公文處理程序

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1、公文處理程序公文處理程序指機(jī)關(guān)公文的傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結(jié)、立卷、歸檔和銷毀。公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)力求當(dāng)F1事當(dāng)F1畢。一般應(yīng)在十五天內(nèi)辦理完畢,并答復(fù)報(bào)文單位。因問題復(fù)雜,十五天內(nèi)難以辦結(jié)的，應(yīng)向報(bào)文單位說明情況。緊急文件隨到隨辦。有時(shí)限要求的文件，必須在時(shí)限內(nèi)辦完。具體有以下兒個(gè)環(huán)節(jié)：①簽收、登記:首先應(yīng)建立嚴(yán)格的收文簽收、登記制度，加強(qiáng)對(duì)公文運(yùn)轉(zhuǎn)的管理,保證收到的公文件件有著落。收文的簽收、登記一般由秘書部門負(fù)責(zé)。指對(duì)來自本機(jī)關(guān)外部的公文所實(shí)施的處置與管理。1.第一階段：公文的收受與分流（1）簽收。指履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對(duì)、檢查、簽

2、注手續(xù)后，機(jī)關(guān)設(shè)置的外收發(fā)人員、通訊人員從發(fā)文機(jī)關(guān)、郵政部門、機(jī)要通信部門、文件交換站，或通過自備通信設(shè)備收取公文。（2）外收文登記。即由外發(fā)人員在完成簽收工作后，對(duì)收文情況做出簡(jiǎn)要記載。（3）啟封。即外收文登記完成后，公文送至機(jī)關(guān)統(tǒng)一或分別按內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的內(nèi)收發(fā)部門（或人員），由其簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者親啟。（4）內(nèi)收文登記。即由內(nèi)收發(fā)人員對(duì)收文情況做出較詳細(xì)記載。（5）分辦。即經(jīng)對(duì)收文進(jìn)行分類篩選后，由指定的有關(guān)人員根據(jù)公文的重要程度、各部門職責(zé)分工及有關(guān)程序規(guī)定將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門工作人員閱知辦理。（6）摘編。由文件管理人員對(duì)部分準(zhǔn)備投入辦理過程的重要文件進(jìn)行的加工活

3、動(dòng)，主要是針對(duì)這些文件寫文摘、提要、綜述，匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料等。2.第二階段：辦理收文（1）擬辦。由部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)具體工作人員經(jīng)過對(duì)公文進(jìn)行認(rèn)真的閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者審核定奪。（2）批辦。即機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負(fù)責(zé)人對(duì)公文提出處置意見。（3）承辦。即有關(guān)工作人員按批辦意見具體處置公文所針對(duì)的事務(wù)和問題。（4）注辦。即由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。3.第三階段：組織傳閱與催辦查辦（1）組織傳閱。指獨(dú)份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多部門或多位工作人員閱知處理吋，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。（2）催辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)根據(jù)承辦吋限和其他有關(guān)要求對(duì)公文承辦過程實(shí)施的催促

4、檢查。（3）查辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)或其他專門組織對(duì)重要公文實(shí)際執(zhí)行情況所進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。1.第四階段：處置辦畢公文包括：立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等。1.擬辦擬辦是一項(xiàng)輔助決策活動(dòng),目的是為決策活動(dòng)提供可供選擇的方案。作好擬辦應(yīng)注意：（1）認(rèn)真研讀公文，真止弄清對(duì)方的意圖、問題的性質(zhì)與實(shí)際情況。（2）意見要簡(jiǎn)明、具體、得體。（3）如同時(shí)提出兩個(gè)或兩個(gè)以上方案時(shí)，應(yīng)講究它們的排列次序，一般應(yīng)將傾向性意見放在前面，以提高效果。（4）意見應(yīng)工整、清晰地寫在《文件處理單》相應(yīng)的欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期。（5）當(dāng)公文所涉及的問題較易處理，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者釆納口己的方案有一定的把握時(shí)，也可直接草擬復(fù)

5、文文稿供審核定奪，以加速辦理過程。2.批辦批辦是一項(xiàng)由法定責(zé)任者履行法定事務(wù)處置權(quán)的決策性活動(dòng)。法定責(zé)任者即機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人。批辦的要求是：（1）不得越權(quán)批辦公文。（2）嚴(yán)格控制批辦范圍，不經(jīng)批辦同樣能得到有效辦理的公文，已批辦過統(tǒng)一的處置意見的公文，他人已有合法、明確而有效批辦意見的公文，均不再批辦，由有關(guān)部門直接處理。（3）批辦意見務(wù)須明確、肯定、具體，前后一致,切實(shí)可行。（4）采取有效措施監(jiān)督批辦意見的執(zhí)行結(jié)果。（5）批辦過程中，如發(fā)現(xiàn)公文所涉及的問題是自己無權(quán)或確實(shí)無法處置的，可將批辦改為擬辦。在此過程中一定要實(shí)事求是地弄清事件的情況。（6）批辦意見應(yīng)工整、清晰地寫在《文件處理單》

6、或《文件傳閱單》的有關(guān)欄目?jī)?nèi)，并務(wù)須簽注批辦人姓名、年刀日。3.承辦只有經(jīng)過承辦,公文才能產(chǎn)生切實(shí)效用，它是公文辦理中的中心環(huán)節(jié)。在承辦時(shí)應(yīng)注意：（1）熟悉與公文內(nèi)容有關(guān)的法律、法規(guī)、方針政策和上級(jí)有關(guān)公文，熟悉有關(guān)業(yè)務(wù)。（2）為使公文所針對(duì)的問題得到有效處理，必須深入實(shí)際，加強(qiáng)調(diào)查研究。（3）加強(qiáng)協(xié)商，努力協(xié)調(diào)各方面關(guān)系。（4）有效運(yùn)用面談、會(huì)議、電話溝通、現(xiàn)場(chǎng)辦公等多種承辦方式。（5）分清主次，區(qū)別緩急，科學(xué)安排承辦次序。（6）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)積極參與承辦。（7）注重對(duì)承辦結(jié)果的檢查與監(jiān)督。4.注辦注辦的主要作用是備忘待查，為H后查考提供依據(jù)。注辦由承辦人隨手完成，即隨著承辦活動(dòng)的進(jìn)行隨時(shí)將反映

7、承辦情況的一些內(nèi)容記錄在《文件處理單》相應(yīng)的欄目?jī)?nèi)。簽注的項(xiàng)目通常包括：是否辦復(fù)，復(fù)文號(hào)及復(fù)文F1期；召開會(huì)議的名稱，與會(huì)范圍，決議與結(jié)果；電話溝通時(shí)對(duì)方的受話人、通話內(nèi)容與H期；現(xiàn)場(chǎng)辦公的參加者、解決問題的方法措施與結(jié)果；主要閱件人、承辦人姓名、簽注F1期等等。收文管理活動(dòng)的方法要點(diǎn)（1）簽收。簽收是收文辦理的第一道程序，指收到文件后收件人在對(duì)方的文件投遞單或送文簿上簽字，表示收到。其作用，一是為明確交接雙