付款及報(bào)銷制度(2011.5)

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1、版次：1修訂次：0福建XX有限公司作業(yè)指導(dǎo)書報(bào)銷制度CWB—003頁碼：第1頁共4頁生效日期：2011/05/01制訂：文件標(biāo)識：匯審：分發(fā)號：批準(zhǔn)：1.制度目標(biāo)：1.1目的：為明確公司付款及報(bào)銷審批流程，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控制度，結(jié)合公司目前實(shí)際情況，特制定本制度。1.2適用：本制度適用于公司總部及各辦事處。1.3說明：本規(guī)定所描述的“正式發(fā)票”是指印有國稅部門監(jiān)制的正式發(fā)票、事業(yè)單位結(jié)算收據(jù)、非經(jīng)營性資金往來收據(jù)等，除此之外的企業(yè)自制收據(jù)、白條等稱為非正式發(fā)票。2.具體規(guī)定：2.1單據(jù)的規(guī)定2.1.1

2、付款及報(bào)銷單據(jù)分為：報(bào)銷單、預(yù)付款通知單、借款單、付款憑證、付款申請單等。2.1.2付款及報(bào)銷單中內(nèi)容均需填寫完整，大小寫金額按照規(guī)范填寫。2.1.3報(bào)銷及付款業(yè)務(wù)原則上須取得正式發(fā)票，確實(shí)無法取得正式發(fā)票的，須有合理的理由及證明人和部門主管的審核同意。同時，同一筆業(yè)務(wù)如果存在正式發(fā)票與非正式發(fā)票，應(yīng)分別填制付款及報(bào)銷單。2.1.4所有付款及報(bào)銷單附單中的報(bào)銷單據(jù)背面，均須有經(jīng)辦人及證明人（有證明人的業(yè)務(wù)）簽字，非電腦打印的定額車票（如：市內(nèi)交通費(fèi)車票）還須寫明往返地點(diǎn)。2.1.5付款及報(bào)銷單面單

3、及附件中的正式發(fā)票、合同、其它所需資料等，均不得隨意涂改，正式發(fā)票正面不得出現(xiàn)涂改，不得出現(xiàn)套寫（二次復(fù)寫），發(fā)票的日期、單位、內(nèi)容等必須與實(shí)際的業(yè)務(wù)相符。2.1.6所有自制白條須有證明人（有證明人的業(yè)務(wù)）再經(jīng)副總經(jīng)理級以上人員簽批才能按報(bào)銷流程報(bào)銷。2.1.7各種付款及報(bào)銷單用途及填寫說明如下。2.1.7.1報(bào)銷單2.1.7.1.1用于員工報(bào)銷除借款業(yè)務(wù)、預(yù)付款之外的所有費(fèi)用采購報(bào)銷業(yè)務(wù)，報(bào)銷單后面必須附有相應(yīng)的發(fā)票、其它票據(jù)及必要的清單。2.1.7.1.2“報(bào)銷項(xiàng)目”填寫簡要的報(bào)銷內(nèi)容，敏感的

4、內(nèi)容不宜體現(xiàn)，如：招待XX局長之類。2.1.7.1.3費(fèi)用類采購報(bào)銷需領(lǐng)用或使用人簽字證明（如名片、茶葉、贈送禮品等）并附有請購單、發(fā)票。2.1.7.1.4物料類采購報(bào)銷（包括補(bǔ)數(shù)采購）需有訂（申）購單、倉庫入庫單、供貨商發(fā)票及送貨單、采購合同、品管檢驗(yàn)單。2.1.7.1.5委外加工及外修等報(bào)銷單須附有：委外加工合同、外修申請單、結(jié)算發(fā)票、入庫單或外修驗(yàn)收單。-4-2.1.7.1.6運(yùn)輸費(fèi)結(jié)算的付款單須附有：物流公司提供的運(yùn)輸發(fā)票、運(yùn)輸清單、客戶簽收的發(fā)貨回執(zhí)單、運(yùn)輸協(xié)議、運(yùn)輸費(fèi)核算單。2.1.7

