遼陽市檔案館接收檔案標(biāo)準(zhǔn)(試行)

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1、附件3：遼陽市檔案館接收檔案標(biāo)準(zhǔn)（試行）（本標(biāo)準(zhǔn)適用立卷改革前檔案的整理）一、按全宗整理1、進館檔案必須以全宗為單位進行整理,在本單位保存十年后向市檔案館移交.2、凡反映立檔單位主要職能活動（包括黨、政、工、團等機構(gòu)）和基本歷史面貌，需要永久和長期保存的檔案，均應(yīng)收集齊全，確保全宗的完整。二、分類清楚1、根據(jù)機關(guān)內(nèi)組織機構(gòu)的設(shè)置，業(yè)務(wù)分工，檔案數(shù)量多少編制本單位分類方案。2、一個全宗（立檔單位）應(yīng)按統(tǒng)一的分類方案進行分類，不能隨意變動，必須保持前后一致。3、分類方法，一般要求按年度——組織機構(gòu)（或問題）分類。專業(yè)檔案按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。三、保管期限劃分準(zhǔn)確1、2

2、008年前檔案根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限規(guī)定，準(zhǔn)確判定檔案文件的價值，區(qū)分永久、長期、短期三種保管期限。2008年后檔案按國家檔案局第8號令規(guī)定劃分保管期限。-9-2、進館檔案必須是經(jīng)過整理、鑒定，具有永久、長期保存價值的檔案。四、組卷合理　　組卷應(yīng)以“遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”為原則，一般要求以問題特征為主，靈活運用其他五個特征（時間、名稱、責(zé)任者、通訊者、地區(qū)），并按照文件的不同價值，數(shù)量進行組卷，便于保管和利用。具體要求是：1、同一類型的文件，如一個問題，一宗事件、一次會議、一起案件所形成的文件要

3、作為有機聯(lián)系的一個整體立卷。密不可分的文件如正文與附件、正本與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件、來文與復(fù)文應(yīng)立在一起，不得分開。2、不同年度的文件一般不得放在一起立卷?？缒甓鹊恼埵九c批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的放在請示年立卷；跨年度的計劃、規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷，跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷；非訴訟案件放在結(jié)案年立卷。其它應(yīng)歸檔文件材料的整理，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、同一問題、同一會議、同一案件形成的文件以及正文與附件、正文與底稿、請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文與原件等應(yīng)立在一起。-9-4、文件和電報要按其內(nèi)容的聯(lián)系，統(tǒng)一進行組

4、卷。5、照片和聲像檔案整理按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6、絕密文件單獨組卷。7、案卷厚度一般不超過2厘米。五、卷內(nèi)文件排列系統(tǒng)　　卷內(nèi)文件材料排列條理有序，保持文件之間的聯(lián)系，使之成為一個有機整體。1、密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后。2、重要文件的歷次稿依次排列在定稿之后。3、非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判定性文件材料在前，依據(jù)材料在后（司法部門形成的檔案材料，按本部門的規(guī)定排列）。4、案卷內(nèi)問題單一的，卷內(nèi)文件可按責(zé)任者——時間次序排列。5、案卷內(nèi)有兩個以上問題的，卷內(nèi)文件按問題——責(zé)任者——時間次序排列。

5、6、專業(yè)檔案等有明確排列次序規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。六、正確編寫頁號或件號　卷內(nèi)文件材料應(yīng)按-9-照卷內(nèi)文件排列的先后順序依次給每一頁文件編上順序號。卷內(nèi)文件經(jīng)過編號，可以固定排列順序，便于保護文件的完整和安全，便于統(tǒng)計頁數(shù)和查找利用。卷內(nèi)文件，除空白紙外，凡載有信息的正、反面均應(yīng)一頁編一個頁號。編號應(yīng)盡量做到細(xì)致，務(wù)求準(zhǔn)確，不得遺漏。如果發(fā)現(xiàn)有重號和漏號，應(yīng)立即重新編號。編號宜使用鉛筆，以區(qū)別于原有文件頁碼并便于編錯時修改，必要時也可用打號機。1、裝訂的案卷，統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角編寫頁號。2、2003年以后的檔案按遼市檔發(fā)[200

6、4]9號《關(guān)于印發(fā)〈遼陽市歸檔文件整理實施細(xì)則〉的通知》整理。卷內(nèi)文件頁號的位置，一卷之內(nèi)應(yīng)盡可能統(tǒng)一。還有一些文件比較特殊，應(yīng)視情況具體處理。照片或圖表等正面難以編號的，在其背面左上角編號；文件折疊裝訂的（即筒子頁），上下兩面文件內(nèi)容若是分別排印的作兩頁編，若是連接起來排印的，作一頁編號；如果卷內(nèi)一頁紙上貼有數(shù)頁小紙箋，凡是掀得起來的都算是一頁，各頁紙箋只要有信息的都編一個頁號；大開面的文件、圖表、圖紙等，須折疊成16開后，再在右上角編頁號；卷內(nèi)有小冊子的，也應(yīng)一頁編一個頁號。卷內(nèi)如有信封，信封及封內(nèi)文件均須編號。七、填寫卷內(nèi)文件目錄-9-　　凡進館檔案必

7、須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄；對文件題名不能隨意更改或簡化，沒有題名的應(yīng)擬寫題名，有題名但無實質(zhì)內(nèi)容的亦應(yīng)重新擬寫，重新擬寫的題名外加“[]”；沒有責(zé)任者、時間的文件要考證清楚，填入有關(guān)項目；會議記錄應(yīng)填寫每次會議的主要內(nèi)容和時間；各項報表、登記表等要按照文件內(nèi)容逐項登記。卷內(nèi)文件目錄要在右上角標(biāo)注檔號。卷內(nèi)文件目錄編印好后，放在卷首，同卷內(nèi)文件一起裝訂。卷內(nèi)文件目錄全宗號—目錄號—案卷號順序號文號責(zé)任者文件題名日期頁號備注八、填寫卷內(nèi)備考表　　案卷卷末放置卷內(nèi)備考表，填寫有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，簽具立卷人和檢查人的姓名，并注明立卷時間，以示負(fù)責(zé)。

8、九、案卷題名打印規(guī)范-9-　　進館檔案要有案卷封面，