閔行區(qū)檔案館接收檔案的標(biāo)準(zhǔn)和要求.doc

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1、附件1閔行區(qū)檔案館接收檔案的標(biāo)準(zhǔn)和要求根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案館工作通則》及《上海市檔案條例》等有關(guān)規(guī)定，檔案接收進(jìn)館的要求是：全宗內(nèi)檔案完整、齊全；分類清楚；保持文件之間的歷史聯(lián)系，標(biāo)題簡(jiǎn)明確切；保管期限劃分準(zhǔn)確等。一、按全宗整理移交檔案1、進(jìn)館檔案必須以全宗為單位，列入我館接收范圍的具有永久、長(zhǎng)期（30年）保存價(jià)值的檔案，自形成之日起滿十年，按規(guī)定向檔案館移交。2、凡反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)（包括各專業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)）具有科學(xué)歷史研究?jī)r(jià)值的各種載體檔案，均應(yīng)收集齊全。3、撤銷機(jī)關(guān)應(yīng)將本機(jī)關(guān)全部檔案（包括各種門類、各種載體的檔案）及資料按規(guī)定向檔案館

2、移交。二、分類清楚，前后一致1、一個(gè)全宗應(yīng)按統(tǒng)一的分類方案，不能隨意變動(dòng)，要做到類別設(shè)置合理，各類之間界限清楚，層次分明，歸類準(zhǔn)確。2、分類方法一般采用年度——組織機(jī)構(gòu)（或問題）分類。三、保管期限劃分準(zhǔn)確8進(jìn)館必須經(jīng)過鑒定，根據(jù)國(guó)家檔案局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，準(zhǔn)確判定文件材料的保存價(jià)值，劃分永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種期限。不同保管期限的文件不能合在一起立卷。四、傳統(tǒng)組卷（一）案卷組合符合要求案卷組合以文件的自然形成規(guī)律和保持文件之間的歷史聯(lián)系為原則，靈活運(yùn)用六個(gè)特征（問題、時(shí)間、名稱、作者、通訊者、地區(qū)），并按照文件的不同價(jià)值、數(shù)

3、量進(jìn)行組卷。具體要求：1、幾個(gè)密切聯(lián)系的同一類型的文件應(yīng)組合在一起，即同一問題、同一會(huì)議、同一案件所形成的文件，根據(jù)其歷史聯(lián)系和不同保管期限合理組卷。2、密不可分的一組文件（如正件與附件、正本與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件等）應(yīng)組合在一起。3、錄音帶、錄像帶、照片（含底片）等檔案，按音像檔案的要求單獨(dú)整理歸檔。4、電子文件等按電子檔案管理要求整理歸檔。5、專業(yè)檔案按照各專業(yè)檔案管理的要求進(jìn)行組卷。（二）卷內(nèi)文件排列應(yīng)保持文件之間的歷史聯(lián)系卷內(nèi)文件的排列方法是：1、單一作者、單一問題的案卷，按文件時(shí)間先后的順序排列。2、單一作者、幾個(gè)問題的案卷，先按問題的

4、重要程度排，后按時(shí)間順序排列。83、單一問題、幾個(gè)作者的案卷，先排作者，后排時(shí)間或按文件內(nèi)容順序排列。4、一組密不可分的文件應(yīng)正件在前，附件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正本在前，底稿在后；重要文件的歷次修改稿，最后的定稿在前，其他歷次稿依次排列。5、案件卷內(nèi)文件排列，結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料（如旁證等）在后。司法部門形成的案件檔案，按司法部門的規(guī)定排列。（三）卷內(nèi)文件編目，規(guī)范清楚1、卷內(nèi)文件每頁(yè)（包括小頁(yè)）均應(yīng)編號(hào)。頁(yè)號(hào)編寫的位置：正面編在文件的右上角，背面編在文件的左上角。2、進(jìn)館檔案必須填寫卷內(nèi)文件目錄，并要求各項(xiàng)欄目填寫齊全、正確、字跡

5、工整。一般應(yīng)以一份文件內(nèi)容為單位逐件填寫。對(duì)文件的標(biāo)題不要隨意更改或簡(jiǎn)化，沒有標(biāo)題的文件應(yīng)擬定確切的標(biāo)題，沒有文件作者或時(shí)間的盡量考證清楚，填入項(xiàng)內(nèi)，每次會(huì)議記錄要寫明會(huì)議時(shí)間和主要內(nèi)容。3、每本案卷均應(yīng)填寫備考表，有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明、立卷人、檢查人和日期應(yīng)逐項(xiàng)填寫在內(nèi)。（四）案卷封面填寫完整、整潔、美觀1、選擇耐久性能好的墨水或碳素墨水填寫封面。封面各項(xiàng)填寫齊全，字跡工整、醒目、美觀，案卷封面上的全宗號(hào)、目錄、案卷順序號(hào)須經(jīng)區(qū)檔案館確定后，由移交單位負(fù)責(zé)準(zhǔn)確填寫。82、案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)包括作者、問題、名稱三部分。體式一

6、致，文字簡(jiǎn)練，簡(jiǎn)稱通用易懂。（五）案卷裝訂整齊、結(jié)實(shí)1、進(jìn)館的檔案必須清除卷內(nèi)所有的金屬物（大頭針、釘書釘?shù)龋?，破損的文件須經(jīng)過裱糊修復(fù)，字跡已擴(kuò)散的須經(jīng)過復(fù)制并與原件一起立卷裝訂（原件在前，復(fù)制件在后）。2、案卷裝訂整齊結(jié)實(shí)，做到不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不妨礙閱讀。（六）案卷排列系統(tǒng)、目錄編制科學(xué)1、進(jìn)館檔案必須進(jìn)行系統(tǒng)化的排列和科學(xué)編目。永久和長(zhǎng)期保存的案卷按各自的大流水排列和編目。在同一流水號(hào)中，應(yīng)先按年度，然后按分類方案的順序，分門別類地排列。最后按排列的順序編制案卷順序號(hào)。2、案卷目錄應(yīng)以若干年度案卷為一個(gè)階段。為統(tǒng)一起見，階段的劃分和檔號(hào)（全宗

7、號(hào)、目錄號(hào)、案卷順序號(hào)）編制均由區(qū)檔案館確定。3、案卷目錄上的項(xiàng)目要填寫齊全、書寫端正、目錄上的標(biāo)題與案卷封面上的標(biāo)題應(yīng)完全一致；各年度之間要求間隔一行，并居中標(biāo)出年度；各類別之間應(yīng)標(biāo)出類名并各占一行。4、向區(qū)檔案館移交的案卷目錄和卷內(nèi)目錄應(yīng)輸入計(jì)算機(jī)后存儲(chǔ)在光盤等介質(zhì)內(nèi)或通過網(wǎng)絡(luò)在線移交給檔案館。（七）案卷脊背標(biāo)簽清晰、整潔每本案卷脊背8上應(yīng)貼上標(biāo)簽，所填內(nèi)容應(yīng)與封面上的檔案號(hào)、案卷年度一致。（八）案卷裝盒敲號(hào)準(zhǔn)確、清楚1、進(jìn)館檔案按照永久、長(zhǎng)期的案卷順序號(hào)分別裝檔案盒。每只檔案盒內(nèi)所裝案卷的厚度控制在6厘米左右。2、檔案盒內(nèi)案卷排列的順序不能顛倒，即順

8、序號(hào)小的在左，大的在右。3、檔案盒脊背上所敲各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)與盒內(nèi)案卷相