5、.1.7裝卸費(fèi)：裝卸貨物清單及裝卸費(fèi)計(jì)算表。2.1.7.1.8外租各類車輛須附有派車申請單且須有派車權(quán)人核簽，車輛加油費(fèi)修理費(fèi)等車輛費(fèi)用支出須有派車權(quán)人核簽。2.1.7.1.9如屬于先預(yù)付款后來票核銷的報(bào)銷，須在備注欄寫明“預(yù)付款核銷、無須付款”的字樣。預(yù)付款后到票，且不涉及付余款的到票核銷單，由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核后即可入賬。2.1.7.2差旅費(fèi)報(bào)銷單2.1.7.2.1用于員工出差后報(bào)銷交通費(fèi)、出差補(bǔ)助、住宿費(fèi)等，后面必須附有相應(yīng)的發(fā)票及其它票據(jù)。2.1.7.2.2“途中補(bǔ)助”及“住勤補(bǔ)助”等差旅費(fèi)相

6、關(guān)報(bào)銷按照公司《差旅費(fèi)報(bào)銷管理規(guī)定》執(zhí)行。2.1.7.3預(yù)（應(yīng)）付款通知單2.1.7.3.1用于支付公司對外預(yù)付各類費(fèi)用、采購款、應(yīng)付個人利息款、應(yīng)付余款等預(yù)（應(yīng)）付項(xiàng)目。2.1.7.3.2預(yù)（應(yīng)）付款中，收款人的名稱、開戶行及帳號須與發(fā)票或合同中所體現(xiàn)的信息一致，如存在不符，須提供加蓋公章的說明函。2.1.7.4借款單2.1.7.4.1用于公司內(nèi)部員工借款專用單據(jù)，借款單上的“借款人簽章”須由借款人本人簽章，不得代簽。2.1.7.4.2借款分個人借款與業(yè)務(wù)借款。個人借款參照6月1日批準(zhǔn)的《新進(jìn)員

7、工、干部借支標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行，業(yè)務(wù)借款根據(jù)合同、出差單等相關(guān)資料預(yù)算，經(jīng)部門主管復(fù)核，按流程審批。2.1.7.5附件粘帖單2.1.7.5.1用于粘帖發(fā)票、收據(jù)等原始票據(jù)，一般用于填制“費(fèi)用報(bào)銷單”及“差旅費(fèi)報(bào)銷單”時粘帖面積較小的發(fā)票。2.2報(bào)銷流程規(guī)定證明人部門主管財(cái)務(wù)審核總經(jīng)理出納員對應(yīng)會計(jì)客戶或經(jīng)辦人2.2.1報(bào)銷流程說明：2.2.1.1經(jīng)辦人根據(jù)付款或報(bào)銷業(yè)務(wù)性質(zhì)，選擇對應(yīng)的付款及報(bào)銷單填制后，如有協(xié)同經(jīng)辦的同事，交由證明人簽字（單據(jù)“證明人”處及發(fā)票背后），然后交給部門主管審核簽批。2.2.1

8、.2部門主管簽批后，及時移交財(cái)務(wù)部審核，再由經(jīng)辦人送總經(jīng)理處審批，再到出納處報(bào)銷。2.2.1-4-.5出納員接收通過總經(jīng)理/權(quán)限主管審批的付款及報(bào)銷單時，需及時電話告知報(bào)銷人或經(jīng)辦人到財(cái)務(wù)領(lǐng)取報(bào)銷款，領(lǐng)取報(bào)銷款時要求本人簽字、注明報(bào)銷金額及時間。如屬于轉(zhuǎn)帳或匯款業(yè)務(wù)，在辦理完轉(zhuǎn)帳或匯款后需及時告知經(jīng)辦人。2.2.1.6本流程中，制單→財(cái)務(wù)審核→總經(jīng)理/權(quán)限主管審批→付款，屬于不可或缺的環(huán)節(jié)，在上一環(huán)節(jié)未審核或?qū)徟鷷r，本環(huán)節(jié)應(yīng)該給予拒簽，如：部門主管未批，財(cái)務(wù)不給予審核，同樣，財(cái)務(wù)部