世紀(jì)科怡檔案管理軟件培訓(xùn)

《世紀(jì)科怡檔案管理軟件培訓(xùn)》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在教育資源-天天文庫(kù)。

1、文件管理文件登記文件歸檔檔案管理檔案錄入檔案查詢?cè)墓芾砼啃薷膱?bào)表打印檔案錄入注意事項(xiàng)一、文件題名：是表達(dá)文件的中心內(nèi)容、形式特征的名稱。1、沒(méi)有題名或者不能揭示內(nèi)容時(shí)，應(yīng)該依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，不應(yīng)死板的照搬文章標(biāo)題。要能做到看到題名能大概了解其主要內(nèi)容。自擬題名放在在原題名后面并加[]，比如某份文件的題名是：緊急通知，我們應(yīng)該根據(jù)文件的內(nèi)容自擬一個(gè)題名：緊急通知[關(guān)于加強(qiáng)公共場(chǎng)所消毒預(yù)防非典的緊急通知]檔案錄入注意事項(xiàng)2、涉及人事、干部任免，工資、級(jí)別變動(dòng)人員的。要在原題名后面錄入涉及本單位的相關(guān)人員，加“（）”。目的是為了提高檔案檢索的準(zhǔn)確率。3、題名中的簡(jiǎn)

2、稱一律寫成全稱或者規(guī)范性簡(jiǎn)稱。如：玉溪地區(qū)行政公署商業(yè)局，簡(jiǎn)稱玉溪行署商業(yè)局，不能再用玉溪地區(qū)商業(yè)局等簡(jiǎn)稱。檔案錄入注意事項(xiàng)4、題名中涉及到的方塊數(shù)字一般換成阿拉伯?dāng)?shù)字。比如二00一，一律錄成2001。便于查詢時(shí)候的統(tǒng)一。專用名詞就不必，比如：“十一五”規(guī)劃。檔案錄入注意事項(xiàng)二、責(zé)任者。責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，責(zé)任者之間以“;”相隔。三個(gè)以上責(zé)任者的，著錄前面的兩個(gè)，加“等”。各人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時(shí)在姓名后著錄職務(wù)、職稱，并加“（）”。機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或不發(fā)生誤解的通用簡(jiǎn)稱。簡(jiǎn)稱一旦確定，就必須前后統(tǒng)一，如：玉溪地區(qū)行政公署商業(yè)局，簡(jiǎn)稱玉溪行署商業(yè)局，

3、不能再用玉溪地區(qū)商業(yè)局等簡(jiǎn)稱。檔案錄入注意事項(xiàng)三、文件形成時(shí)間：一般公私文書、信札為發(fā)文時(shí)間。決議、決定、命令、法令、規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、條例等法規(guī)性文件為通過(guò)或發(fā)布時(shí)間。條約、合同、協(xié)議為簽署時(shí)間。時(shí)間項(xiàng)一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。如：“19810824”表示1981年8月24日。由于文件時(shí)間不完整或部分時(shí)間字跡不清，月日缺少，不清楚的部分以“0”補(bǔ)齊8位。檔案錄入注意事項(xiàng)四、文件編號(hào)：文件編號(hào)為文件制發(fā)過(guò)程中由制發(fā)機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)。文件編號(hào)一般照原文著錄。有多個(gè)文件編號(hào)的，著錄主辦機(jī)關(guān)的文件

4、編號(hào)。文件編號(hào)的括號(hào)原文可能采用各種符號(hào)，如：玉政辦發(fā)（1993）9號(hào)，著錄為玉政辦發(fā)[1993]19號(hào)，玉發(fā)（50）10號(hào)，著錄為玉發(fā)[1950]10號(hào)，50玉農(nóng)字第二十號(hào)，著錄為玉農(nóng)字[1950]20號(hào)。檔案錄入注意事項(xiàng)五、附件：附件指文件正文后的附加材料，文件題名已反映附件內(nèi)容時(shí)，可以用“附件”代替附件題名。有多個(gè)附件時(shí)，應(yīng)逐一著錄各附件題名。附件過(guò)多，自擬壓縮附件題名。（可以放在備注里面）。檔案錄入注意事項(xiàng)六、密級(jí)：密級(jí)是文件保密程度的等級(jí)，按GB/T7156-1987《文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼》將文獻(xiàn)保密等級(jí)劃分為六個(gè)等級(jí)：絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部、國(guó)內(nèi)、公開(kāi)。密

5、集一般按文件形成時(shí)所定密級(jí)著錄，對(duì)已升、降、解密的文件，應(yīng)著錄新的密級(jí)，公開(kāi)級(jí)、國(guó)內(nèi)級(jí)可不著錄。檔案錄入注意事項(xiàng)七、主題詞：主題詞可不用著錄。八、保管期限：著錄案卷上的保管期限。文件編號(hào)、文件題名、責(zé)任者、文件形稱時(shí)間、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、頁(yè)號(hào)、密級(jí)、保管期限為必錄項(xiàng)目檔案錄入注意事項(xiàng)九、其他注意事項(xiàng)。1、簡(jiǎn)化方法整理中的頁(yè)數(shù)為所有的有效頁(yè)面。歸檔了的文件，所有又字的頁(yè)面必須記頁(yè)。2、本單位的目錄號(hào)如果帶有字母的，統(tǒng)一用大寫字母。比如目錄號(hào)為：b1的統(tǒng)一為B13、錄入中涉及的各種符號(hào)，如“；”、“*”、“#”在錄入時(shí)，一律用“半角”錄入。系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)備份一、

6、系統(tǒng)維護(hù)1、軟件安裝：盡可能不安裝在系統(tǒng)盤下。2、全宗管理設(shè)置：全宗名稱使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；原文存放于非系統(tǒng)盤。3、輔助字典：在相應(yīng)的字典類目下分層設(shè)置對(duì)應(yīng)的內(nèi)容。系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)備份4、檔號(hào)格式：依據(jù)單位檔案分類方案設(shè)置。檔號(hào)規(guī)范：傳統(tǒng)方法的檔號(hào)：全宗號(hào)（3位）-目錄號(hào)（2位）-案卷號(hào)（3位）-頁(yè)號(hào)（4位）簡(jiǎn)化方法的檔號(hào)：全宗號(hào)（3位）-歸檔年度（4位）-機(jī)構(gòu)問(wèn)題（一般10位）-保管期限（2位）-件號(hào)（3位）系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)備份5、用戶界面設(shè)置信息門類結(jié)構(gòu)定義：需錄入的字段須先在對(duì)應(yīng)的檔案門類中進(jìn)行結(jié)構(gòu)和屬性的定義錄入界面設(shè)置：通過(guò)插入文字標(biāo)題和文本框（下拉框、復(fù)

7、選框）添加新增的錄入字段；選擇需調(diào)整的字段拖放到合適的位置改善錄入截面。系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)備份二、數(shù)據(jù)管理1、數(shù)據(jù)導(dǎo)入與導(dǎo)出：選擇對(duì)象進(jìn)行對(duì)應(yīng)操作即可。（對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入前，做好數(shù)據(jù)的備份，便于數(shù)據(jù)重復(fù)導(dǎo)入或者導(dǎo)入出問(wèn)題后的恢復(fù)）《Word、WPS、Excel文檔目錄導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)的方法》參閱http://www.yxdaw.com/newsshow.asp?NewsId=37下載地址：http://www.yxdaw.com/works.asp，點(diǎn)擊“檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方法.doc”下載后以只讀方式打開(kāi)。系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)備份2、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)方法一：利用軟件自帶的功能進(jìn)行操

8、作方法二：