余姚市檔案館檔案接收標(biāo)準(zhǔn)

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1、余姚市檔案館檔案接收標(biāo)準(zhǔn)為確保檔案的完整和進(jìn)館檔案的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。根據(jù)《中華人民共和國法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法律、法規(guī)，結(jié)合我市實(shí)際情況，特重新制定本標(biāo)準(zhǔn)：一、接收范圍和內(nèi)容（一）接收范圍：接收本市范圍內(nèi)各個(gè)時(shí)期各類各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體，以及具有代表性、典型性的企事業(yè)單位和經(jīng)過協(xié)商確定的知名人士、著名家族等檔案材料，具體接收范圍按2004年重新確定的余姚市檔案館接收名冊執(zhí)行。（二）、接收內(nèi)容：1、接收列入進(jìn)館范圍內(nèi)的反映各立檔單位具有永久長期保存價(jià)值的各個(gè)門類（文書、

2、統(tǒng)計(jì)、會計(jì)、科技、聲像、實(shí)物、專門等檔案）和知名人士、著名家族等的檔案材料。載體包括（紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、膠片、光盤、照片、影片等形式檔案）。2、檢索工具：①案卷目錄（一式二份）;②全宗介紹（一式二份）；③電子目錄（標(biāo)準(zhǔn)見附件）；④案卷文件目錄（不作強(qiáng)求）；⑤其他各類檢索工作（不作強(qiáng)求）。3、匯編材料：①組織沿革；①本地區(qū)、本系統(tǒng)的各類基礎(chǔ)數(shù)字匯編；②大事記、年鑒；③專業(yè)志或地方史志；④有關(guān)本地區(qū)、本專業(yè)的其他匯編材料。二、檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：（一）文書檔案1、分類清楚：按全宗整理移交檔案，一個(gè)全宗應(yīng)按統(tǒng)

3、一的分類方案，保持一致性和連續(xù)性，分類清楚。2、保管期限劃分準(zhǔn)確：按照國家檔案局發(fā)布的檔案保管期限的規(guī)定，準(zhǔn)確鑒定文件的保管價(jià)值，區(qū)分永久、長期、短期三種期限。3、組卷符合要求：根據(jù)文件的形成規(guī)律，并保持文件之間的歷史聯(lián)系，靈活運(yùn)用立卷特征，按照文件的不同價(jià)值、數(shù)量進(jìn)行組卷，便于保管和利用。4、卷內(nèi)文件排列條理：卷內(nèi)文件排列要條理系統(tǒng)，保持文件之間的聯(lián)系，使之成為一個(gè)有機(jī)整體，一般可按時(shí)間順序或重要程度排列。5、編寫頁號或件號：對裝訂的案卷，不論單面或雙面書寫文件，凡是有字的，均以頁為單位編號，空白面

4、不編頁號。如果卷內(nèi)只有一件印件，已有頁碼，可不再編頁號。編號位置在文件正面的右上角、背面的左上角。6、填寫卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)備考表：進(jìn)館檔案必須全部填寫卷內(nèi)文件目錄，文件題名不能隨意更改和簡化,沒有題名或題名不能說明文件內(nèi)容的，應(yīng)擬寫題名，外加"[]”；頁號的填寫，應(yīng)填寫每件文件的首頁號；備考表立卷人、檢查人要簽名，以示負(fù)責(zé)，日期填寫立卷完成的時(shí)間，如有其他需說明的問題，也填寫在備考表內(nèi)。7、填寫案卷封面：案卷封面用毛筆或鋼筆正楷書寫，字跡工整、清晰；全宗名稱要寫單位的全稱或通用簡稱;案卷題名要簡明（

5、一般不超過50個(gè)字）,確切全括地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容；起止年月應(yīng)填寫卷內(nèi)文件最早至最遲時(shí)間，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。8、案卷裝訂與文件修復(fù)：案卷內(nèi)無金屬物，對破損和小于16開的紙張要進(jìn)行托裱修復(fù)。（二）科技檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》執(zhí)行。（三）會計(jì)檔案經(jīng)過鑒定后，抽取出其中的六種材料，包括有：土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)；歷年工資名冊；未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)單據(jù)；交通肇事、工傷事故的處理單據(jù)；涉外（含港、澳、臺地區(qū)）的會計(jì)材料；有必要延長保管期限的其它會計(jì)材料。然后按照會計(jì)檔案立卷要求，重新裝訂成

6、冊，排列在對應(yīng)保管期限的其他各類檔案后。（四）照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》執(zhí)行。（五）各類專業(yè)（專門）檔案按照國家檔案局和有關(guān)專業(yè)主管機(jī)關(guān)共同制定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（六）各類檔案的案卷應(yīng)統(tǒng)一排列。三、電子檔案接收要求：（一）歸檔內(nèi)容：凡是紙質(zhì)檔案或其他形式載體的檔案均應(yīng)按照檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。（二）歸檔范圍：電子文件的歸檔范圍應(yīng)參照國家紙質(zhì)文件材料或其他形式載體材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和電子文件產(chǎn)生及運(yùn)行過程中的元數(shù)據(jù)。（三）保管期限和密級劃分

7、：電子文件的保管期限和密級劃分應(yīng)參照國家紙質(zhì)文件材料或其他形式載體材料密級和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致，應(yīng)當(dāng)在電子文件的機(jī)讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限的標(biāo)識。（四）質(zhì)量要求：要重點(diǎn)檢查其可讀性和完整性，記錄的字節(jié)數(shù)、檢索拷貝在載體上的，還要看其介質(zhì)是否完好無損，必要時(shí)進(jìn)行全面檢查，確保測試無病毒和檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確完整，合格率達(dá)到100%時(shí)方可進(jìn)行交接。凡檢驗(yàn)不合格的，由形成部門負(fù)責(zé)重新制作。（五）移交方式：一般根據(jù)檔案進(jìn)館工作的實(shí)際情況與紙質(zhì)檔案

8、或其他載體的檔案同時(shí)移交，移交形式可以是交接雙方之間進(jìn)行存儲載體傳遞，條件允許的情況下也可隨時(shí)接收現(xiàn)行文件的電子檔案。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，電子檔案的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但仍需履行相應(yīng)的手續(xù)。四、接收手續(xù)和期限（一）凡在本單位保存滿10年的檔案，應(yīng)向檔案館提出移交申請，市檔案館可根據(jù)實(shí)際情況酌情處理，待驗(yàn)收合格后，才能接收進(jìn)館。（二）接收時(shí)移交單位用專車專人送至檔案館，交接雙方按目錄逐卷（件）清點(diǎn)，珍貴檔案應(yīng)逐頁清點(diǎn)。（三）交接清點(diǎn)無誤，雙方應(yīng)在檔