論壇類活動執(zhí)行

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1、論壇活動執(zhí)行工作手冊一、準(zhǔn)備期（一）確定策劃執(zhí)行方案，推動與主辦方合作執(zhí)行1、明確策劃執(zhí)行方案，包括時間、地點、參與人、參與環(huán)節(jié)、自主活動主題、創(chuàng)意、流程、時長等。出具項目進(jìn)度表，按階段執(zhí)行，定期匯報和檢討。2、要求項冃組加強與主辦方的聯(lián)系，明確可利川的會務(wù)資源并按計劃實施。3、皿全面了解主辦方就論壇的一應(yīng)宣傳、接待、示勤、服務(wù)、票務(wù)和纟R織等會務(wù)活動，深入思考并冇品位地使用相關(guān)介質(zhì)進(jìn)行品牌傳播。4、活動前3天在活動所在地組織項目動員會，通過表單來管理項目，明確流程。5、活動麗1天組織彩排工作，提詢計劃并邀請有必要的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)嘉賓參與彩排。（二）重點關(guān)注相關(guān)專家的接待準(zhǔn)備工作1、按計劃邀請相關(guān)領(lǐng)

2、域的專家。講課題目要捉前與講課專家溝通后，盡早確定。之前要讓與專家對接的同事，向?qū)＜艺f明會議的參會人員。2、擬定專家和相關(guān)嘉賓名單，移交給主辦方統(tǒng)一-接待。3、定期專人跟進(jìn)專家的演講準(zhǔn)備進(jìn)度，提前獲取講話資料。4、要求主辦方宣傳己方的嵌入活動，吸引與會者參與活動。如有需要，可利用主辦單位提供的媒體資源，讓記者參為己方活動。物料（一）舞美物料的設(shè)計與制作1、按明確的執(zhí)行方案匯總“活動物料清單”，包括會務(wù)宣傳和甲方自主活動屮所使川的相關(guān)物料。2、按計劃提前2個月開始進(jìn)行物料形象整體設(shè)計，在各種會務(wù)介質(zhì)上統(tǒng)一輸出甲方的品牌形象。3、一應(yīng)物料按進(jìn)度應(yīng)提前半個月開始制作。一般應(yīng)在活動所在地制作。4、應(yīng)提

3、前1個月確定贈品并進(jìn)行釆購、包裝和運輸。（二）相關(guān)人員和后勤準(zhǔn)備1、按計劃確定主持人選擇并敲定檔期，包括專業(yè)主持人和專家主持。2、組織安排相關(guān)嘉賓、專家和己方領(lǐng)導(dǎo)的行程。3、跟進(jìn)己方專家的準(zhǔn)備工作和相關(guān)演示資料的制作進(jìn)度。（三）宣傳資料準(zhǔn)備1＞按規(guī)劃準(zhǔn)備相關(guān)宣傳文案，包括新聞稿、主持人串詞、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、演講PPT以及相關(guān)活動內(nèi)容資料；2、按計劃提前設(shè)計和印制品牌也冊、手冊、折頁和品牌宣傳用品等札I關(guān)宣傳資料，并做好運輸、接收工作。（四）主會場搭建1、按照前期設(shè)計師設(shè)計的由甲方確認(rèn)的設(shè)計圖，進(jìn)行會場搭建和設(shè)備設(shè)施。2、實時監(jiān)督供應(yīng)商單位在廠的制作進(jìn)度與質(zhì)量，所使用的材料是否達(dá)到公司要求。3、監(jiān)督

4、供應(yīng)商公司按進(jìn)度制作物料，按階段提交部品制作完成記錄圖片。4、辦理進(jìn)場施工證。施工過程中監(jiān)督供應(yīng)商單位的安全文明施工，安全帽、安全繩的佩戴。5、實時聯(lián)系組委會進(jìn)行工程階段驗收和隱蔽驗收。二、執(zhí)行期服務(wù)（一）會務(wù)相關(guān)（按甲方需求進(jìn)行，一般不盂要我們做會務(wù)接待）1、更新和跟進(jìn)嘉賓行程，特別來賓到達(dá)酒店前應(yīng)提前安排公司相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)在灑店迎接。另外，項目組應(yīng)密切跟進(jìn)己方領(lǐng)導(dǎo)和專家的接待工作。2、可通過主辦方合作，按計劃考慮是否進(jìn)行酒店房間的布置，通過礦泉水、水果、小食品、溫馨提示卡的擺放來墨化品牌傳播。3、通過酒店和主辦方的接待嵌入，通過各種指示牌、提示資料等提供指引功能；（二）活動相關(guān)1、活動詢H組織乙

5、方專家和特邀專家、嘉賓會談，明確活動主題、探討話題和各自角色，統(tǒng)一口徑輸出。2、注意按計劃安排主辦方領(lǐng)導(dǎo)與公司領(lǐng)導(dǎo)的會談。3、專人跟進(jìn)，提前知會相關(guān)專家和領(lǐng)導(dǎo)在活動中出席、致辭等任務(wù)以及演講時氏，按表單提醒他們按時參加活動和上場。4、有特別嘉賓，可邀請主辦方提供VIP休息室。活動（一）舞美施工及彩排1、跟進(jìn)聯(lián)系主辦方和活動所在地。2、按時間和計劃要求進(jìn)行活動現(xiàn)場舞美搭建施工進(jìn)度和安全，保障一定的彩排時間；按物料清單最終檢査所有細(xì)節(jié)。3、制作座位安排圖，按耍求布置貴賓席、參會席和媒體區(qū)域；4、按計劃和要求執(zhí)行活動彩排，查漏補缺。（二）現(xiàn)場管理（主要考慮論壇形式，其他活動參考發(fā)布活動和典禮活動）1

6、、攝像和維持現(xiàn)場秩序：在會議期間，架設(shè)好攝像機。提醒大家把手機設(shè)置成震動狀態(tài)。主要負(fù)責(zé)不耍讓觀眾在專家前而不停的走動。所有人員均從后排走動，包括拍照、攝像，要適可而止。2、會議播放設(shè)備的調(diào)試和話筒傳遞：提前與酒店工作人員溝通，調(diào)試好播放設(shè)備。事先準(zhǔn)備好無線話筒，以備互動環(huán)節(jié)的觀眾發(fā)言。3、觀眾的調(diào)整：如果活動開始前觀眾還沒坐滿，應(yīng)迅速將后向幾排的觀眾調(diào)整至前面，保證活動場面圓滿。4、注意控制活動流程，通知演講人的時氏。同時，如冇討論和互動環(huán)節(jié)，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人應(yīng)注意把控時間。