《基礎(chǔ)會計》-項目九 會計檔案整理與保管

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1、項目九會計檔案整理與保管任務(wù)內(nèi)容會計檔案整理會計檔案整理與保管會計檔案的概念會計檔案的內(nèi)容會計檔案的裝訂會計檔案保管會計檔案的立卷會計檔案的歸檔會計檔案的保管會計檔案的查閱與復(fù)制會計檔案的銷毀學(xué)習(xí)目標(biāo)能力目標(biāo)能完成會計檔案的整理歸檔工作知識目標(biāo)了解會計檔案的概念與基本內(nèi)容；了解會計檔案在會計活動中的作用；了解會計檔案的調(diào)閱、保管和銷毀規(guī)定。任務(wù)引入東岳服飾公司2014年度結(jié)賬后，新入公司的財務(wù)專業(yè)實習(xí)生小王負(fù)責(zé)會計檔案的整理和歸檔。面對大量的會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告，小王該如何整理？另外，財務(wù)主管李經(jīng)理讓小王把檔案室里保管期滿的會計檔

2、案整理出來，準(zhǔn)備按規(guī)定程序進行銷毀?？吹綑n案室里整理成冊的會計檔案，小王不禁在想：該如何挑選應(yīng)該銷毀的會計檔案？任務(wù)一會計檔案整理任務(wù)一會計檔案整理一、會計檔案的概念二、會計檔案的內(nèi)容三、會計檔案的裝訂一、會計檔案的概念概念會計檔案是會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，各單位要，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，做到妥善保管、存放有序、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會計檔案的內(nèi)容會計檔案的內(nèi)容是指會計檔案的范圍，包括四大類

3、：（1）會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。（2）會計賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。（3）財務(wù)報告類：包括中期財務(wù)報告（月度、季度、半年度）、年度財務(wù)會計報告，財務(wù)報告包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務(wù)報告。（4）其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。實行會計電算化的單位，應(yīng)將打印出來的紙質(zhì)會計檔案進行保存；具備磁介質(zhì)保存會計檔案條件的單位，應(yīng)將磁介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文

4、件、其他會計資料視同會計檔案一并進行保管。預(yù)算、計劃和制度文件資料不屬于會計檔案，應(yīng)作為文書檔案另行保管。三、會計檔案的裝訂1.會計憑證的裝訂會計憑證應(yīng)每月裝訂一次，并在每本憑證封面上填好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)，由會計主管人員和裝訂人員在封面上簽章；同時，應(yīng)在憑證封面上按序編卷號，按卷號入檔，以便查閱。2.會計賬簿的裝訂年終辦理結(jié)賬后，除跨年度連續(xù)使用的賬簿，如原材料明細(xì)賬、應(yīng)收賬款明細(xì)賬等外，其他賬簿都應(yīng)按規(guī)定整理裝訂立卷。三、會計檔案的裝訂3.財務(wù)會計報告的裝訂財務(wù)會計報告編好并報出后，應(yīng)該及時將財務(wù)會計報告按月裝訂成冊，裝訂時

5、要：（1）核對整理：仔細(xì)核對財務(wù)會計報告是否齊全，按頁數(shù)整理，并將上邊和左邊對齊壓平，以防折角。（2）按序裝訂：按照封面、編制說明、會計報表、附注和封底順序裝訂。（3）編號：按保管期限進行編號。4.其他會計核算資料的裝訂其他會計核算資料，也要按規(guī)定進行整理和裝訂。任務(wù)二會計檔案管理任務(wù)二會計檔案管理一、會計檔案的立卷二、會計檔案的歸檔三、會計檔案的保管四、會計檔案的查閱與復(fù)制五、會計檔案的銷毀會計檔案管理一、會計檔案的立卷2.單位對每年形成的會計檔案，由會計機構(gòu)按規(guī)定整理裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊。（1）分類標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一：一般按照一類

6、會計賬簿、二類會計憑證、三類會計報表、四類文字資料及其他會計核算資料進行分類。（2）檔案形成要統(tǒng)一：包括封面、存放序列等要統(tǒng)一。（3）管理要求要統(tǒng)一：建立會計檔案目錄，會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料應(yīng)分類立卷，其他資料按時間排列和裝訂。二、會計檔案的歸檔單位當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了時，可暫由本單位會計機構(gòu)保管1年。期滿之后，由會計機構(gòu)編制移交清冊移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，但出納人員不得保管會計檔案。移交檔案時，應(yīng)保持原卷冊的封裝，不得拆封；個別需拆封重新整理的，需要檔案機構(gòu)、會

7、計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同辦理。三、會計檔案的歸檔會計檔案移交程序編制移交清冊，填寫交接清單在賬簿使用日期欄填寫移交日期交接人員按移交清冊和交接清單所列項目核對無誤后簽章三、會計檔案的保管會計檔案保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。企業(yè)會計檔案保管期限如表9-1所示。永久定期會計檔案的保管期限年度財務(wù)會計報告會計檔案保管清冊會計檔案銷毀清冊3年、5年、10年、15年和25年表9-1企業(yè)會計檔案保管期限序號及檔案名稱保管期限備注一、會計憑證類1.原始憑證15年2.記賬憑證15年3.匯總憑證15年二、會計賬簿類1.總賬15年包括日記總賬2.明細(xì)

8、賬15年3.日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管4.固定資產(chǎn)卡片賬固定資產(chǎn)報廢清理后5.輔助賬15年三、財務(wù)報告類包括主管部門的匯總財務(wù)報告1.中期財務(wù)報告3年月度、季度和半年度財務(wù)報告2.年