的過程。商場85%時間用于溝通,美國企業(yè)經(jīng)理94%時間用于溝通。溝通基本單元是個人與個人的溝通項目溝通管理的過程√溝通計劃編制,確定項目干系人的信息和溝通需求。信息分發(fā),以合適的方式及時向項目干系人提供所需信息??冃蟾?,收集并分發(fā)有關(guān)項目績效的信息。項目干系人管理溝通模型√溝通模型√該溝通模型的關(guān)鍵組件包括編碼Encode;信息M

3、essage;媒介Medium;干擾Noise;解碼Decode;確認(rèn)收訖指接收方表示收到信息,但并不一定表示同意;回應(yīng),即接收方已經(jīng)將信息解碼、理解了信息并就信息做出回復(fù);阻礙有效溝通的因素√溝通雙方的物理距離;溝通的環(huán)境因素;缺乏清晰的溝通渠道;復(fù)雜的組織結(jié)構(gòu);復(fù)雜的技術(shù)術(shù)語;有害的態(tài)度;團隊內(nèi)溝通的步驟步驟一、事前準(zhǔn)備步驟二、確認(rèn)需求步驟三、闡述觀點步驟四、處理異議步驟五、達成協(xié)議步驟六、共同實施本章要點12.1項目溝通管理的重要性12.2溝通計劃編制12.3信息分發(fā)12.4績效報告12.5項目干系人管理12.6改

4、善溝通的軟技巧12.7項目需求溝通溝通計劃(communicationplan)√溝通計劃包括決定項目干系人的信息和溝通需求:誰需要什么信息;什么時候需要;怎么獲得。溝通計劃一般在項目初期完成,后續(xù)要經(jīng)常審查和調(diào)整。溝通計劃編制的步驟√確定干系人的溝通信息需求描述信息收集和文件歸檔的結(jié)構(gòu)發(fā)送信息和重要信息的格式溝通計劃編制的輸入√1、事業(yè)環(huán)境因素2、組織過程資產(chǎn)3、項目章程4、項目范圍說明書5、項目管理計劃*制約因素*假設(shè)溝通計劃編制的工具和技術(shù)√1、溝通需求分析2、溝通技術(shù)3、項目干系人分析項目干系人:參與、審查、反饋

5、項目干系人分析√目的:1確定不同的項目干系人的信息需求;2辨別出對項目干系人的影響和收益,以此幫助項目經(jīng)理制定最佳的溝通策略;干系人分析是系統(tǒng)地收集和分析各種定量與定性信息,以便確定在項目中應(yīng)該考慮哪些人的利益。通過干系人分析,識別出干系人的利益、期望和影響,并把它們與項目的目的聯(lián)系起來。干系人分析也有助于了解干系人之間的關(guān)系,以便利用這些關(guān)系來建立聯(lián)盟和伙伴合作,從而提高項目成功的可能性。非組員項目干系人的三大職責(zé):參與、審查、反饋項目干系人分析的步驟第一步識別全部潛在項目干系人及其相關(guān)信息,如他們的角色、部門、利益、

6、知識水平、期望和影響力。通??蓪σ炎R別的干系人進行訪談,來識別其他干系人,擴充干系人名單,直至列出全部潛在干系人。第二步識別每個干系人可能產(chǎn)生的影響或提供的支持,并把他們分類,以便制定管理策略。在干系人很多的情況下,就必須對關(guān)鍵干系人進行排序,以便有效分配精力,來了解和管理關(guān)鍵干系人的期望。有多種分類方法可用,包括(但不限于):○權(quán)力/利益方格。根據(jù)干系人的職權(quán)(權(quán)力)大小以及對項目結(jié)果的關(guān)注程度(利益)進行分組;○權(quán)力/影響方格。根據(jù)干系人的職權(quán)(權(quán)力)大小以及主動參與(影響)項目的程度進行分組;○影響/作用方格。根據(jù)

7、干系人主動參與(影響)項目的程度以及改變項目計劃或執(zhí)行的能力(作用)進行分組;○凸顯模型。根據(jù)干系人的權(quán)力(施加自己意愿的能力)、緊急程度(需要立即關(guān)注)和合法性(有權(quán)參與),對干系人進行分類。第三步評估關(guān)鍵干系人對不同情況可能做出的反應(yīng)或應(yīng)對,以便策劃如何對他們施加影響,提高他們的支持和減輕他們的潛在負(fù)面影響。溝通需求分析√通過溝通需求分析,確定項目干系人的信息需求,包括信息的類型和格式,以及信息對干系人的價值。是項目干系人信息需求的匯總。把所需信息的類型和格式以及價值分析相結(jié)合便可以定義溝通需求。潛在溝通渠道的總量為

8、n(n-1)/2,其中,n代表干系人的數(shù)量。有10個干系人的項目,就有10(10-1)/2=45條潛在溝通渠道。因此,在規(guī)劃項目溝通時,需要做的一件重要工作就是,明確的界定誰與誰溝通,以及誰將接收什么信息。確定項目溝通需求的信息通常包括組織機構(gòu)圖;項目組織以及干系人職責(zé)間的關(guān)系;項目所涉及的學(xué)科、部門和專業(yè);有多少人

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