學(xué)習(xí)電子郵件

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1、電子郵件規(guī)范在郵件交往中要尊重對(duì)方，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是把有價(jià)值的信息提供給需要的人。從公司送出的郵件，代表的就是公司，不管內(nèi)容是什么，從公司送出的個(gè)人郵件都被認(rèn)為是公司的官方消息。這也許會(huì)給你和你的公司惹上一些不必要的麻煩。職場(chǎng)電子郵件禮儀（1）關(guān)于主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。1．一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的2．標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)3.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”4．

2、一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理5．特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。6．回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE一大串。對(duì)英文郵件，一般來(lái)說(shuō)，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫(xiě)即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫(xiě)。YES：NewE-mailAddressNotification；DetailedcalculationNO：detailedcalculation關(guān)于稱呼與問(wèn)候1．恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度郵件的開(kāi)頭要

3、稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。電子郵件不用寫(xiě)日期，因?yàn)猷]件發(fā)出的時(shí)候就有自帶的日期，所以不做要求。2．Email開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)Howareyou,老外會(huì)以為你活在20世紀(jì)，最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“HI”，中文的寫(xiě)個(gè)”你好”；結(jié)尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)BestRegards，中文的寫(xiě)個(gè)”祝您順利”之類的也就可以了。俗話說(shuō)得好，“禮多

4、人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。3稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開(kāi)頭無(wú)須空格。如：DearMr.Smith.IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.BestRegards,David不知對(duì)方性別可用DearMadam，Sir。如果針對(duì)整個(gè)部門(mén)：GentlemenorLadies：職場(chǎng)電子郵件禮儀（2）1.Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作

5、摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。2.注意Email的論述語(yǔ)氣根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀?！班]件門(mén)”就是深刻的教訓(xùn)！3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段

6、落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論。4.一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。5.盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi);如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫(xiě)是否有錯(cuò)誤。6.合理提示重要信息不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用、粗體斜體、顏色字

7、體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。7.合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。8不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用:)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻BusinessEmail不是你的情書(shū)，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合，比如現(xiàn)在－:)9標(biāo)點(diǎn)與格式不要拘泥于語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，尤其是濫用后者。你會(huì)常?？吹接腥藶榱藦?qiáng)調(diào)，硬要在句子后面追加一大

8、堆感嘆號(hào)。對(duì)于濫用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不能掉以輕心。感嘆號(hào)（計(jì)算機(jī)術(shù)語(yǔ)叫做“bangs”）只是另一種結(jié)束句子的方式而已。格式很管用，但不是萬(wàn)能膏藥。（書(shū)寫(xiě)郵件）用語(yǔ)直白。句號(hào)就夠了。盡量使用